Strona używa cookies (ciasteczek). Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianach ustawień. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.    X

"Nowicjusz na Urzędzie cz.2" - This is... SmartDoc

Trochę czasu minęło od mojego pierwszego wpisu. Upłynął mi on niezwykle szybko na zaciekłej walce z EZD (Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentami).
Urząd w którym pracuję jak już wspominałem, jest niewielki i aktualnie "za biurkiem" zatrudnionych jest 17 osób, do tego dochodzi 5 osób z Ośrodka Pomocy Społecznej, 1 w Bibliotece Publicznej, oraz nadzór nad Zespołem Szkół. Niemniej samo wprowadzanie EZD wymagało czasu i cierpliwości. Największą bolączką było utrzymanie się w terminach, szczególnie, ze mamy PONAD ROCZNY!! poślizg. Poprzednia osoba zajmująca się wprowadzaniem EZD i niemająca nic wspólnego z informatyka "mocno" to zaniedbała.

Ale to już było, i nie wróci więcej.

Szkolenia związane z EZD w Urzędzie realizowane były w 2014 roku, więc pracownicy większość już pozapominali, jak również zaszły zmiany na stanowiskach i pojawiło się trochę nowych osób, z Wójtem włącznie. Dlatego też przy wprowadzaniu systemu musiałem się oprzeć jedynie na teorii książkowej z instrukcji obsługi i materiałów szkoleniowych - łącznie ponad 600 stron, które jednak nie udzielają odpowiedzi na wszystkie pytania. Co prawda trafiłem na jedno szkolenie, jednak było to już 16 z kolei spotkanie administratorów, które dla "żółtodzioba" było czarną magią. Pomoc z Urzędu Marszałkowskiego... trudno kiedykolwiek kogoś zastać pod telefonem, kto udzieli wskazówek.

EZD- z czym to się je

Urząd Marszałkowski w Białymstoku, który jest głównym zarządcą systemu i pomysłodawcą jego wprowadzenia w samorządach województwa wybrał oprogramowanie SmartDoc dostarczone przez firmę Maxto.

Zgodnie z publikacją książkową :
"SmartDoc to system elektronicznego obiegu dokumentów, którego głównym zadaniem jest przechowywanie i przetwarzanie dokumentów lub spraw w formie elektronicznej. System jest w całości oparty o przeglądarkę www. Użytkownik może zalogować się na swoje konto i pracować na dokumentach z dowolnego komputera w organizacji. Dostęp do dokumentów, ułatwia kontrolę ich obiegu oraz stan realizacji. System udostępnia użytkownikom m.in. takie funkcjonalności jak:
- elektroniczne kalendarze i terminarze – użytkownik na bieżąco może kontrolować zbliżające się terminy związane ze sprawami i innymi zdarzeniami zapisanymi w systemie, ma także możliwość rezerwacji zasobów, dodawania własnych zdarzeń;
- wewnętrzny komunikator – użytkownicy mogą wymieniać się wiadomościami nie tylko związanymi z prowadzonymi sprawami;
- system automatycznych powiadomień – SmartDoc powiadamia, w postaci wyświetlanych komunikatów o ważnych zdarzeniach związanych z procedowanymi dokumentami;
- graficzny edytor do definiowania procesów obiegu dokumentów – administrator w prosty sposób będzie mógł zaprojektować nową ścieżkę obsługi dokumentów;
- generowanie statystyk i raportów;
- drukowanie oraz obsługa kodów kreskowych – system automatycznie generuje unikalne sygnatury obrazowane przy użyciu kodów kreskowych, z możliwością wydruku w postaci etykiet, oraz w wydrukach (potwierdzenia złożenia dokumentu, zwrotne potwierdzenia odbioru);
- proste i szybkie wyszukiwanie dokumentów, czyli pism lub spraw – system oferuje możliwość wyszukiwania dokumentów po wielu kryteriach, a także szybkie wyszukiwanie z użyciem czytnika kodów kreskowych;
- dynamiczne definiowanie struktury urzędu – administrator może w prosty sposób definiować strukturę urzędu, przydzielać pracowników do poszczególnych jednostek, czy też grup zadaniowych."

