Od 1 stycznia br. wszystkie spółki prawa handlowego (m.in. S.A.,
Sp. z o.o.) są zobowiązane do umieszczania we wszelkiej
korespondencji handlowej, w tym elektronicznej, informacji
rejestrowych takich jak adres siedziby, numer NIP czy kapitał
założycielski.
Ta na pozór drobnostka to olbrzymi problem dla większych firm,
zatrudniających dużą ilość pracowników (a spółki prawa handlowego
to zazwyczaj właśnie większe firmy). Każdy z pracowników takiej
spółki musi bowiem w wysyłanych przez siebie mailach bezwzględnie
umieszczać informacje rejestrowe. Wymóg ten można oczywiście
spełnić dodając stosowne informacje w autopodpisie ale ustawienie
autopodpisu setce czy tysiącu pracowników może być już bardzo dużym
wyzwaniem. Tym bardziej, że często wykorzystywany w większych
firmach serwer pocztowy Microsoft Exchange nie daje takiej
bezpośredniej możliwości - należałoby więc to robić ręcznie w
programach Outlook na poszczególnych końcówkach.
Na początku roku na forach internetowych poświęconych serwerowi
Exchange zaczęły się pojawiać dyskusje na ten temat. W połowie
lutego pojawiło się też rozwiązanie - wrocławska firma CodeTwo(wyróżniona przez nas za program C2PublicFolders)
stworzyła bezpłatny program C2ExchangeRulespozwalający centralnie definiować stopki dodawane do wiadomości
pocztowych wysyłanych przez serwer Microsoft Exchange.
C2ExchangeRules pozwala na zdefiniowanie w centralnym miejscu
bezpośrednio na serwerze Exchange, jakie stopki i dla jakich
nadawców mają być dołączane do wysyłanych wiadomości. Dzięki niemu
odgórnie można zdecydować, jakie podpisy mają być dołączane do
wiadomości, a użytkownicy korzystający z firmowej poczty nie mają
wpływu na ich treść. Zdecydowanie ułatwia to zarządzanie podpisami
dla wiadomości - teraz administrator nie musi definiować stopek na
każdym komputerze klienckim i pilnować użytkowników, aby ich
używali. Oczywiście każdy z użytkowników wciąż może dodawać do
wysyłanych wiadomości prywatną stopkę zawierającą jego dane
personalne.
Przeglądając korespondencję trafiającą na redakcyjne skrzynki,
widać, że wielu administratorów do dnia dzisiejszego nie uporało
się z tym problemem. Warto więc wiedzieć, że można się z nim uporać
korzystając z prezentowanego rozwiązania. Program można pobrać na
stronach
producenta.