Strona używa cookies (ciasteczek). Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianach ustawień. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.    X

Zwiększamy produktywność – poprawa naszej poczty

Niedawno znajomy zapytał mnie jak sobie poradziłem z napływem wiadomości oraz dlaczego moja skrzynka (a właściwie skrzynki :P ) są takie „czyste” i „białe”. Żeby za wiele mu nie tłumaczyć pomyślałem, że naskrobię parę słów, a być może ktoś jeszcze z Was skorzysta i zyska, choć troszkę więcej wolnego czasu.

Wiadomo, że większość z nas, jak nie praktycznie każdy korzysta z poczty e-mail. Czy to w pracy do kontaktów biznesowych, czy w domu – do kontaktu ze znajomymi. Czasem są to nawet nie jedna czy dwie skrzynki, potrafi być ich znacznie więcej.

Czy zastanawiałeś się kiedyś nad ilością maili, jakie otrzymujesz? Doszedłeś do wniosku, że to Cię przytłacza. Ślęczysz nad skrzynką z duszą na ramieniu w oczekiwaniu na nadejście powiadomienia? To Twój czas – poczta ma być Twoim pomocnikiem, a nie Ty jej niewolnikiem.

Jak zatem to „ogarnąć”? Czy to da się w ogóle zrobić? Owszem i nie jest to wcale takie trudne. Sam posiadam parę skrzynek pocztowych – zarówno czysto służbowych, jak i tych bardziej prywatnych. I każdy dzień kończę z pustymi folderami „odebranych”. Z początku wyglądało to dość dziwnie, taka pustka — lecz teraz jest to wielkie udogodnienie. Jako, iż korzystam z Thunderbirda, więc cześć sugestii może nie być idealnym rozwiązaniem dla każdego z Was, niemniej myślę, że można je w mniejszym lub większym stopniu dostosować pod siebie.

Dlaczego warto?

Po prostu — dla wygody i zdobycia paru minut więcej wolnego czasu. Nie szukasz nowych wiadomości, po prostu – otwierasz pocztę i widzisz kto i po co do Ciebie napisał. Nie musisz filtrować listy po dacie, nadawcy czy temacie. Nie robisz nic – masz gotowa listę nowych e-maili.

Porządek na poczcie

Na początku nie korzystałem, z poczty bardzo namiętnie. Raczej ot czasem jakiś tam mail czy wiadomość. Jednak kiedy byłem zmuszony „pracować” z nią coraz częściej zaczął mi przeszkadzać chaos w niej panujący. Bo skoro przeczytałem daną wiadomość to po co mi ją znów oglądać?

Zacznij od uporządkowania każdego z kont. Przejrzyj po kolei każdą wiadomość i zdecyduj co z nią zrobić – zarchiwizować czy usunąć. Nic więcej, bo już na nią kiedyś (jeżeli zaszła taka potrzeba) odpowiedziałeś.

Podczas porządków może także wykorzystać Kategorie i przypisać je do odpowiednich wiadomości. Ułatwi CI to późniejsze ich odnalezienie.

Złącz wszystkie posiadane skrzynki w jedną

Domyślnie Thunderbird „układa” skrzynki jedną pod drugą. By zobaczyć przychodzące czy wysłane wiadomości musisz ją rozwinąć i wybrać odpowiedni folder. Kiedy masz jedną, dwie skrzynki nie ma z tym problem. Gorzej, jeżeli posiadasz więcej skrzynek. Wtedy wszystko się zlewa, staje się nieczytelne. Masz 5 czy 6 folderów odebranych i musisz po nich „skakać”. Sama lista także nie wygląda najładniej – jest długa i zawiła.

Złącz wszystkie skrzynki w „jedną” Możesz tego dokonać za pomocą opcji widoku wybierając

Co sprawi, że zamiast listy skrzynek będzie miał listę „folderów”, a dopiero w każdym z nich podział na odrębne skrzynki.

I tak ze wspominanych 5-6 folderów odebrane zostanie Ci jeden główny, gdzie trafią wszystkie przychodzące wiadomości. Prawda, że wygląda lepiej? ;)

Nie „ślęcz” nad skrzynką.

