Elektroniczny obieg dokumentów- po co komu nowoczesność?

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach miało wielkie, piękne założenia. Miała zmniejszyć się ilość zużywanego w urzędach papieru, miało to skrócić drogę dokumentu od kancelarii do urzędnika, miało ułatwić dostęp petentom do urzędu, miało skrócić czas oczekiwania na decyzje, itp., itd. Miało. I co z tego wyszło?

Jak wygląda droga pisma w moim urzędzie?

Standardowa pani Krysia około godziny 9:00 przynosi z poczty wszystkie przesyłki adresowane na nasz urząd. Trafiają one do kancelarii, gdzie są rozpakowywane, podbija się potwierdzenia odbioru. Następnie wszystkie pisma są rejestrowane w systemie Proton. Za każdy dzień tworzone jest zestawienie pism przychodzących, w którym umieszczane są dane nadawcy, daty i dekretacja, w której wskazana zostaje komórka organizacyjna, do której dane pismo ma trafić. Przychodzące pismo jest również skanowane, przesyłane za pomocą Protona do dekretacji (sekretarz lub kierownik wydziału organizacyjnego), następnie podawane jest dalej do kierownika danej jednostki organizacyjnej, a kierownik przekazuje pismo znów dalej do referenta, który daną sprawą się zajmuje/będzie się zajmował. Kierownik nie dość, że pismo dostaje w oryginale i podpisuje odbiór pisma na zestawieniu to często zdarza się, że dane pismo kseruje i dopiero kopia trafia do referenta (papierzyska x2).

E‑maile, które trafiają na ogólną skrzynkę urzędu (nie bezpośrednio do danej osoby) są rejestrowane w dzienniku, drukowane (!) i przekazywane w formie papierowej danej osobie (!!!). Nigdy nie zdarzyło się, żeby mail został zarejestrowany i po prostu "podany dalej" ZPO na maila osoby, do której powinien trafić, bez drukowania.

Zamiast ograniczać ilość papierów w urzędach generujemy ich coraz więcej.

Drukujemy bardzo często i bardzo dużo, marnujemy papier. Takie są fakty. Drukujemy maile tylko po to, żeby je przeczytać. Drukujemy pisma po to, żeby je skorygować. Po co, skoro możemy nanieść poprawki na wersję elektroniczną? Bo tak. Bo tak jest wygodniej. Bo nie lubię czytać na monitorze. Serio, tak jest. Często drukujemy pisma, materiały jednostronnie i zamiast zużyć 5 kartek zużywamy 10. Wiadomo, bardzo ciężkie jest całkowite wyparcie "papieru" z urzędu, ale da się je ograniczyć. Trzeba tylko chcieć. I z tym jest największy problem. (BTW- zdarzają się urzędnicy, którzy mają problem z obsługą komputera, nie wiedzą nawet jak zrobić reset komputera). Taki przykładowy Proton jest fajny- wpływa do mnie pismo, rejestruję je w odpowiedniej teczce, nadaję numer, automatycznie generuje mi się czas na załatwienie danej sprawy, zawsze mogę ją zawiesić, zakończyć czy wydłużyć termin na załatwienie. Gdy wysyłam pismo i je rejestruję automatycznie widzę ile czasu druga strona ma na udzielenie mi odpowiedzi, wiem kiedy wysłać ponaglenie, nic nie muszę nigdzie notować, system pamięta o niektórych rzeczach za mnie. W przypadku przewlekania spraw często zdarza się, że sekretarz dzwoni i pyta co się dzieje, że dana sprawa nie jest jeszcze załatwiona/czemu nie odebrałam tego czy tamtego pisma (ma podgląd na to). Papierowe pisma zdarza się, że zaginą w czeluści dokumentów albo przez nieuwagę zostaną zniszczone. W Protonie póki co nic nie zginęło- a nawet jak trafiło nie do tego wydziału co miało, to zostało przekierowane do odpowiedniej osoby. Minusem takiego systemu na pewno jest to, że będziemy mieli problemy z dostępem do niego w przypadku braku prądu czy niedostępności internetu. Z JST nie da się też całkowicie wyprzeć papieru, ponieważ niektóre przepisy nakładają na dane urzędy taki, a nie inny sposób dostarczania dokumentów.

e‑PUAP powoli robi się coraz bardziej popularny. Ale powoli.

Z danych mojego urzędu wynika, że w latach 2010- 2012 przez elektroniczną skrzynkę podawczą nie wpłynęło ani jedno pismo. Ilość osób, które na terenie działania urzędu posiadają profil zaufany- 53. Ilość gospodarstw domowych- ponad 20 000. Słabo, nie? ;) (dla porównania rocznie wysyłamy około 16 000 listów). No cóż, z tego wynika, że nadal jesteśmy mało zinformatyzowani i bądź co bądź wybieramy standardową drogę jeśli chodzi o kontakt z urzędami. Mój urząd w tym roku przystąpił do projektu unijnego, który ma spopularyzować e‑PUAP, zachęcić do zakładania profilu zaufanego i korzystania z niego. Ma on również podnieść wiedzę i umiejętności, zarówno urzędników jak i petentów, w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych. Jedni powiedzą- eee znowu kasa na przeżarcie, jakieś szkolenia bla bla, ale może jednak? Może jednak to coś da i powiew nowoczesności i technologii zajrzy w nasze mury? ;)