Strona używa cookies (ciasteczek). Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianach ustawień. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.    X

Przedświąteczny problem …? Korespondencja seryjna w OpenOffice.org

Przed świętami spadł na mnie obowiązek wydrukowania wkładek do kart świątecznych. Pierwsza myśl jaka się mi nasunęła - korespondencja seryjna załatwi sprawę, gdyż treść życzeń była niezmienna tylko adresat się zmieniał. I wszystko było by bez problemu, gdyby nie to, że na komputerze, na którym miał odbywać się druk nie ma pakietu biurowego. Aby nie martwić się o licencje i ponosić dodatkowych kosztów postanowiłem zainstalować darmowy pakiet OpenOffice.org w wersji 3.2.1.

Jako wieloletni użytkownik pakietu biurowego z rodziny Microsoftu znam schemat potrzebny do stworzenia korespondencji właśnie w tym pakiecie. Opiszę metodę najbardziej zbliżoną do tej, którą znają użytkownicy Microsoft Office.

Baza adresatów znajduję się w arkuszu kalkulacyjnym (OpenOffice.org Calc). Dlaczego tak? A może skorzystać z kreatora tworzenia bazy adresatów? Ja posiadałem bazę stworzoną rok temu w Excelu, więc przekonwertowanie jej do OpenOffice.org Calc nie stanowiło problemu. Myślę, że ten sposób tworzenia bazy adresatów jest bardziej przejrzysty niż za pomocą wbudowanego kreatora.
Treść i adresaci znajdują się w dokumencie tekstowym OpenOffice.org Writer.

Więc do dzieła.
W edytorze tekstowym (OpenOffice.org Writer) klikamy Wstaw->Pola->Inne. W oknie pola, które nam się pojawi wybieramy zakładkę Baza Danych i jako typ wybieramy Pole listu seryjnego. Następnie klikamy przeglądaj i wskazujemy nasz plik z bazą adresową. (W moim przypadku jest to arkusz kalkulacyjny zawierający kolumny imię i nazwisko). Od razu na liście Wybór bazy danych pojawia nam się baza. Możemy wtedy zobaczyć jakie arkusze zawiera i nazwy pól. Następnie wybieramy pola, które mają być w naszym dokumencie i klikamy wstaw. Pojawiają się nasze pola (jeśli mamy ustawione cieniowanie pól to są one zaznaczone na szaro. Możemy je włączyć Widok->Cieniowanie pół, lub za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+F9). Tu jest znacząca różnica w porównaniu do MS Office mianowicie nie mamy osobnej kary do korespondencji seryjnej (automatycznie menu do zarządzania bazą nie jest wyświetlane). Aby zamienić nazwy pól na nasze dane należy włączyć widok bazy danych (Widok->Źródła danych lub F4; cześć zaznaczona czerwoną ramką). Później wybieramy rekord, który nas interesuje i klikamy na niego z lewej strony (2) tak, aby wszystkie pola w danym wierszu zostały znaczone i klikamy ikonkę Dane na pola (1), która znajduje się powyżej naszej listy adresowej. W dokumencie widzimy efekt w postaci imienia i nazwiska. Niestety przechodzenie między kolejnymi rektorami nie jest możliwe za pomocą przycisków znajdujących się poniżej listy adresów. Należy w każdym przypadku zaznaczyć interesujący nas wiersz i kliknąć Dane na pola (1).
Jedynie co nam pozostało to wydrukowanie naszej korespondencji, mamy do wyboru dwie metody:
1.W naszym dokumencie z polami korespondencji seryjnej klikamy drukuj i wyświetli nam się komunikat z zapytaniem czy chcemy wydrukować listy seryjne. Klikamy Tak i mamy okno drukowania korespondencji z możliwością wyboru rekordów do druku.
2.Generujemy nowy dokument zawierający wszystkie osoby z bazy adresowej. Klikamy Narzędzia->Kreator korespondencji seryjnej następnie wybieramy Krok 1 Użyj bieżącego dokumentu->Dalej Krok 2 jako typ wybieramy list->dalej W metodzie opisanej przezemnie pola i zwrot grzecznościowy były wstawiane ręcznie więc krok 3,4,6 pomijamy klikając dalej. Po wykonaniu następujących czynności generowany jest nowy dokument z naszymi danymi z bazy, który możemy zapisać i wydrukować. 

Komentarze

0 nowych
Meszuge   16 #1 31.12.2010 11:28

A nie szybciej i prościej było wypisać tych kilkaset kart ręcznie? :-)

  #2 02.02.2011 14:17

Dziękuję Ci dobry człowieku za ten opis - zaoszczędziłeś mi wiele szukania po necie...

Swoją drogą czy da się zapisać jakoś tą korespondencje seryjną do pliku żeby potem móc do niej wrócić - mi zapisuje informacje na rekordzie i na tym koniec- muszę za każdym razem od nowa definiować pola....