Jak już napisałem poczta ma być Twoim pomocnikiem, nie odwrotnie. Wcześniej pocztę miałem uruchomianą wraz ze startem systemu. Już na dzień dobry dostawałem powiadomienie i co robiłem? Oczywiście w nie klikałem. Za chwilę czytałem wiadomość i na nią odpisywałem. W międzyczasie zdążyłem zapomnieć, po co tak naprawdę włączyłem komputer. Patrząc jednak na daty e-maili bardzo często dostawałem je w godzinach, w których nie mogłem sprawdzić poczty, więc czy odpowiedź o 14 a 14:30 zrobi wielką różnicę?

Teraz staram się sprawdzać pocztę raz dziennie. W weekendy robię to częściej. Oczywiście nie jest to jakaś, żelazna reguła – zdążają się bowiem przypadki jak np. konieczność napisania wiadomości), że pocztę uruchamiam więcej niż jeden raz – wtedy, gdy coś się pojawia i wiem, iż nie zajmie mi dużo czasu załatwiam „od ręki”.

Ogólnie staram się poświęcać pół godziny, godzinę na korespondencję. Czasem nie mam na co odpowiadać – wtedy mam „leniuchowanie” :)

Poczta w telefonie

Wiem, że jest mobilność, smartfony, tablety i masa aplikacji, które możemy na nich zainstalować. Znajdziemy tam także dużo ciekawych klientów poczty. Możemy także skorzystać z wbudowanego. Tylko czy musimy?

Praca, znajomi. To częsta odpowiedź. Owszem jest to coś ważnego. Przecież, jeżeli coś się wydarzy to ktoś do Ciebie zadzwoni. Może inaczej :P Jeżeli ładna koleżanka wyrazi chęć pójścia z Tobą na spacer zadzwoni, czy napisze maila i będzie czekała aż jej odpiszesz? Jak by się poczuła, gdybyś nagle podczas spaceru zaczął coś „majstrować” w telefonie przez 5-10 minut, zamiast spokojnie rozmawiać? Jak Ty byś się poczuł w odwrotnej sytuacji?

Również samo pisanie długich maili jest czasem dość uciążliwe – idziemy, jesteśmy na chodniku, słońce, tłok w autobusie. DO tego dochodzi zaraz stres, bo przecież „pisze”. Czy warto?

Ogólny dostęp do internetu i mobilność to świetna rzecz. Pozwala na wiele. Pamiętajmy jednak, że wszystko jest dobre, lecz z umiarem.

Nie czytaj dwa razy tego samego

Nie czytaj dwa razy tych samych wiadomości. Skoro już przeczytałeś i na nią odpowiedziałeś, po co czytać ją raz jeszcze? Przecież artykułu w gazecie również nie czytasz wielokrotnie. Przeczytałeś – zadziała – odpisz, zarchiwizuj lub usuń. Koniec. Kropka.

Newslettery i listy

Większość Twojej poczty to zachęta do zakupów, promocje produktów i inne niechciane przez Ciebie wiadomości?
Dlaczego ciągle to czytasz i usuwasz? Warto się zastanowić czy z tego korzystamy. Ja robię to w sposób dość łopatologiczny. Jeżeli dany newsletter usunę 3 razy bez głębokiego wczytywania się (klikam, patrzę, że nie dla mnie – usuwam) to za czwartym razem poszukuję możliwości wypisania z się z danej listy. Czasem zdarza się nawet taka sytuacja, że wypisując się z jednego newslettera mój adres zostaje wypisany z 3-4 innych. Taka ciekawostka :P

Szablony

Jeżeli korzystasz na co dzień z poczty w pracy, czy prowadzisz intensywne negocjacje i bardzo często dostajesz praktycznie identyczne pytania, dlaczego nie ułatwić sobie sprawy? Stwórz szablon, szkic czy nawet zwykły dokument tekstowy z przygotowaną wcześniej wiadomością. Ułatwi Ci to odpowiedz. Będzie z pewnością szybciej i wygodniej. No i nie nauczysz się na pamięć „wierszyka” xD

Możesz także skorzystać z Phrase Express czy znany AutoHotkey. Dzięki nim odpowiedź stanowiąca przykładowo 100 znaków można stworzyć za pomocą 4 znaków. Ponowny plus dla Ciebie – masz znów więcej czasu dla siebie.