Początkowo program wydawał się szary, nieintuicyjny, a z opinii wielu pracowników "przeraźliwy"- cokolwiek miało to znaczyć. Przyznam, wiele sformułowań było dla mnie zaskakujących, z ujęciem "klienta" urzędu jako "kontrahent". Petent, interesariusz, ostatecznie klient w urzędzie jest jeszcze popularnym określeniem, jednak kontrahent jest raczej utożsamiany z dziedziną i progami gospodarczymi, szczególnie że miałem okazje pracować na programie SAP, gdzie łańcuch dostaw towarów opierał się na kontrahentach.

Nie taki SmartDoc straszny, jak go aktualizują.

Wersja opisana w instrukcji obsługi z 2014 roku oraz obecna różnią się w dużym stopniu. Projekt związany z EZD ma być realizowany przez okres 5 lat. Przez ten czas firma Maxto ma za zadanie rozwijać SmartDoc'a, uzupełniać go o nowe funkcjonalności, naprawiać błędy i wprowadzać zmiany proponowane przez użytkowników. Wszystkie problemy z działaniem i propozycje można zgłaszać poprzez Bugzillę. Obecnie program jest już o wiele bardziej intuicyjny w porównaniu do wersji pierwotnej.

Program ma przede wszystkim za zadanie przyspieszyć obieg dokumentów w urzędzie i przyznam, ze po pierwszych wprowadzonych dokumentach naprawdę fajnie to działa. Problemem obecnie, przed którym buntują się pracownicy jest podwójny obieg dokumentów, ponieważ przez jakiś czas będą działały dwa systemy- jeden główny- papierowy i jeden wspomagający- elektroniczny. Przysporzy to wiele pracy, ale kiedy już wszystkie bolączki SmartDoca zostaną poprawione i ludzie do niego przywykną można będzie w pełni przejść na wersję elektroniczna.

Technicznie

EZD to projekt stworzony przez Urząd Marszałkowski i finansowany ze środków zewnętrznych. W ramach niego do urzędu trafiło 12 nowych komputerów stacjonarnych oraz serwer. Pozostałe kwestie związane z siecią wewnętrzną oraz dostępem do internetu leżą w kwestii samorządu.

Podsumowując

Przyszłość EZD to przede wszystkim ukierunkowanie się samorządów na świadczenie coraz większego wachlarza usług cyfrowo. Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, tzw. ePUAP oraz Cyfrowy Urząd już działają i można za ich pomocą załatwić pewne sprawy urzędowe. Wiele zależy też od pracowników, którzy niejednokrotnie mają problemy z wdrożeniem się do świata "urzędu elektronicznego", nadal rządzi papier a co będzie dalej czas pokaże. Na chwilę obecną SmartDoc rozwija się w dobrą stronę i można porównać go do rozbudowanej skrzynki pocztowej z dobrym systemem archiwizacji.

Na ten wpis to tyle. W kolejnych starał się będę opisywać pracę z EZD, przybliżę Cyfrowy Urząd, którym teraz muszę się zająć; pokażę kilka ciekawostek znalezionych w trakcie sprzątania serwerowni i porządków wśród starych komputerów oraz mały opis z aktualizacji strony www, znajdzie się też kilka słów o tworzeniu gazetki gminnej, która również jest w moich obowiązkach.
Liczę, że kolejne wpisy będą częstsze i nie będą już tak nudne oraz chaotyczne. 

oprogramowanie inne

Komentarze

0 nowych
SpeX   7 #1 11.02.2016 20:25

- na jakiej licencji jest to oprogramowanie?
- jak wyglądają możliwości wdrożenia poza urzędem marszałkowskim i jednostkami mu podległymi.
- jak wygląda możliwość współpracy z innymi instytucjami działającymi również na EZD
- jest to system elektronicznego obiegu plików, czy faktycznie jest to elektroniczny obiekt tekstu, a plik wynikowy (np word) można sobie z tego tekstu wydrukować?

