Strona używa cookies (ciasteczek). Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianach ustawień. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.    X

Office 365 - praca grupowa cz.2

Pod poprzednim wpisem otrzymałem sporo pytań dotyczących pracy grupowej. Przygotowałem więc nowy scenariusz, w którym mam nadzieje rozwieje większość z nich.

Scenariusz

  • W programie Word 2013 utworzyłem plik Test i zapisałem go w chmurze
  • Po zalogowaniu się do konta SkyDrive wysłałem link z plikiem do innego użytkownika w postaci wiadomości mail
  • Użytkownik numer 2 dostał wiadomość. Po kliknięciu na link został przekierowany do pliku w mojej chmurze. Do wyboru miał możliwość otwarcia pliku w Office Web Apps lub w programie Word 2013 zainstalowanym na jego komputerze. Wybrał drugą opcję

Zaczynamy edytować plik

Podobnie jak w poprzednim scenariuszu zarówno ja jak i drugi użytkownik otrzymaliśmy powiadomienia, że plik jest edytowany przez więcej niż jedną osobę.

Treści, które są tworzone lub edytowane przez innego użytkownika są wyróżnione, o czym informuje nas komunikat.

W przypadku gdy jeden z użytkowników wprowadził zmiany zostajemy o tym poinformowani. Podobnie wygląda sprawa, gdy użytkownicy jednocześnie edytują dokument ale przy założeniu, że są edytowane inne sekcje dokumentu - wtedy na obu kontach użytkowników pojawia się informacja o dostępnej aktualizacji.

Nie ma praktycznie żadnego znaczenia, czy edytowany jest tekst, dodawana tabela, czy wstawiane jakieś autokształty. Mechanizm wygląda identycznie.
Co jednak się dzieje, gdy więcej niż jeden użytkownik próbuje edytować ten sam fragment tekstu np. wykres czy tabele?
Tylko użytkownik, który pierwszy rozpoczął edycję tej sekcji ma prawo ją edytować. Pozostali mają zablokowany dostęp do tego fragmentu dokumentu i muszą czekać, aż użytkownik zapisze dokument.

Otrzymujemy informację, który użytkownik edytuje w tym momencie zablokowaną sekcję.

Bardzo fajnie wygląda system komentarzy. Każdy użytkownik może dodawać komentarze oraz komentować komentarze poprzednich użytkowników. Mechanizm działania jest identyczny jak w przypadku edycji dokumentu.

Co się dzieje z samym plikiem podczas edycji? Plik jest traktowany jako jeden dokument, nie ma czegoś takiego jak scalanie bo wszyscy pracują na tym samym pliku. Zapisywana jest zawsze aktualna wersja pliku wszystkich użytkowników. Każdy z użytkowników ma równe prawa co do edytowanego dokumentu. Nie ma czegoś takiego jak możliwość zablokowania zmian innego użytkownika, czy mechanizm zatwierdzania zmian. Oczywiście, każdy z użytkowników może edytować czy skasować treści tworzone zarówno przez siebie jak i przez innych użytkowników.

Nie ma możliwości cofania zmian dokonanych przez innych użytkowników( przynajmniej nie zauważyłem takiej opcji). Przyciskiem "Wstecz" można cofać zmiany tylko dokonane przez siebie, przycisk ten nie działa dla treści modyfikowanych przez innych użytkowników.
Wszelkie zmiany w dokumencie widzimy dopiero, gdy klikniemy guzik "Dostępne aktualizacje".
Przycisk ten powoduje również zapis aktualnego stanu naszego dokumentu i wysłanie go do chmury.

Nasze zmiany są zatwierdzane dopiero w momencie zapisu dokumentu. Obowiązuje zasada kto pierwszy ten lepszy. Czyli jeśli jako pierwsi dodajemy kolejne akapity, tabele czy grafiki ostateczna kolejność treści będzie obowiązywać w kolejności edycji (uwaga Edycji a nie Zapisu!!). Oznacza, to że osoba która jako pierwsza rozpocznie edycję kolejnego akapitu rezerwuje dla siebie ten obszar, a kolejne osoby mogą wybrać czy swoje części dokumentu chcą dodać przed czy po edytowanym akapicie.

Na zdjęciu widać, że użytkownik Ziemowit Kasiński rozpoczął edycję akapitu. Kolejny użytkownik może dodawać swoje treści zarówno powyżej jaki o poniżej zarezerwowanego obszaru.

