Strona używa cookies (ciasteczek). Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianach ustawień. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.    X

Formularze w Microsoft Office

Dzisiaj dla odmiany nie będzie to tekst o wyższości Ubuntu nad Windows Seven, a o ciekawej funkcji pakietu biurowego Microsoft Office jaką są formularze.
Funkcja ta jest w Office 2003 i 2007 – podejrzewam, iż jest też w Office 2010. W darmowych edytorach tekstu nie znalazłem tej funkcji działającej tak bezproblemowo jak w produktach Microsoftu.

Gdzie i kto może stosować funkcję formularzy

Jeśli ktoś ma dokument, który bardzo często edytuje, zmieniając w nim tylko kilka danych typu: nazwisko, numery, daty, itp. funkcja formularzy znacznie przyśpieszy mu pracę.
Stosować można ją w listach, pozwach, decyzjach, pismach, fakturach itp.

Ponieważ w urzędach czy też szkołach częściej jest Office 2003, to na nim będę przedstawiał przykład zastosowania. Na poniższym screnie widać przykładowy tekst, na czerwono zaznaczyłem miejsca do zmiany.

Oczywiście w rzeczywistości może to być tekst o długości 3 stron, gdzie zmieniamy tylko nazwisko i datę.

Przed przystąpieniem do edycji potrzebny nam będzie pasek formularzy: widok -> pasek narzędzi -> formularze.

Gdy mamy już włączony pasek, przystępujemy do edycji tekstu.

W miejscu gdzie chcemy zastosować zmiany wyrzucamy dotychczasowy tekst.
Następnie wstawiamy pole tekstowe (opcja na pasku formularzu).
Pojawia się nam szare pole. Możemy je dodatkowo sformatować - PPM na szarym polu -> właściwości

Pojawi się nam takie okienko:

1. Nasz pasek formularzy;
2. Typ – tu można wybrać czy pole ma być tekstowe, czy same cyfry czy też data;
3. Długość maksymalna – tutaj możemy ograniczyć liczbę znaków;
4. Domyślny tekst/liczba – tutaj możemy wpisać domyślny tekst, liczbę która będzie wyświetlana.
5. Format tekstu/liczby – tutaj możemy ustawić sposób wyświetlania licz i tekstu – np. przy liczbie określających kwotę pieniędzy ustawić "zł" itp.
Bardzo przydatne opcja – może automatycznie poprawić wyrazy na pisane dużymi literami, albo jako nazwy własne – nie musimy pamiętać o shifcie czy też capslocku;
6. Zakładka – tutaj określamy nazwę naszego pola – warto zmienić na własną, aby lepiej się orientować od czego jest dane pole.

A jeśli w danym miejscu pojawiają się na zmianę tylko dwa czy trzy słowa np. Pan, Pani, Państwo?

Wtedy w pasku formularzy wybieramy „rozwijana lista”, a we właściwościach tego pola możemy dowolnie ustawić tekst który mamy mieć do wyboru – pierwszy na górze będzie wyświetlany jako domyślny.

Czasami w danym tekście konkretne słowo czy słowa pojawiają się częściej np. nazwisko delikwenta.
W naszym przykładzie będzie to numer decyzji. W miejscu gdzie teks ma się powtórzyć klikamy wstaw -> odwołanie -> odsyłacz. Wybieramy typ odsyłacza – zakładka, wstaw odsyłacz do – tekst zakładki, wybieramy pozycję która ma być wstawiana, a następnie LPM wstaw.

UWAGATekst będzie automatycznie sam się zmieniał przy wydruku lub zamykaniu tekstu, dlatego nie należy się przejmować, iż w trakcie pisania odwołania się nie zmieniają.

Gdy dokonamy już wszelkich zmian, Klikamy na pasku formularza ikonę z kłódką (chroń formularz) i gotowe.

Od tego momentu możemy szybko edytować tylko wybrane przez nas miejsca, przeskakując pomiędzy nimi tabulatorem. Taki dokument można zapisać z opcją tylko do odczytu, a każdy nowo utworzony zapisywać oddzielnie w osobnym katalogu. Używanie opcji formularzy znacznie ułatwiło mi i przyśpieszyło pracę.

Poniżej linki do wzoru i przerobionego dokumentu:wzór przerobiony 

Komentarze

0 nowych
parasite85   7 #1 08.09.2010 14:18

Żeby tworzyć formularze w Word 2010 trzeba kliknąć na "Plik" > "Opcje" > "Dostosowywanie Wstążki" i tam zaznaczyć "Deweloper". W Word 2007 "przycisk Microsoft Office" > "Opcje programu Word" > Popularne i zaznaczyć pole wyboru "Pokaż kartę Deweloper na Wstążce"

  #2 08.09.2010 16:17

W KOffice możemy kojarzyć dane z osobami, miejscami, itd. Pozwala to zmienić pewną informację w jednym miejscu. W dodatku, to KOffice będzie wiedzieć, że np. Notgnucy i Spółka, to nazwa firmy, a nie imiona.

Gdyby dodali do tego obsługę szablonów, to byłoby świetnie.

  #3 08.09.2010 17:27

"Taki dokument można zapisać z opcją tylko do odczytu, a każdy nowo utworzony zapisywać oddzielnie w osobnym katalogu."