Driv3er   6 #2 12.02.2016 08:29

@SpeX: Dziekuję za zainteresowanie i udzielam odpowiedzi:
- w kwestii licencji niestety nie mam informacji pełnych, natomiast z tego co słyszałem, właścicielem kodu jest Urząd Marszałkowski, program powstaje na jego zlecenie;
- program sam w sobie mógłby być wdrożony w innych samorządach w kraju, ponieważ nie ma tu jakichś wyróżników tworzonych tylko i wyłącznie dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.
- SmartDoc jest programem końcowego użytkownika, pośrednio w wymianie informacji uczestniczy tu ePUAP i Cyfrowy Urzad;
- co do ostatniego pytania, muszę to rozbić na trzy warianty:
1 Wariant- interesariusz kontaktuje się z urzędem poprzez ePUAP/Cyfrowy Urząd
2 Wariant- interesariusz kontaktuje się poprzez e-mail
3 Wariant - interesariusz skłąda dokument osobiście/pocztą w formie papierowej.
Każdy dokument niezależnie od formy trafia do kancelarii, gdzie nadawany jest mu numer w Dzienniku Korespondencji, Smartdoc ma taki już wbudowany. Przy Wariancie 1 i 2 przekazywany jest on do dekretacji bezpośrednio w SmartDocu jako pismo przewodnie wraz z załącznikiem (coś jak forwarding w zwykłej poczcie e-mail), przy Wariancie 3 kancelaria pismo papierowe skanuje (są oczywiście uzasadnione przypadki, typu: ilość stron powyżej 50; rozmiar inny- większy od a4; lud elementy niedające się skanować), następnie w EZD tworzony jest nowy dokument wraz z danymi interesariusza, dodawany jest zeskanowany załącznik i przesyłany do dekretacji. Wójt jako osoba dekretująca rozdziela pisma bezpośrednio do wydziałów/pracowników (forwarduje je dalej). Pracownik natomiast po otrzymaniu, nadaje mu numer i dodaje do elektronicznej teczki zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, oczywiście wbudowanym w program. Pismo przewodnie oraz załączniki można wydrukować lub przejrzeć na komputerze. Kolejnym krokiem w zależności od sprawy jest udzielenie odpowiedzi. Pracownik tworzy odpowiedź, zazwyczaj w Wordzie, zapisuje najczęściej do .pdf i przesyła w EZD do akceptacji/podpisu elektronicznego Wójta. Jeśli wszystko jest w porządku to wysyła odpowiedź w zależności od kanału jakim przyszła tj. ePUAP, Cyfrowy Urząd, e-mail lub drukuje i nadaje w formie papierowej.
To co opisałem jest oczywiści dość uproszczone, bo każda sprawa w zależności od wydziału i wytycznych jest inna i wymaga innego sposobu załatwienia.

edmun   12 #3 12.02.2016 10:16

Taka mała dygresja z mojej strony :) Można prosić o mniej spraw technicznych a więcej z "życia" informatyka w urzędzie? Nie ukrywam że dokładna specyfikacja programu nie jest (dla mnie) za ciekawa :D Może to moje jakieś odchyły, ale odnoszę wrażenie że ciekawiej byłoby po prostu poczytać jak to wygląda. Jakieś anegdotki, ciekawostki jak ktoś to "spartaczył" przez Tobą i jakie wyzwania to ze sobą niosło. Pierwszy odcinek dawał mi nadzieję że będzie podobnie jak u Shakiego :D Np. zdjęcia jak serwer jest zawalony kurzem a jak wygląda po sprzątaniu :D

Driv3er   6 #4 12.02.2016 10:58

@edmun: EZD od strony "życiowej" oraz pracę informatyka z opisem "luźnym" planuje w kolejnym odcinku, to było sztywniacko-techniczny wpis ale miał za zadanie wprowadzić czytelników a także wspomnieć, że istnieje ePUAP czy Cyfrowy Urząd dostępny dla każdego w większości województw (chociaż nie chcę tu skłamać). Przyznam, że opowiadać jest o czym, nieraz na wesoło, chociaż kolejny wpis który jest w trakcie tworzenia będzie trochę nostalgiczny i dotyczący pierwszych komputerów w moim UG.

edmun   12 #5 12.02.2016 13:29

@Driv3er: czekam z niecierpliwością :)

SpeX   7 #6 13.02.2016 20:56

@Driv3er Chodziło mi o ten ostatni etap. Niestety, to kolejny system, który tylko przekazuje pliki do akceptacji do kierownika/wójta. Zastanawiałem się, czy istnieje system, gdzie w systemie jest tekst, a nie plik. Dzięki temu, kierownik/wójt może sobie skorygować pismo, bez potrzeby pobierania doc i ponownej wgrywania do systemu.