Informacja, że dany użytkownik edytuje jakąś sekcję pojawia się w czasie rzeczywistym, jednak aby zobaczyć jakie zmiany zaszły, użytkownik edytujący musi zapisać plik, a my musimy kliknąć guzik "Dostępne aktualizacje".

Office Web Apps

Podobnie wygląda sytuacja gdy obaj użytkownicy zamiast w programie desktopowym edytują plik w Office Web Apps. Otrzymują monit, że dokument jest edytowany przez drugą osobę. Dostępne są również powiadomienia o aktualizacjach. Nie ma jednak informacji w czasie rzeczywistym o edycji danego fragmentu przez innego użytkownika. Co się stanie gdy dwaj użytkownicy zechcą edytować ten sam fragment dokumentu? Pojawia się taki oto komunikat:
Klikając guzik "Rozwiąż konflikty" możemy wybrać czy chcemy zostać ze swoimi zmianami czy też wybieramy zmiany innego użytkownika.

Na koniec

Mam nadzieje, że udało mi się odpowiedzieć na większość pytań. Gdyby pojawiały się kolejne, to oczywiście w miarę możliwości przetestuje inne scenariusze i odpowiem na nie. 

Office

Komentarze

0 nowych
foreste   14 #1 20.06.2013 09:43

Na mnie te wpisy są budowane sztucznie dla nagrody ciężko mi to się czyta niż blog napisany "od serca" jak blog główny bez nacisku organizatorów rożnych cyrków marketingowych szczególnie microsoftu

spaczek   2 #2 20.06.2013 09:50

Fajnie, że przybliża się funkcję Offica 2013. Wiem, że na początku wszyscy negatywnie odnosili się do nowego produktu Microsoftu aczkolwiek jest on całkiem w porządku zarówno graficznie jak i funkcjonalnie

Scorpions.B WSPÓŁPRACOWNIK  20 #3 20.06.2013 09:56

@foreste
Nie rozumiem Cię. Żal Ci dupe ściska, że Microsoft organizuje takie akcje? Dla mnie ta akcje jest świetną sprawą, dzięki niej z pewnością dowiem się wielu ciekawych rzeczy o najnowszym pakiecie biurowym Microsoftu. Ten wpis jest dla mnie bardzo dobry, pokazuje nowe możliwości pakietu.

Autor edytował komentarz.
foreste   14 #4 20.06.2013 10:10

Nie organizuje scorpion lecz wykorzystuje ludzi jako dobrych marketingowców do lipnych produktów typu windows 8/rt office 360 a zaraz dojdzie xbox one
to działa tak on daje pule nagród pod warunkiem ze iles tam wpisów na temat danego produktu ,Jeśli napiszesz krystaliczny wpis szansa dostania nagrody wrasta i w takim razie nie możesz złej rzeczy napisać, a wtedy kto przeczyta twoj blog zachwalający produkt x firmy organizującej to , ludzie kupią ten produkt bo ty czy inna osoba go zachwalała na blogu a microsoft nie traci kilkanaście tys dolarow czy zł na marketing tylko kilka set na twoją nagrode.

rgabrysiak   11 #5 20.06.2013 10:21

@ziemowy
Gratuluję, wpis pierwsza klasa.
Widzę, że opcja edycji dokumentów przez kilka osób jest w bardzo ciekawy sposób zorganizowana. Mam tu przede wszystkim na myśli wyróżnienie treści edytowanej przez inną osobę oraz komentarze.
Szkoda, że nie ma opcji pozwalającej na zablokowanie zmian wprowadzanych przez innego użytkownika oraz mechanizmu zatwierdzania zmian, ale i tak nie jest źle.

Na koniec jeszcze jedno pytanie dot. edycji plików w Office Web Apps. Rozumiem, że wysyłając link do dokumentu drugiej osobie ta osoba, aby go edytować musi się zalogować na swoje konto w usłudze Windows Live? Czy jest możliwość, aby edycję dokumentu przeprowadziła osoba, która takiego konta nie posiada?

Autor edytował komentarz.
RoninPn   12 #6 20.06.2013 10:28

Dobry opis przydatnych funkcji, przyłączam się do pytania @rgabrysiak " ...wysyłając link do dokumentu drugiej osobie ta osoba aby go edytować musi się zalogować na swoje konto w usłudze Windows Live? Czy jest możliwość aby edycję dokumentu przeprowadziła osoba które takiego konta nie posiada?"

oraz mam pytanie z innej bajki:
czy druga osoba otrzymująca link do pliku edytowalnego widzi na SkyDrive inne pliki w danej teczce na SkyDrive czy tylko ten jeden plik?
Jak można zarządzać uprawnieniami ?

