Radni z tabletami, starostwo bez drukarek, uchwały na Dysku Google

Koniec z drukowaniem stosu dokumentów przed każdym posiedzeniem radnych – starosta wieluński podjął decyzję o zakupie tabletów, na których będzie można przeglądać dokumenty. Uchwały i załączniki do nich nie będą przesyłane pocztą elektroniczną – starosta zdecydował, że na każdym z tabletów zainstaluje aplikację Dysk Google. Inwestycja powinna się zwrócić w ciągu roku.

Starostwo Powiatowe w Wieluniu, rok 1940

19 wieluńskich radnych, a także sekretarz i skarbnik starostwa powiatowego, będą korzystać w pracy z tabletów. Każde urządzenie ma modem 3G i do każdego z nich dołączona została karta SIM z limitem przesyłania danych wysokości 1 GB – to powinno wystarczyć do pobierania dokumentów z dysku firmy Google, a w razie potrzeby można skorzystać także z WiFi. Miejsca na darmowym Dysku ma wystarczyć na całą kadencję, a ponadto każdy radny będzie mógł szybko odnaleźć odpowiedni dokument i natychmiast pobrać go na swoje urządzenie. Obsługa Dysku wydaje się też prostsza niż skrzynki pocztowej, ale niektórzy radni obawiają się braku dostępu do niego, jeśli znajdą się poza zasięgiem sieci komórkowej.

Starosta wieluński Andrzej Stępień ma nadzieję, że radni szybko przyzwyczają się do tabletów, liczy też na spore oszczędności. Zakup tabletów to jednorazowy wydatek rzędu 20 tysięcy złotych (około 950 złotych za urządzenie). Starostwo obliczyło jednak, że w rocznym rozliczeniu jest to tańsza opcja niż drukowanie – papier, drukarki i tonery kosztują około 25 tysięcy rocznie. Trzeba tu zaznaczyć, że często drukowane było 20 egzemplarzy uchwały z obszernymi załącznikami, więc sprzęt jest naprawdę intensywnie wykorzystywany.

Największym problemem będzie prawdopodobnie opór przyzwyczajonych do papieru radnych. Czytanie dokumentów na ekranie nie każdemu odpowiada, ponadto na cyfrowej kopii dokumentów nie można łatwo sobie czegoś zaznaczyć ani zrobić notatki. Oszczędności czasu i pieniędzy nie da się jednak kwestionować, co pokazały już inne miasta. Z tabletów od 2012 roku korzysta Starostwo Powiatowe w Nowym Mieście Lubawskim, starostwo w Skarżysku-Kamiennej kupiło także laptopy. W Wieruszowie tablety kupione przez magistrat nie tylko usprawniły komunikację z sołtysami i radnymi, ale także pozwoliły oszczędzić sporo czasu na obsługę korespondencji.

Wieluń jeszcze nie porzuci papieru. Po wdrożeniu tabletów każdy dokument będzie drukowany w jednym egzemplarzu na potrzeby archiwum. Sekretarz Starostwa Powiatowego w Wieruszowie w rozmowie z Dziennikiem Łódzkim zwrócił uwagę na jeszcze jeden aspekt używania urządzeń mobilnych:

Myślę, że rolą radnych jest również dawać przykład społeczeństwu. Używając tabletów, pokazują: zobaczcie, korzystamy z nowoczesnych rozwiązań, nie taki diabeł straszny.