OpenOffice.org w praktyce - arkusz kalkulacyjny

W codziennym życiu często jesteśmy zmuszeni, by coś liczyć. Czy to planując wydatki domowego budżetu, czy też zarządzając własną firmą, musimy obracać gotówką w taki sposób, by wystarczyło do kolejnej wypłaty bądź realizacji podpisanej umowy. O ile do wykonania prostych działań możemy skorzystać z kalkulatora i kartki papieru, to obliczanie cen produktów, na które wpływ mają różne, zmieniające się czynniki, wymaga większego nakładu pracy. Chcąc ułatwić sobie życie, możemy skorzystać pomocy komputera i arkusza kalkulacyjnego, który uprości proces tworzenie skomplikowanych, wzajemnie powiązanych rachunków oraz pomoże w wizualizacji wyników w postaci tabel bądź łatwych do przejrzenia zestawień. W niniejszym artykule przedstawimy podstawy korzystania z arkuszy kalkulacyjnych na przykładzie programu Calc, który wchodzi w skład bezpłatnego pakietu OpenOffice.org.

Najprościej zasady działania arkuszy kalkulacyjnych przedstawić na konkretnym przykładzie. Pobieramy więc z naszego Vortalu dostępny całkowicie za darmo pakiet biurowy OpenOffice.org i po instalacji wybieramy z okna startowego przycisk 'Arkusz kalkulacyjny'. Otworzy nam się okno programu i od razu zauważamy, że w większości składa się ono z ogromnej tabeli zawierającej dużą ilość kolumn i wierszy. To jest nasz obszar roboczy, w którym będziemy wprowadzać i przechowywać dane liczbowe oraz ich opisy. Nasza tabela składa się z wielu pól zwanych komórkami - do każdej z takich komórek możemy wpisać tekst, liczbę lub przeprowadzić w niej jakieś obliczenia. W lewej i górnej części obszaru roboczego znajdują się współrzędne (A, B, C... oraz 1, 2, 3...) określające położenie (adres) danej komórki w tabeli. Spróbujmy przeprowadzić proste działanie polegające na zsumowaniu dwóch liczb.

W komórki A1, B1 i C1 wpisujemy opis tekstowy naszych obliczeń. Do położonych pod nimi komórek A2 i B2 wpisujemy dwie dowolne liczby. Zauważmy, że wszystko co wpisujemy w komórkach pojawia się także w pasku nad tabelą. Jest to wiersz wprowadzania, pokazujący zawartość każdej edytowanej przez nas, bądź aktualnie wybranej komórki. Możemy w nim zapisywać obliczenia. By poinformować arkusz kalkulacyjny, że chcemy coś policzyć, należy wpisać do wybranej, pustej komórki znak równości '='. Gdy to zrobimy, wybieramy pierwszą komórkę biorącą udział w działaniu - A2. Jej adres automatycznie zostanie wklejony do wiersza wprowadzania. Następnie wpisujemy symbol sumy '+' oraz wskazujemy komórkę, w której znajduje się druga liczba biorąca udział w działaniu.

Sumujemy zawartość dwóch komórek Nasza formuła w komórce C2 ma postać =A2+B2, co oznacza, że program ma w komórce C2 wpisać wynik dodawania liczb znajdujących się w komórkach A2 i B2, niezależnie od tego jakie one będą. Wciskamy klawisz ENTER i - udało się! - Calc przeprowadził stosowne obliczenia i podał w komórce C2 wynik naszego działania.

Nad opisanym w poprzednich akapitach wierszem wprowadzania znajduje się pasek formatowania pozwalający na zmianę czcionki, jej koloru, dodanie pogrubienia, podkreślenia i kursywy bądź zmodyfikowanie formatu komórki. Formatowanie komórki pozwala ustalić, czy prezentowane w niej wartości są zwykłymi liczbami czy też są to np. waluty. Gdy - przykładowo - zdecydujemy się na 'Format liczb: Walutowy', Calc automatycznie doda wyświetlanej tam liczbie symbol waluty, domyślnie będzie to polski Złoty 'zł'. Korzystając z paska formatowania możemy także dodawać obramowanie do komórek, scalać je (łączyć dwie sąsiadujące komórki w jedną) i zmieniać ich kolor wypełnienia. Ponadto, jeżeli wpisany przez nas tekst nie mieści się w komórce, możemy łatwo zmienić jej szerokość - w tym celu łapiemy krawędź całej kolumny na pasku współrzędnych (A, B, C, D...) i rozszerzamy ją do pożądanych rozmiarów. Możemy także dwukrotnie kliknąć w tym miejscu, a Calc rozszerzy daną kolumnę automatycznie. Zaznaczenie całego arkusza (skrót klawiszowy Crtl + A bądź kliknięcie kwadratu znajdującego się na przecięciu pasków współrzędnych A, B. C i 1, 2, 3) i kliknięcie dowolnej krawędzi na pasku współrzędnych sprawi zaś, że wszystkie kolumny dostosują swoją szerokość do zawartości komórek.

