Blog (23)
Komentarze (385)
Recenzje (0)
@parasite85(Nie)dozwolone związki Excela i bazy danych - część 1

(Nie)dozwolone związki Excela i bazy danych - część 1

12.03.2012 08:31, aktualizacja: 12.03.2012 18:39

Wstęp

Należę do osób zajmujących się komputerami zawodowo. Najróżniejszych zleceń jestem w stanie się podjąć (nawet jeśli ja nie potrafię, to wuj Google pomoże). Dzięki temu można zarobić, a oprócz tego rozwinąć swoje umiejętności. Tyle tytułem wstępu.

W tym wpisie (lub wpisach, bo co najmniej jeszcze jeden temat mi po głowie chodzi) chciałbym przybliżyć różnego rodzaju zabawy, aby MS SQL i Excel wzajemnie się uzupełniały.

Przykładowy problem

Załóżmy, że klient prowadzi sobie "bazę danych" w postaci tabeli Excela. Do pewnego momentu było to dla niego wystarczające, ale plik cały czas się rozrasta, korzystają z niego różne osoby...trzeba coś zrobić, żeby było wygodniej i bezpieczniej.

Jeśli rekordów w tabeli nie jest dużo to nie ma problemu - tworzymy bazę danych, tabelki, relacje, wklepujemy dane i po sprawie. Co jednak zrobić, gdy danych jest 1 000, 10 000, 1 000 000??

Jako przykład weźmy sobie tabelkę pracowników: Lista przykładowa

407684

Rozwiązania

Mogę zaproponować dwa rozwiązania. Do każdego jest potrzebny MS SQL oraz Excel. Do pierwszego (prostszego) sposobu jest wymagany oprócz tego Access, a przy drugim nic więcej nie będziemy potrzebować.

Rozwiązanie 1: Access - niech się w końcu weźmie do roboty

Posiadając Office'a w wersji co najmniej Professional lub samodzielnego Accessa nie będziemy mieli z tą operacją żadnego problemu. Otwieramy go i wybieramy Pusta baza dancyh, następnie przechodzimy na dane zewnętrzne i wybieramy Excela. W oknie które się pojawi wskazujemy plik z którego chcemy pobrać dane, domyślnie jest zaznaczona prawidłowa opcja:

Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych.
[image=dane_zewnętrzne-excel][join][image=importuj]

407689

W następnym oknie zobaczymy dane z Excela w nowej tabeli Accessa. Po kliknięciu "Dalej" możemy ujrzeć taki komunikat:

Pierwszy wiersz zawiera pewne dane, które nie mogą być użyte jako prawidłowe nazwy pól programu Microsoft Access. W tych przypadkach kreator automatycznie przypisze prawidłowe nazwy pól.
To jest dla nas informacja, że niektóre nazwy są niezgodne z Accessem. Klikamy OK i Dalej. W następnym oknie zostawiamy zaznaczoną opcję
Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn
. W następnym oknie sprawdzamy i zatwierdzamy nazwy pól i typy danych (w tym przykładzie pierwszego pola nie importujemy).

407691

Następne okno zaproponuje nam zdefiniowanie klucza podstawowego. W naszym przypadku w tabeli mamy Nr ID, więc użyjemy tego jako klucza podstawowego - Wybieram własny klucz podstawowy i wskazujemy odpowiednie pole.

407693

W następnym oknie podajemy nazwę tabeli i klikamy Zakończ.

Mamy już przerobioną tabelę Excela do postaci bazy danych. Jednak to jeszcze nie koniec. Jeszcze musimy doprowadzić tabelę do III postaci normalnej - Postać normalna bazy danych. Trzeba pozbyć się redundancji (nadmiarowości). Oczywiście w tym celu również nam pomoże Access.

Wchodzimy w zakładkę Narzędzia bazy danych, a następnie analizuj tabelę. Otworzy się nam kreator analizy tabel, dzięki któremu doprowadzimy bazę do III postaci normalnej.

407697

Klikamy dwa razy dalej, wybieramy odpowiednią tabelę, a następnie wybieramy, albo samodzielne wybranie relacji, albo pozwolimy kreatorowi się wykazać (proponuje to drugie rozwiązanie, tym bardziej, że później będziemy mieć możliwość korekty zmian).

407699

Kreator zaproponował (moim zdaniem) dobry podział na tabelę oraz odpowiednie relacje:

407701

Zmieniamy nazwy tabel, klikamy dalej. Kreator pyta czy pogrubione pola unikatowo identyfikują każdy z rekordów, klikamy znowu dalej, pojawiło się nam okno do poprawy błędów pisowni kreatora:

407703

Klikamy dalej, potwierdzamy, że nie dokonujemy zmian. W następnym oknie wybieramy "Nie, nie twórz kwerendy" i klikamy dalej:

407705

Po kliknięciu zakończ mamy już gotową bazę danych. Jeżeli nie potrzebujemy wydajnego systemu, to możemy zakończyć na tym etapie, w przeciwnym razie trzeba przenieść bazę do dużego systemu bazodanowego - w tym przykładzie MS SQL 2008 R2 Express. Zamykamy wszystkie tabele, wchodzimy w zakładkę (cały czas w Accessie) Narzędzia bazy danych oraz klikamy SQL Server.

407707

Wybieramy "Utwórz nową bazę danych" i klikamy dalej (proces może troszkę potrwać). Następnie pojawi się okno w którym wybieramy serwer bazodanowy:

407709

Klikamy dalej i wybieramy jakie tabele chcemy przenieść:

407711

Po kliknięciu dalej, wybieramy co ma być wyeksportowane (w naszym przypadku wystarczą relacje - użwyamy DRI)

407713

Klikamy dwa razy dalej oraz zakończ - i...praca wykonana:) Na zakończenie dostajemy raporcik wykonania przeniesienia.

91458
91459
91460
91461

W następnej części przedstawie sposób bez użycia Accessa.

Wybrane dla Ciebie
Komentarze (12)