Skróty klawiaturowe

Jedni mówią, że zbędne, inni, że potrzebne. Na początku uważałem, i z to pierwsze – teraz po praktyce, że ot drugie. Po co mam naciskać w każdej wiadomości archiwizuj. Odpowiem na wszystkie. Następnie „CTRL+A” i „A” (swoją drogą, intuicyjny skrót od Archiwizuj). Wiadomości, nawet jeśli są zaadresowane na inne skrzynki trafią do właściwych katalogów.

Przeszukiwanie poczty

Na początku wspominałem o fakcie „połączenia” kont. No dobrze, ale teraz przecież wszystkie maile z wszystkich kont mam w jednym folderze wysłane. Co, jeżeli chce znaleźć ten jeden od konkretnej osoby?

Nic prostszego. Można oczywiście sobie rozwinąć listę Wysłanych i wybrać odpowiednie konno, lecz można także przeszukać całą nasza pocztę. To bardzo ułatwia sprawę. Pozwala szybko zobaczyć także nasza odpowiedź, czy treść dłuższej korespondencji. Warto to poćwiczyć, bo pozwala na naprawdę szybkie odnalezienie „ukrytych” na pozór wiadomości.

Wspominałem także o kategoriach. One także ułatwiają wyszukiwanie poprzez pokazywanie jedynie tych wybranych. Sam Thunderbird również posiada ciekawe mechanizmy wyszukiwania pozwalające np. wyświetlić listę jedynie tych wiadomości, które posiadają załączniki. Może do tego dołożyć również maile z załącznikami od konkretnego nadawcy. Szybko, łatwo i przyjemnie. Polecam „po testować”.

Filtrowanie

Nie jestem zwolennikiem filtrowania poczty w taki sposób, by coś działo się bez mojej wiedzy czy jakiejś „akcji”. Chodzi o sam fakt przenoszenia wiadomości do folderów i tym podobne. Sam filtry mam ustawione jedynie do przypisywania kategorii, etykiet do wiadomości i - głównie na podstawie adresu nadawca czy fakty „bycia” w konkretnej książce adresowej. Ułatwi mi to późniejszą organizację poczty i staje się ona czytelniejsza.

Podsumowując

Jak wspomniałem na początku opisywane czynności czy nazwijmy to delikatne porady nie muszą być idealnie, czy dopasowane do każdego. Chodziło bardziej o nakreślenie możliwych rozwiązań, które pozwolą nam cieszyć się z korzystania z poczty, a nie bycia jej niewolnikiem czy otwierania jej z pochmurną miną. Można także zaoszczędzić sporo czasu — przykładowo poprzez wspomniane szablony.

Oczywiście każdy ma własne zdanie dotyczące danych kwestii nie zamierzam go w żaden sposób podważać, czy obrażać kogokolwiek w jakikolwiek sposób. Przepraszam także za ewentualne błędy.  

porady inne

Komentarze

0 nowych
2099   8 #1 18.05.2014 11:32

I tak właśnie mam u siebie w firmie, oprócz grupowania- bo tu za często zdarzało mi się że odpisywałem właściwie nie musząc tego robić bo mail był na "serwis", lub "kontakt" w naszej domenie. Mam dostęp do tych maili ale tylko dla informacji, jednak skoro był w odebranych a treść do mnie przemawiała to odpisałem :). Dla lepszej czytelności dodatek Quickfolders, z genialnymi opcjami kolorowania folderów i super menu kontekstowym w belce na środku. Ogólnie Thunderbird jest świetny- tylko to ciągłe zapychanie skrzynki.

