Strona używa cookies (ciasteczek). Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianach ustawień. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.    X

"Nowicjusz na Urzędzie cz.2" - This is... SmartDoc

Trochę czasu minęło od mojego pierwszego wpisu. Upłynął mi on niezwykle szybko na zaciekłej walce z EZD (Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentami).
Urząd w którym pracuję jak już wspominałem, jest niewielki i aktualnie "za biurkiem" zatrudnionych jest 17 osób, do tego dochodzi 5 osób z Ośrodka Pomocy Społecznej, 1 w Bibliotece Publicznej, oraz nadzór nad Zespołem Szkół. Niemniej samo wprowadzanie EZD wymagało czasu i cierpliwości. Największą bolączką było utrzymanie się w terminach, szczególnie, ze mamy PONAD ROCZNY!! poślizg. Poprzednia osoba zajmująca się wprowadzaniem EZD i niemająca nic wspólnego z informatyka "mocno" to zaniedbała.

Ale to już było, i nie wróci więcej.

Szkolenia związane z EZD w Urzędzie realizowane były w 2014 roku, więc pracownicy większość już pozapominali, jak również zaszły zmiany na stanowiskach i pojawiło się trochę nowych osób, z Wójtem włącznie. Dlatego też przy wprowadzaniu systemu musiałem się oprzeć jedynie na teorii książkowej z instrukcji obsługi i materiałów szkoleniowych - łącznie ponad 600 stron, które jednak nie udzielają odpowiedzi na wszystkie pytania. Co prawda trafiłem na jedno szkolenie, jednak było to już 16 z kolei spotkanie administratorów, które dla "żółtodzioba" było czarną magią. Pomoc z Urzędu Marszałkowskiego... trudno kiedykolwiek kogoś zastać pod telefonem, kto udzieli wskazówek.

EZD- z czym to się je


r   e   k   l   a   m   a

Urząd Marszałkowski w Białymstoku, który jest głównym zarządcą systemu i pomysłodawcą jego wprowadzenia w samorządach województwa wybrał oprogramowanie SmartDoc dostarczone przez firmę Maxto.

Zgodnie z publikacją książkową :
"SmartDoc to system elektronicznego obiegu dokumentów, którego głównym zadaniem jest przechowywanie i przetwarzanie dokumentów lub spraw w formie elektronicznej. System jest w całości oparty o przeglądarkę www. Użytkownik może zalogować się na swoje konto i pracować na dokumentach z dowolnego komputera w organizacji. Dostęp do dokumentów, ułatwia kontrolę ich obiegu oraz stan realizacji. System udostępnia użytkownikom m.in. takie funkcjonalności jak:
- elektroniczne kalendarze i terminarze – użytkownik na bieżąco może kontrolować zbliżające się terminy związane ze sprawami i innymi zdarzeniami zapisanymi w systemie, ma także możliwość rezerwacji zasobów, dodawania własnych zdarzeń;
- wewnętrzny komunikator – użytkownicy mogą wymieniać się wiadomościami nie tylko związanymi z prowadzonymi sprawami;
- system automatycznych powiadomień – SmartDoc powiadamia, w postaci wyświetlanych komunikatów o ważnych zdarzeniach związanych z procedowanymi dokumentami;
- graficzny edytor do definiowania procesów obiegu dokumentów – administrator w prosty sposób będzie mógł zaprojektować nową ścieżkę obsługi dokumentów;
- generowanie statystyk i raportów;
- drukowanie oraz obsługa kodów kreskowych – system automatycznie generuje unikalne sygnatury obrazowane przy użyciu kodów kreskowych, z możliwością wydruku w postaci etykiet, oraz w wydrukach (potwierdzenia złożenia dokumentu, zwrotne potwierdzenia odbioru);
- proste i szybkie wyszukiwanie dokumentów, czyli pism lub spraw – system oferuje możliwość wyszukiwania dokumentów po wielu kryteriach, a także szybkie wyszukiwanie z użyciem czytnika kodów kreskowych;
- dynamiczne definiowanie struktury urzędu – administrator może w prosty sposób definiować strukturę urzędu, przydzielać pracowników do poszczególnych jednostek, czy też grup zadaniowych."

Początkowo program wydawał się szary, nieintuicyjny, a z opinii wielu pracowników "przeraźliwy"- cokolwiek miało to znaczyć. Przyznam, wiele sformułowań było dla mnie zaskakujących, z ujęciem "klienta" urzędu jako "kontrahent". Petent, interesariusz, ostatecznie klient w urzędzie jest jeszcze popularnym określeniem, jednak kontrahent jest raczej utożsamiany z dziedziną i progami gospodarczymi, szczególnie że miałem okazje pracować na programie SAP, gdzie łańcuch dostaw towarów opierał się na kontrahentach.

Nie taki SmartDoc straszny, jak go aktualizują.

Wersja opisana w instrukcji obsługi z 2014 roku oraz obecna różnią się w dużym stopniu. Projekt związany z EZD ma być realizowany przez okres 5 lat. Przez ten czas firma Maxto ma za zadanie rozwijać SmartDoc'a, uzupełniać go o nowe funkcjonalności, naprawiać błędy i wprowadzać zmiany proponowane przez użytkowników. Wszystkie problemy z działaniem i propozycje można zgłaszać poprzez Bugzillę. Obecnie program jest już o wiele bardziej intuicyjny w porównaniu do wersji pierwotnej.

Program ma przede wszystkim za zadanie przyspieszyć obieg dokumentów w urzędzie i przyznam, ze po pierwszych wprowadzonych dokumentach naprawdę fajnie to działa. Problemem obecnie, przed którym buntują się pracownicy jest podwójny obieg dokumentów, ponieważ przez jakiś czas będą działały dwa systemy- jeden główny- papierowy i jeden wspomagający- elektroniczny. Przysporzy to wiele pracy, ale kiedy już wszystkie bolączki SmartDoca zostaną poprawione i ludzie do niego przywykną można będzie w pełni przejść na wersję elektroniczna.

Technicznie

EZD to projekt stworzony przez Urząd Marszałkowski i finansowany ze środków zewnętrznych. W ramach niego do urzędu trafiło 12 nowych komputerów stacjonarnych oraz serwer. Pozostałe kwestie związane z siecią wewnętrzną oraz dostępem do internetu leżą w kwestii samorządu.

Podsumowując

Przyszłość EZD to przede wszystkim ukierunkowanie się samorządów na świadczenie coraz większego wachlarza usług cyfrowo. Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, tzw. ePUAP oraz Cyfrowy Urząd już działają i można za ich pomocą załatwić pewne sprawy urzędowe. Wiele zależy też od pracowników, którzy niejednokrotnie mają problemy z wdrożeniem się do świata "urzędu elektronicznego", nadal rządzi papier a co będzie dalej czas pokaże. Na chwilę obecną SmartDoc rozwija się w dobrą stronę i można porównać go do rozbudowanej skrzynki pocztowej z dobrym systemem archiwizacji.

Na ten wpis to tyle. W kolejnych starał się będę opisywać pracę z EZD, przybliżę Cyfrowy Urząd, którym teraz muszę się zająć; pokażę kilka ciekawostek znalezionych w trakcie sprzątania serwerowni i porządków wśród starych komputerów oraz mały opis z aktualizacji strony www, znajdzie się też kilka słów o tworzeniu gazetki gminnej, która również jest w moich obowiązkach.
Liczę, że kolejne wpisy będą częstsze i nie będą już tak nudne oraz chaotyczne. 

oprogramowanie inne

Komentarze