Można również skorzystać, o ile mnie pamięć nie myli, z korespondencji seryjnej :)

oprych   12 #4 08.09.2010 18:00

@notgnucy
W OpenOffice można by zastosować podobną metodę jak moja, ale trzeba byłoby powalczyć z bazą danych i sporo się napracować, aby uzyskać podobny efekt
Jak na razie, to jest najważniejszy powód dlaczego w Ubuntu używam MO 2007, a nie jakiegoś OO

@T3R4
Można, ale mój sposób jest troszkę bardziej zaawansowany - łatwiej go dostosować do swoich potrzeb. A dzięki zapisywaniu wyniku zawsze możesz łatwo odnaleźć wydrukowany dokument :)

Olbi   10 #5 09.09.2010 00:38

@oprych
Nie powiesz mi chyba, że ci płynnie chodzi cały pakiet pod Wine? Chyba, że używasz CrossOver Office :)

oprych   12 #6 09.09.2010 13:18

@Olbi
Co prawda nie testowałem go jeszcze w warunkach bojowych, ale Word i Excel działają pod najnowszym Wine i nic mi się nie zawieszało. A miałeś problemy??
Nie udało mi się uruchomić Offica na Ubuntu x64, ale nie wiem czy to była wina 64bitów czy karty ATI

przemor25   14 #7 10.09.2010 00:00

Dziwi mnie trochę, że Zakladka Deweloper w Office 2007 i 2010 jest domyślnie wyłączona. Co im szkodzi włączyć ją od razu?

oprych   12 #8 10.09.2010 00:19

podejrzewam, że zrobiono tak, aby nie przestraszyć zwykłego użytkownika mnogością opcji :P

parasite85   7 #9 10.09.2010 09:18

Co użytkownikowi szkodzi włączyć sobie jeśli jej potrzebuje. Tworząc wstążkę skupili się na opcjach które użyszkodnicy używają najczęściej i widocznie Deweloper jest bardzo rzadko używany. Ja osobiście nie znam nikogo kto tego używa:)

parasite85   7 #10 10.09.2010 09:18

Co użytkownikowi szkodzi włączyć sobie jeśli jej potrzebuje. Tworząc wstążkę skupili się na opcjach które użyszkodnicy używają najczęściej i widocznie Deweloper jest bardzo rzadko używany. Ja osobiście nie znam nikogo kto tego używa:)

zmyslowasowa   5 #11 13.09.2010 10:25

Jeżeli nie zaczynamy zdania (a w tym przypadku nie zaczynamy), skrót "ul." należy pisać z małej litery.

oprych   12 #12 13.09.2010 10:44

@zmyslowasowa
Tak masz rację, ale to przykład robiony na szybko.
W sumie ja osobiście nie stosuje skrótu ul. wcale - z lenistwa :P

przemor25   14 #13 14.09.2010 14:42

@parasite84

Nie zawsze każdy zdaje sobie sprawy gdzie włącza się ta zakładkę. Pamiętam jak wprowadzali rewolucję w Office 2007 chyba z 15 minut szukałem gdzie się uaktywnia Deweloper-a :P

Teraz to poprawili w Office 2010 i umieścili to w Opcjach w części "dostosowywanie wstązki" Bardziej logiczne :)

zmyslowasowa   5 #14 14.09.2010 21:30

@oprych

Może w takim razie w interesie publicznym pokaż, jak dodać wyjątek/wyłączyć automatyczne użycie wielkiej litery.

przemor25   14 #15 15.09.2010 16:41

@zmyslowasowa

A co za problem w opcjach autokorekty odznaczyć "Początek zdania wielką literą"?

oprych   12 #16 19.09.2010 21:52

@zmyslowasowa
Pod drugim obrazkiem w punkcie 5. napisałem gdzie jest ta opcja :)

  #17 21.09.2010 11:08

Od wersji 2003 dostepny jest Infopath, nie trzeba się męczyć w wordzie

oprych   12 #18 22.09.2010 08:00

Ale w przypadku dłuższych tekstów praca na bazie danych się nie sprawdza. Szybciej i prościej jest wg. sposobu opisanego w tekście :)

  #19 16.03.2012 12:09

Jednak Microsoft się nie popisał. Zauważcie, że wstawiając formant tekst (pochodzący ze starszej wersji 2003) mamy możliwość ograniczyć długość wprowadzanego tekstu do określonej liczby znaków, ale nie możemy zapobiec tworzenia podczas wypełniania nowych linii (przejścia do następnego akapitu), dzięki czemu user który wypełnia formularz może "rozjechać" układ tekstu dokumentnie. Z kolei w 2007 pojawiają się nowe formanty, zwane formantami zawartości i w ich przypadku jest możliwość zablokowania tworzenia nowych linii wewnątrz formantu, tylko że.......no właśnie....odebrano możliwość ograniczenia długości pola, przez co znowu user może rozjechać nam układ dokumentu, poprzez wprowadzenie dowolnie długiego tekstu, zawijającego się do kolejnych linii. Jest to kompletnie dla mnie niezrozumiałe i świadczy o braku solidności ze strony MS. Prawdopodobnie dopiero w Word 2010 wprowadzono obie możliwości. Policzmy ile to lat potrzebował MS żeby dojść do tak oczywistego rozwiązania........