MeHowG   6 #2 18.05.2014 11:34

Dobre rady, choć wystarczy systematyczność i utrzymywanie porządku w poczcie. Nigdy z tym nie miałem problemu. A dla wielu same ustawianie opcji widoku i temu podobnych i tak nie pomoże, bo co tu zrobić jak ktoś ma ponad 10 tysięcy lub więcej nawet wiadomość, w tym z mega załącznikami, ofertami, reklamami i temu podobnym śmietnikiem, zbierane od lat i teraz nagle zaczyna mieć z tym problem? :)

Piotrek2255   11 #3 18.05.2014 12:20

A nie lepiej podpiąć wszystkie skrzynki np. pod Gmaila czy Outlooka, ustawić stosowny filtr i się nie przejmować usuwaniem, archiwizowaniem, układaniem i skakaniem po folderach? Dlaczego ma to robić człowiek skoro sama poczta też potrafi?

Ja jestem wielkim zwolennikiem programów pocztowych, wielkim fanem TB ale muszę to powiedzieć, to co ostatnio dzieje się z programami pocztowymi, a zwłaszcza z TB, uniemożliwia przyjemną pracę z pocztą. Dla mnie TB skończył się gdzieś w okolicach 2011 roku, od czasu wielkich zmian wolę się "męczyć" z web klientem.

MrQ   8 #4 18.05.2014 12:30

@Piortek2244 bo nie każdy chce sprzedać (a raczej oddać) swoich maili Googlowi?

Piotrek2255   11 #5 18.05.2014 12:32

@MrQ oh, daj spokój, nie ma usługodawcy który z "kimś" nie współpracuje, ale never mind, Gmail i Outlook były tylko przykładem te same rzeczy potrafią wykonywać wszystkie dostępne na rynku usługi pocztowe.

alucosoftware   7 #6 18.05.2014 12:54

@arlid
Bardzo interesujący temat i fajny wpis.

Komunikacja drogą mailową zajmuje mi dziennie co najmniej 1,5 godziny.

Nie przepadam za webowymi klientami, a że lubię proste i domyślne rozwiązania to korzystam z klienta Windows Live Mail 2012 z paczki "Podstawowe programy Windows", który wygląda i działa podobnie do Thunderbirda. Nie zamieniłbym go na żaden inny :)

Największą bolączką naszych czasów jest niechciana poczta i żaden filtr nie zastąpi odpowiedniego zarządzania adresem własnej poczty (świadome unikanie spambotów). Niestety adresaci naszych wiadomości nie zawsze posiadają odpowiednią wiedzę i często przez bezmyślność przesyłają całą swoją listę kontaktów (w tym nasz e-mail) w postaci łańcuszków, życzeń i tym podobnych wiadomości - don't do that! ;)

arlid   14 #7 18.05.2014 13:11

Dzięki za komentarze.

@2099
Owszem dodatkami także można zdziałać cuda. Co do niektórych trzeba się przyzwyczaić, ale jak już je dopasujemy do siebie — mogą wiele pomóc.

@MeHowG
Nawet jak jest ich i 10 tysięcy część można się szybko pozbyć za pomocą wyszukiwania. Często np. w newsletterach mamy fragment mówiący o wypisaniu się — wystarczy wyszukiwać maile zawierające taką treść. Podobnie z informacjami o prywatnych wiadomościach na forum. W mgnieniu oka możemy usunąć nawet 200 wiadomości na raz. Co prawda to wierzchołek góry względem 10 tysięcy (oczywiście przykładowych), ale da się — wystarczy chwila samozaparcia.

