MailSteward jest niewielką aplikacją przeznaczoną do archiwizowania poczty e-mail. Program pobiera ją bezpośrednio z serwera bądź za pośrednictwem klienta pocztowego (Mail, Thunderbird). E-maile są zapisywane w formie tekstu, dzięki czemu zajmują niewiele miejsca w pamięci komputera. MailSteward posiada prosty, intuicyjny interfejs, który umożliwia szybką obsługę programu. Użytkownik może tworzyć oddzielne bazy danych dla różnych kont, bądź przechowywać informacje w jednej. MailSteward pozwala na ustalenie przedziału czasu, który ma ograniczać pobieranie poczty. Dzięki temu nie musimy archiwizować wszystkich danych, a jedynie te, które nadchodziły od określonego dnia i godziny. Kolejne funkcje to przeszukiwanie materiałów za pomocą wyszukiwarki, przeglądanie listy pobranych e-maili, łączenie baz czy tworzenie raportów. Za pomocą panelu preferencji można dodać konta, ustalić miejsce zapisywania archiwów, jak również określić rodzaj podglądu listy. MailSteward pozwala również na dodawanie unikalnych reguł tworzonych przez użytkownika. Aplikacja jest dostępna jako darmowe demo, z którego można korzystać bez ograniczeń czasowych, jednak po zapisaniu kopii 15000 e-maili należy wykupić pełną wersję programu.