Program umożliwia centralne definiowanie i synchronizację kategorii publicznych pomiędzy wieloma programami Microsoft Outlook.
Po zainstalowaniu aplikacji, użytkownicy na różnych komputerach w sieci lokalnej i Internecie mogą posługiwać się wspólną listą kategorii. Program monitoruje zdefiniowany plik zawierający kategorie publiczne i automatycznie dodaje je do Głównej Listy Kategorii użytkowników. Ponadto każdy użytkownik może lokalnie w swoim programie Outlook definiować własne kategorie prywatne, które nie są synchronizowane z kategoriami innych użytkowników. CodeTwo CatMan integruje się z programem Microsoft Outlook i bezpośrednio w nim udostępnia edytor kategorii, w którym wygodnie można edytować kategorie z podziałem na kategorie publiczne i prywatne.
CodeTwo CatMan wprowadza pojęcie kategorii publicznych i prywatnych. Kategorie publiczne to te zdefiniowane w zewnętrznym pliku konfiguracyjnym. Kategorie prywatne to te, które użytkownik dodaje lokalnie w programie Outlook. Na liście kategorii Outlook'a użytkownik widzi zarówno swoje kategorie prywatne jak i kategorie publiczne. Przez cały czas działania Outlook'a program monitoruje plik z publicznymi kategoriami. Gdy któraś z publicznych kategorii zostaje usunięta, dodana lub zmieniona, zmiana ta zostaje odwzorowana na liście kategorii programu Microsoft Outlook.
Ustawiając odpowiednio prawa pisania do pliku z publicznymi kategoriami administrator może zdefiniować, którzy użytkownicy w sieci mogą edytować publiczne kategorie.
Uwaga!
Program do poprawnej pracy wymaga programu Microsoft Outlook w wersji 98, 2000, 2002 (XP), 2003, 2007 lub 2010.