@Piotrek2255
Owszem da się, ale co zrobić jak zabraknie internetu, a załóżmy, że potrzebujemy podać telefonicznie jakieś dane z już wysłanego maila? Lub np. w odebranych mamy numer telefonu działu obsługi? Każde rozwiązanie będzie dobre względem wymagań mu stawianych :)

@alucosoftware
Dzięki za komentarz. mam nadzieję, że chociaż jedna z tych „porad” Ci się przyda i dojdziesz również do swojej „czystej” skrzynki. No :P To ja nawet dołożyłem Ci pracy na te 1,5h xD

rasgan   2 #8 18.05.2014 13:24

Inbox Zero - tak to się zwie. Znakomicie się do tego nadaje Gmail z dodatkami. Niestety nie pamiętam jaksię ten dodatek nazywał (Active mailbox czy cuś, pisali o nim na livehacker.pl). Ogólna zasada jest taka, jeśli coś zrobisz w przysłowiowe 2 minuty to to robisz, jeśli nie to etykietujesz (wymaga akcji, czekaj, później, mało ważne itp) i lecisz do następnego maila. Jak skończysz ze skrzynką odpalasz filtrowanie maili tylko TODO i jedziesz z koksem.

arlid   14 #9 18.05.2014 13:27

@rasgan
Tak, generalnie "czysta" skrzynka, o której mówiłem to ta zasada. Niemniej ja ją mam troszkę zmodyfikowaną.

  #10 18.05.2014 13:35

Ze swojej strony poleciłbym claws-mail. Posiada funkcje filtrowania wiadomości i segregowania do różnych katalogów po temacie, odbiorcach i innych nagłówkach. Domyślnie posiada z 20 wtyczek, które dodają np. renderowanie HTML, powiadomienia w każdej możliwej formie.

  #11 18.05.2014 13:49

czysta skrzynka to podstawa i dla mnie dwie zasady co zarchiwizować to od razu zarchaizować a co jest śmieciem od razu zablokować na serweku a u mnie blokada polega na tym ze skasuj od razu wykonuje to filtr . I mamy czysto miło i spokojnie . Mimo ze poczta staruje z systemem nie mam śmieci i niepotrzebnego zawracania du...

freyah   16 #12 18.05.2014 18:14

Ja w skrzynce roboczej mam totalny burdelu, jak nie ja, i chyba nigdy go nie ogarnę :P

fankofil   4 #13 18.05.2014 19:20

Przydatny wpis, dzięki. Jedna uwaga - chyba powinno być "Nic prostszego", a nie "Nic bardziej trudnego" =P

arlid   14 #14 18.05.2014 19:46

@freyah
Dasz radę. Kobiety mają większe samozaparcie xD

@fankofil
Dzięki, faktycznie :P

yuwo   8 #15 18.05.2014 20:13

W TB nieocenione są etykiety. W zasadzie na tym opiera się moje filtrowanie poczty. Dzięki temu mogę bez problemu ogarnąć dużo mejli w krótkim czasie. Mejle porządkuje właśnie etykietami. Jest to wygodniejsze niż przenoszenie do osobnych folderów (lepiej się wyszukuje). Do tego, jeśli mejl jest szczególnie ważny, oznaczam go dodatkową etykietą. Oczywiście przenoszenie przeczytanych mejli od razu do archiwum to podstawa. "Inbox zero" rządzi :-)

Jeszcze jedno. Mejle "spamowe" i mało ważne filtruje w taki sposób, że podczas tworzenia reguły nadaje im wyblakłe kolory. Dzięki temu wszystko co ważne od razu rzuca się w oczy.

jasieczek   6 #16 19.05.2014 00:34

@arlid Tylko co przejrzystość ma wspólnego z produktywnością ?? http://mfiles.pl/pl/index.php/Produktywno%C5%9B%C4%87

  #17 19.05.2014 09:29

Thunderbird... taaaa. Kosiarką tez można dojechać nad morze. Nawet powstał o tym film

MeHowG   6 #18 19.05.2014 10:29

@arlid - szczególnie jak się komuś nie chce już uruchomić program pocztowy, bo poczta zajmuje kilkanaście lub kilkadziesiąt "giba" :). Poza tym jak bałaganiarza zmusić do trzymania porządku lub posprzątania śmietnika? Chyba najlepiej nauczką :D jak straci całą pocztę :), choć i to nie pomaga. A przecież ja komuś nie będę tego robił.

kstarski   5 #19 19.05.2014 12:06

Mój email to moja "to-do lista". Jeżeli ciągle mam jakieś maile w odbiorczej to znaczy, że mam coś jeszcze do zrobienia.