Pomiędzy paskiem formatowania a rozwijanym menu programu znajduje się pasek standardowy zawierający tak elementarne opcje jak zapisywanie dokumentu, sprawdzanie pisowni, drukowanie czy przesłanie edytowanego dokumentu mailem. Znajdziemy tu także charakterystyczne dla arkuszy kalkulacyjnych opcje sortowania, pozwalające porządkować kolumny danych w sposób alfabetyczny bądź - w przypadku liczb - rosnąco/malejąco, przycisk do szybkiego wstawiania wykresu oraz ikonkę wywołania pomocy.

Podstawową operacją w arkuszu kalkulacyjnym jest sumowanie. Tworząc długie kolumny liczb często je dodajemy. Klikając na wierszu wprowadzania przycisk 'E' wywołamy funkcję 'SUMA' a Calc sam zaznaczy obszar, który jego zdaniem chcemy zsumować. Możemy albo klawiszem ENTER zatwierdzić ten wybór, albo samodzielnie zaznaczyć komórki, które chcemy zsumować.

Warto wiedzieć, że Calc może automatycznie generować zawartość komórek np. przy tworzeniu list, w których kolejne komórki wypełniamy następującymi po sobie liczbami, nazwami tygodni bądź miesięcy. Wystarczy, że wpiszemy do komórki dowolną liczbę, dzień tygodnia bądź miesiąc i złapiemy kwadrat, który widnieje w prawym dolnym rogu zaznaczonej komórki. Jego przeciągnięcie spowoduje automatyczne numerowanie kolejnych komórek - przydatny drobiazg.

Podobnie do uzupełniania komórek kolejnymi liczbami bądź dniami tygodnia działa możliwość powielania funkcji. Jeżeli - przykładowo - rozpisaliśmy nasze miesięczne wydatki w długiej kolumnie i chcemy, by w sąsiedniej komórce Calc policzył nam, jak te wydatki wyglądają w skali roku, nie musimy dla każdej z sum osobno tworzyć formuły, która mnoży wartość komórki 12-krtonie. Wystarczy, że utworzymy taką formułę dla pierwszej kwoty i powielimy ją, podobnie jak przy automatycznym generowaniu kolejnych dni tygodnia. Calc inteligentnie zmieni adres komórek w kolejnych obliczeniach funkcji i samodzielnie uzupełni wszystkie pola wynikami.

Oczywiście możliwości programu Calc nie kończą się na prostych działaniach na dwóch liczbach. Aplikacja ma dyspozycji mnóstwo funkcji matematycznych, finansowych, logicznych, tekstowych, statystycznych oraz związanych z macierzami, datą i godziną czy bazą danych. Możemy przy ich pomocy tworzyć rozbudowane, wzajemnie powiązane arkusze, w których zmiana jednej wartości rzutuje na wszystkie inne. Dostęp do spisu dostępnych funkcji uzyskujemy klikając przycisk 'fx' na panelu formuły.

Wśród przydatnych, często używanych funkcji możemy wymienić te odpowiedzialne za zaokrąglanie liczb - m.in. 'ZAOKR', 'ZAOKR.DÓŁ' i 'ZAOKR.GÓRA'. Mają one postać =ZAOKR(A1;A2) Pierwsza zmienna (A1) to liczba którą chcemy zaokrąglić, druga zmienna (A2) to liczba miejsc po przecinku, do których A1 ma zostać zaokrąglone. Powszechnie stosowana jest także funkcja 'ILOCZYN' przeznaczona do mnożenia zawartości komórek. W arkuszach symulujących przypadkowe sytuacje przyda się nam zaś funkcja 'LOS' zwracająca losową liczbę między 0 a 1. Często wykorzystywana jest także funkcja 'ŚREDNIA' do obliczania średniej wybranych liczb oraz 'DZIŚ', która zwraca dzisiejszą datę według ustawień zegarka systemowego.

Jeżeli nie wiemy, jak nazywa się poszukiwana przez nas funkcja, jednak potrafimy określić, co potrafi zrobić, możemy spróbować wyszukać ją w plikach pomocy, które zawierają szczegółowe objaśnienia działania funkcji. Przykładowo za wyszukiwanie największego wspólnego dzielnika grupy liczb odpowiedzialna jest funkcja 'GCD', którą z łatwością znajdziemy w zawartości pomocy programu Calc pod hasłem 'dzielnik'.

Klikając prawym klawiszem myszy na komórce (lub grupie zaznaczonych komórek) i wybierając z rozwijanego menu pozycję 'Formatuj komórki...' uzyskujemy dostęp do szczegółowych atrybutów komórek. Możemy w tym miejscu szczegółowo ustalić typ danych co pozwoli m.in. na zmianę waluty ze złotówek na euro, określenie formatu czasu bądź zdefiniowanie ilości miejsc po przecinku w wartościach wyrażonych procentowo. Ciekawe opcje udostępnia także zakładka 'Wyrównanie' pozwalająca na zmianę kierunku tekstu - możemy w tym miejscu także zezwolić na zawijanie tekstu w danej komórce. Kolejna zakładka pozwala określić dokładnie położenie i wygląd krawędzi wokół komórki bądź ich grupy. Możemy także dodać ciekawe efekty cienia, bądź określić odległość tekstu od krawędzi.