Astraltrooper   6 #7 14.02.2016 10:02

No właśnie to jest największą bolączką tych wszystkich systemów ezd to zwykle CMS które działają jak poczta email z ta różnica że mają dodany na stałe RWA. Zupełnie bez sensu o wiele lepiej zamiast tych wszystkich systemów sprawował by się dobrze skonfigurowany exchange. O wiele łatwiejsze do nauki i wdrożenia rozwiązanie... w dodatku znacznie lepiej ustandaryzowane

Autor edytował komentarz.
  #8 15.02.2016 08:37

Ad SpeX - takie EZD istnieją, na pewno EZD o nazwie EZD, który "popełnił" Podlaski Urząd Wojewódzki (działa w części UW i urzędów centralnych) pozwala na otwarcie załącznika (dokument, arkusz kalkulacyjny itd.) w domyślnym dla tego typu plików edytorze na danym kompie, a po zakończeniu edycji automatycznie podmienia plik na zedytowaną wersję (zapisując wyjściową w historii). Zdaje się, że podobną możliwość ma już także eDok (kolejny EZD rozpowszechniony w administracji centralnej), a może i omawiany SmartDoc - po prostu w tekście i komentach nie ma ani potwierdzenia, ani zaprzeczenia tej informacji. Tylko tekst w EZD? Nie w tym kraju - dla 75% urzędników i 95% ich zwierzchników forma dokumentu jest równie istotna, jak treść. I co, wójt miałby poprawiać samą treść? A jeśli orzełek w winietce będzie krzywo? A jeśli "Szanowna Pani" nie będzie kursywą? W polskich warunkach jesteś kimś w urzędzie właśnie po to, żeby móc podwładnym kazać poprawiać takie rzeczy! Bez edycji WYSIWYG nie da rady ;-)

Driv3er   6 #9 15.02.2016 13:04

W SmartDocu dokumenty otrzymujemy zazwyczaj w formacie .pdf ze skanera, na życzenie konwertowane w OCR do tekstu i zapisane w .doc. Jeśli chodzi o odpowiedzi i poprawki to oczywiście głównym narzędziem jest MS Word. I w tym wypadku najszybszą opcją jest pobranie, zedytowanie i ponowne załączenie dokumentu. Jest oczywiście historia wersji. W pewnym sensie rozwiązanie o którym pisze SpeX pozwalałoby pominąć zewnętrzny edytor, a i przy okazji zaoszczędzić trochę pieniędzy na pakietach biurowych, bo z tego co zauważyłem na jednym z komputerów gdzie mamy LibreOffice cały czas słyszę jakieś narzekanie, że to nie Word i "wszystko jest źle, wszystko nie tak się otwiera jak było zapisane w wordzie", natomiast wewnętrzny edytor w takim SmartDocku rozwiązałby problem kompatybilności- chociaż wiem, że pewnie mocno uogólniam.
Niby SmartDoc ma możliwość korzystania z szablonów, ale to wiem jedynie w teorii, bo jeszcze nie zagłębiałem się, ponieważ wykonanie tego modułu jest... po prostu nieprzemyślane albo ma pełnić jakąś funkcję o której nie doczytałem. O ile z szablonów korzystają programy w Ośrodku Pomocy Społecznej zaś ich tworzenie jest całkiem intuicyjne i częściowo działa na zasadzie WYSIWYG a później pozostaje uzupełnienie informacji o adresacie i treści pisma, o tyle SmartDoc potrzebuje zewnętrznego programu iReport do wykonania szablonu.
Ale wracając jeszcze do WYSIWYG- przypomniała mi się pomoc pracownicy w OPS właśnie przy szablonie dokumentu- "Pani Krysiu, to działa jak pasjans- przeciągnij i upuść". :D