Wszystkie odpowiedziane maile trafiają do archiwum (w gmailu można dodać przycisk "send & archive".

Dojście do Inbox 0 daje wiele satysfakcji i ulgi, że nic nam nie wisi nad głową.
Kiedyś trzymałem w skrzynce rzeczy do przeczytania, jak dostałem od kogoś ciekawy link itd. Teraz to wszystko przenoszę do apki Pocket, żeby móc wyczyścić danego maila ze skrzynki :D

freyah   16 #20 19.05.2014 12:24

@arlid, tak jak w prywatnych mailach mam porządek i na bieżąco kasuję to co nie jest mi już potrzebne to w pracy się nie da :( Czasem muszę dobić się do jakiegoś maila sprzed kilku-kilkunastu miesięcy i nie ma zmiłuj się- wszystko muszę dusić w tej skrzynce :/ Z 2,5GB mam zajęte 1,7GB

arlid   14 #21 19.05.2014 18:41

@yuwo
Ciekawy sposób z tym "wyblaknięciem" :)

@jasieczek
Wydawałoby się, że niewiele. Jednak jak jest przejrzyściej coś można zrobić szybciej i sprawniej, a nawet minimalna oszczędność czasu lub większa wydajność to już coś :D

@freyah
Nie możesz tego zarchiwizować? :P Wtedy i tak masz dostęp do starych wiadomości, a "bieżące" masz uporządkowane :)

2099   8 #22 21.05.2014 12:10

@freyah u mnie w firmie 3 konta mailkowe i archiwum od 2008 r. zajmuje 21 GB, zginął bym jak Andzia w pokrzywach gdybym tego nie poukładał w folderach lokalnych i filtrach. Thunderbird to potężne narzędzie, z dodatkami: Lightning, Quickfolders, Quicktext, oraz Quicknote (dużo tych Quicków) no i Correct Identity aby łatwiej zachować ciągłość korespondencji. No i jeszcze magiczny Return Receipt toolbar button, który powinien być domyślny.
Używacie jeszcze czegoś zwiększającego produktywność?

arlid   14 #23 21.05.2014 18:46

@2099
"Używacie jeszcze czegoś zwiększającego produktywność?"

Masz na myśli pocztę czy inne aspekty tez? Niedługo postaram się umieścić kolejny wpis z ciekawostkami. Czasami można dojść do zaskakujących wniosków :P

2099   8 #24 21.05.2014 20:38

Np. polecacie jakieś dodatki do Thunderbirda albo przeglądarek? Niby wszystko wuyczytać można w sieci a wolę z polecenia potestować

  #25 26.08.2015 12:47

Ja w firmie mocno używam folderów i automatycznego filtrowania wiadomości Thunderbirda - jak właśnie policzyłem mam ich aktualnie 19.
Filtry to bardzo mocne narzędzie TB - można w zasadzie obsłużyć każdy rodzaj wiadomości - w szczególności spam (np. jeśli mail jest do wszystkich, a nie konkretnie do Ciebie).
Przy ściąganiu poczty wpada mi np. 30 wiadomości, które automatycznie przerzucane są do właściwych folderów "projektowych".
Dzięki temu racjonalnie zarządzam czasem - w danej chwili zajmuję się konkretnym projektem, po czym przechodzę na inny projekt.
Oczywiście na końcu rzucam okiem na folder [spam], czy nie zaplątało się tam tam coś pożytecznego.

  #26 26.08.2015 12:55

@2099:
Ja używam Lightninga (kalendarza), który przy użyciu pluginu EWS synchronizuje się z Exchangem (używanym u nas w firmie) - cała komunikacja (zaproszenia na spotkania) z Outlookami spisuje się bardzo dobrze.
Używam też Signature Switch, którym błyskawicznie mogę przełączać różne sygnaturki (podpisy) np. skróconą, rozbudowaną, oficjalną/firmową.
A jako skin używam dodatku Silvermel, bo mi się podoba ;)