Dla niektórych ważna może okazać się ostatnia zakładka pozwalająca na zabezpieczenie zawartości komórki przed edycją wzbogacona o opcję ukrycia formuły przed poglądem. Jest to przydatne, gdy tworzymy zaawansowany arkusz ustalający m.in. ceny produktów i nie chcemy, by osoby, które także z niego korzystają, znały metodologię obliczania tych cen. Oczywiście by opcja zadziałała, musimy dodać hasło ochronne, co robimy wybierając z menu Narzędzia -> Chroń dokument...

Arkusz kalkulacyjny powinien umożliwić graficzne zaprezentowanie wyników obliczeń. W programie Calc mamy do dyspozycji wykresy dynamiczne, które mogą na bieżąco reagować na zmianę danych, na podstawie których zostały utworzone. By wstawić do arkusza wykres, wybieramy z menu Wstaw -> Wykres. Pierwszą czynnością, jaką wykonujemy, jest wybór typu wykresu. Mamy do wyboru wiele wariantów podzielonych na kategorie, ponadto w przypadku większości z nich możemy dodać efekty 3D.

Następnie wybieramy zakres danych, które tabelka ma pokazywać. W tym celu zaznaczamy po prostu te komórki arkusza, w których są wartości mające znaleźć się na wykresie. Możemy także nadać naszemu wykresowi jakiś tytuł i opisać osie. W prosty sposób możemy także zmodyfikować dowolny element wykresu - wystarczy, że klikniemy na niego dwukrotnie, a wyświetli nam się stosowne okno ustawień specyficznych dla wybranego obiektu.

Calc z racji mnogości funkcji i ustawień wymaga od użytkownika pewnej wiedzy, by móc skutecznie realizować różnorodne, często złożone zadania. Nieodzowna staje się wówczas Pomoc, zawierająca opis wszystkich opcji, funkcji, ustawień, skrótów klawiszowych i przydatnych trików. Dostęp do niej uzyskamy najprościej poprzez klawisz F1. Możemy przejrzeć przygotowane przez autorów tematy pomocy bądź samodzielnie wyszukać informacje o wybranej funkcji bądź ustawieniu. Warto w tym celu skorzystać z wyszukiwarki.

Podobnie jak w przypadku programów Impress i Writer, polecamy korzystać z domyślnego formatu zapisu plików - OpenDocument (.ods). Pozwoli to nam na późniejszą edycję bez obaw o błędy bądź złą interpretację danych. Oczywiście Calc potrafi zapisać arkusze także m.in. w formacie zgodnym z programem Microsoft Excel, jednak korzystajmy z tego tylko wówczas, gdy musimy przekazać nasz arkusz osobie, która nie może zainstalować u siebie pakietu biurowego OpenOffice.org.

Na potrzeby publikacji w sieci, bądź oddania dokumentu do druku warto skorzystać z możliwości zapisu do pliku PDF, który gwarantuje wierne zachowanie naszego arkusza. Opcja generowania pliku PDF dostępna jest w menu Plik -> Eksportuj jako PDF. Gdy jednak mamy własną drukarkę i samodzielnie drukujemy nasze dzieło, pamiętajmy, że szare kratki tabelki widoczne w całej objętości arkusza nie zostaną wydrukowane, a dodatkowe obramowanie musimy dodać do wybranych komórek samodzielnie. Chcąc przekonać się, jak nasz arkusz będzie wyglądał po wydrukowaniu, skorzystajmy z Podglądu Wydruku.

Calc jest arkuszem kalkulacyjnym o dużych możliwościach i sprawdzi się z powodzeniem w warunkach domowych. Bez przeszkód możemy go wykorzystać do wielu zadań związanych z obliczeniami matematycznymi, finansowymi czy operacjami na czasie bądź bazach danych. Dzięki rozbudowanym możliwościom tworzenia wykresów możemy także w wygodny i efektowny sposób wizualizować wyniki naszej pracy. Jednak wdrożenie programu Calc w miejscu pracy może być problematyczne, szczególnie gdy stosowane przez nas oprogramowanie towarzyszące było projektowane z myślą o konkurencyjnym Excelu. Wiele aplikacji biurowych jest bowiem przygotowanych do obsługi niemal wyłącznie plików Excela i dokumenty tworzone w Calcu mogą być dla nich nieodpowiednie. Należy także pamiętać, że utworzone w Calcu arkusze nie zawsze będą poprawnie obsługiwane przez kolejne wersje powszechnie stosowanego w biznesie pakietu Microsoft Office - może to generować problemy, gdy będziemy chcieli przesłać dokumenty naszym partnerom.