Vidivarius   13 #7 20.06.2013 10:51

@ziemowy
Mi wpis się podoba - jest OK.
Przyłączam się do powyższych pytań i mam kolejne.
1. Jak wyglądała by praca w scenariuszu - jeden edytuje w programie na PC, a drugi przez WWW?
2. Czy jest możliwa praca grupowa gdy jeden z edytujących używa starszej wersji Office np 2010, czy 2007?

Autor edytował komentarz.
ziemowy   7 #8 20.06.2013 11:02

Dzięki za miłe słowa :)
@rgabrysiak @RoninPn już tłumaczę jak to działa. Jeśli wyślemy danej osobie link do pliku i w uprawnieniach nadamy tryb "Wyświetlanie i edytowanie" to dana może edytować plik za pomocą Office Web Apps nawet bez posiadania konta Microsoft! Ale, żeby ten plik edytować za pomocą Office 2013 w trybie pracy grupowej należy już posiadać konto.

"czy druga osoba otrzymująca link do pliku edytowalnego widzi na SkyDrive inne pliki w danej teczce na SkyDrive czy tylko ten jeden plik?
Jak można zarządzać uprawnieniami ?"

Widzi inne pliki, które mają uprawnienia nadane jak "Publiczny". Ten tryb pozwala jedynie przeglądać i pobierać pliki ale nie pozwala na ich edycję. Uprawnienia każdego pliku można edytować oddzielnie. Można też nadawać uprawnienia całym folderom. Wysyłając danej osobie link do pliku możemy zaznaczyć opcję "Dostęp do tego elementu wymaga zalogowania" w ten sposób ograniczymy dostęp do pliku tylko dla osób z kontem Microsoft.

RoninPn   12 #9 20.06.2013 11:03

Zrobiłem mały test wysłałem na swój drugi mail "O2" link do edytowalnego pliku - i otworzyłem go bez problemu w Office App w chromie zainstalowanym na XP. Drugie konto na Windows Live z pocztą O2 i widzę tylko ten plik więc niby wszystko jest ok.
Uprawnienia nadajemy przy wysyłaniu linku, możemy wysłać na dany mail lub upublicznić (każdy kto ma link może grzebać w pliku również przez Office App)

właśnie się pojawił wpis
http://www.dobreprogramy.pl/Scorpions.B/Office-vs-Office-Web-Apps-czyli-starcie-...

Autor edytował komentarz.
rgabrysiak   11 #10 20.06.2013 11:10

@ziemowy
Dziękuje za wyjaśnienie. Dla mnie to genialne proste rozwiązanie (czyt. edycja dokumentu w Office Web Apps bez posiadania konta w usłudze Windows Live).

I jeszcze jedno, czy wyróżnienie treści edytowanej przez inną osobę oraz komentarze dostępne są tylko, gdy osoba, która edytuje jest zalogowana na konto Windows Live?

Autor edytował komentarz.
ziemowy   7 #11 20.06.2013 11:17

@rgabrysiak
Nie ma znaczenia, czy osoba jest zalogowana czy nie. Jeśli druga osoba dodaje jakieś zmiany to tekst jest również wyróżniony. Natomiast co do komentarzy, to Office Web Apps nie pozwala dodawać komentarzy i co dziwne nie widzi komentarzy dodanych w standardowym Office.

koneton   6 #12 20.06.2013 11:55

Czy w Office Web Apps przy błędzie synchronizacji (konflikcie) jest pokazane co wprowadził drugi użytkownik, tak by móc wybrać, którą wersję chcemy?

ziemowy   7 #13 20.06.2013 12:01

@koneton
Tak, w oknie widać jak wyglądać będzie fragment dokumentu, jeśli zatwierdzimy swoje zmiany a jak jeśli zmiany drugiego użytkownika.

drobok   13 #14 20.06.2013 13:32

Dorzuciłbyś jakiś filmik / animowany gif zamiast masy ss'ów :)

arlid   14 #15 20.06.2013 17:53

No i otrzymałem odpowiedzi na wszystkie pytania : Fajnie to wygląda, myślałem, ze będzie dość topornie wyglądało edytowane tego samego dokumentu. Jednak jest to całkiem znośne.

rgabrysiak   11 #16 20.06.2013 18:28

Brak komentarzy w Office Web Apps jakoś przeboleję, najważniejsze z mojego punktu widzenia jest to, że udostępniony dokument może edytować osoba nieposiadająca konta Windows Live.
Jeszcze raz dziękuję za informację.
.

Autor edytował komentarz.