clubber84   5 #10 15.02.2016 18:58

Po twoim pierwszym i aktualnym wpisie, już wiedzą czytelnicy dlaczego załatwianie prostych spraw w urzędach trwa bardzo długo lub trzeba donosić jakieś brakujące dokumenty, o których urzędnik niby zapomniał poinformować.
Urzędnicy boją się nauczyć obsługi tego systemu, bo myślą stereotypowo, że ten system elektroniczny, którego obsługi musieli się nauczyć, zastąpi ich w przyszłości lub młoda kadra, która ogarnie ten system bardzo szybko i stracą przez to ciepłą posadkę w urzędzie.
Sam pracowałem w urzędzie (administracja sądownicza) i wiem, jak to wygląda od środka - starsza kadra po prostu bała się, że przyjdą młodzi, nauczą się obsługi systemu i wysiudają ich ze stołka.
Do tej pory administracja sądownicza nie przeszła w pełni na system elektronicznego obiegu dokumentów (wokandy, akta, dokumenty i załączniki do akt) - wszystko nadal jest na papierze, w kartonowych teczkach, w szafach kancelaryjnych.

Pozdrawiam

korowiow   1 #11 12.03.2016 10:04

@Driv3er: Jak rozwiązana jest obsługa składów chronologicznych? Można by się gdzieś więcej dowiedzieć?
I drugie pytanie - czy jeżeli przełożony dostaje dokument do podpisu to czy 'widzi" wszystkie akta sprawy czy może się z nimi łatwo zapoznać?

Driv3er   6 #12 17.03.2016 10:40

@korowiow: Kwestia składu chronologicznego? Głównie to tworzenie składów, edycja, zarządzanie wypożyczeniami, oraz usunięcie, zamknięcie i archiwizacja. Każdorazowo wypożyczenie dokumentu i zwrot jest odnotowywany.
Co do drugiego pytania, ten obieg to jeden wielki e-mail z funkcją przekazywania, więc przełożony ma wgląd do spraw, które się przewinęły mu przez ręce.

  #13 30.07.2016 14:36

Pisze jako użytkownik systemu EZD od początku 2015 roku. Z punktu widzenia klienta tego systemu to jest porażka na poziomie sabotażu mojej pracy. Wykonuję w tym systemie zbędne z mojego punktu widzenia czynności (np. zatwierdzanie metadanych), nie mogę w tym systemie nic znaleźć, nie mam realnego wpływu na porządkowanie wpływajacej korespondencji np. według jej wazności. Słowem to system mną zarządza i moją pracą a nie na odwrót, poza tym to ja wspieram ten system w jego działaniu, niwelując swoimi zdolnościami jego braki, niż na odwrót - to ten system powinien wspierać moją pracę i czynić ją wydajniejszą. Zwykły papierowy obieg korespondnecji z fizycznie istniejacymi przegródkami, teczkami dekretacji, pieczątkami oraz osobami roznoszącymi korespondencję po budynku jest bardziej wydajny. Sorry ale taka prawda.

  #14 14.09.2016 13:09

Uprzejmie informuję, że system ten to wielka porażka programisty i użytkowników. Tracę swój czas na bezmyślne stukanie w klawiaturę, a pracę muszę wykonywać w domu po godzinach.
Wcześniejszy system FlowEr, chociaż równie niepotrzebny, był o niebo lepszy.

  #15 01.10.2016 20:37

Jedną z największych wad EZD jest jego nieelastyczność wobec nieprzewidzianych zdarzeń. Jak każdy formularz obejmuje tylko taki zakres zdarzeń jaki został objęty wyobraźnią autora. Niestety rzeczywistośći jest na ogół bogatsza, a ponadto zmienna, a dodatkowo EZD czesto funkcjonuje w miejscach (urzędach) o których autorzy przy tworzeniu systemu nie mogli nawet mieć pojęcia. Więc nawet jeżeli usprawnia 80% czynności to 20% pozostałych sprowadza do problemów nierozwiązywalnych, ponieważ EZD w tych obszarach nie ma żadnej solucji.

  #16 27.11.2016 19:23

Witam, mam pytanie: co w sytuacji, gdy urzędnik nie wprowadzi dokumentu do programu i zauważy to dopiero po dłuższym okresie, gdy kolejne numery dokumentów, np. umów zostały już nadane? Pozdrawiam i z góry dziękuję za odpowiedź.