Wielkie dzięki raz jeszcze :)

max1910   7 #3 04.02.2011 09:39

@whami: Jeżeli Cię dobrze zrozumiałem to pytasz o plik ze zdefiniowanymi polami korespondencji, do którego można wrócić i coś zmienić. Należy dokument ze zdefiniowanymi polami po prostu zapisać (Plik->Zapisz). Pomijasz w moim opisie punkt 2 (Kreator korespondencji seryjnej).

  #4 07.02.2011 10:32

Pomocy - chcę w korespondencji seryjnej użyć kwot z pliku Excela - problem polega na tym że OO nie widzi dokładnie kwoty w takiej postaci jak ona występuje - tj. w arkuszu jest "372,20" - dwa miejsca po przecinku, a korespondencja seryjna wypuszcza mi tylko "372,2", zera na końcu w cyfrach są ignorowane...
Jak sprawić aby całe kwoty się pojawiały - nie umiem zmienić wpisu w Calcu na bezwzględną wartość zapisaną w komórce 372,20 (komórka wyświetla normalnie pełną wartość po wejściu w nią okazuje się że to liczba bez zera na końcu).
To sprawa życia lub śmierci....mojej niestety...

max1910   7 #5 07.02.2011 12:31

@whami: Klikasz na pole w którym jest liczba dwa razy, pojawia się okno Edytuj pola: Bazy danych. W tym oknie masz Format zmieniasz z Bazy danych na opcję drugą Użytkownika i obok masz listę rozwijaną na której wybierasz format, który Cię interesuje. W Twoim przypadku opcja trzecia. Napisz czy pomogło. Pozdrawiam!

  #6 07.02.2011 14:21

max1910 - jesteś wielki - teraz wartości wyświetlają się tak jak powinny :)

Ale jeśli mogę kolejne pytania:

1/ Po wskazaniu Pola->Inne->Bazy danych dodałem kilka plików Excela do utworzenia korespondencji...
Problem polega na tym, że OO cały czas ma raz dodane pliki w pamięci - występują na liście "Wybór bazy danych"... Jak je z tej listy usunąć ?

2/Jeszcze o problemie zapisywania: Zapisany dokument w którym zdefiniowałem pola (są przyciemnione na szaro) po zapisaniu i zamknięciu OO, przy powrocie do tego samego dokumentu staje się zwykłym napisem (a więc z pola zakreślonego na szaro, po zapisaniu i zamknięciu, jeszcze raz uruchomiony dokument daje mi zwykły tekst - nie jest on w żaden sposób powiązany z bazą w pliku - to zwykły tekst).
Oczywiście lokalizacja pliku z danymi się nie zmieniła...
Używam OO 3.2.1 z najnowszą Javą.
Nie mam pomysłu czemu tak jest....za każdym razem muszę pola na nowo definiować....

max1910   7 #7 07.02.2011 15:05

1/ Klikasz Widok->Źródła danych lub F4 pojawia się okno zaznaczone na rysunku czerwoną ramką. Klikasz prawym przyciskiem myszy na nazwę bazy którą chcesz usunąć z listy. Wyświetlają Ci się dwie możliwości Edytuj plik bazy danych i Edytuj plik bazy danych klikasz opcję tą drugą. Pojawia Ci się okno zarejestrowane bazy danych, następnie klikasz na nazwę bazy którą chcesz usunąć i klikasz przycisk usuń poniżej, potwierdzasz usunięcie i już baza zniknęła z listy.

2/ Czy zastosowałeś się do wskazówek, które pisałem w komentarzu powyżej? Czy zapisywałeś dokument przy pomocy kreatora korespondencji seryjnej?

  #8 09.02.2011 11:47

max1910

Dziękuję bardzo, że dbasz o swoich czytelników - m.in. moją skromną osobę i nie pozostawiasz ich pytań bez odpowiedzi...

Korespondencja seryjna w OO to już dla mnie nie problem - dzięki twojej osobie...

Inna kwestia, że odnośnie innych przydatnych funkcji których nie mogę znaleźć w OO a są w MS Office "na wierzchu" jest od groma - może zainspiruje Cię to do napisania kolejnych wpisów ?

W razie czego służę listą moich problemów ;)

Jeszcze raz dziękuję i pozdrawiam - za chęć niesienia pomocy innym...

max1910   7 #9 09.02.2011 17:19

@whami: Cieszę się, że mogłem pomóc. Co do pociągnięcia tematu dalej dlaczego nie..? Bardzo chętnie zajmę się zagadnieniem szerzej. Proszę prześlij listę problemów. Napisz tutaj lub zachęcam do kontaktu ze mną. Namiary masz w profilu.

  #10 21.02.2011 15:17

Witam, podrzucę mój problem: moje listy seryjne są małe i zajmują 1/4 kartki A4. Z oszczędności papieru chcę na jednej kartce wydrukować listy do czterech różnych osób (na dodatek z dupleksem). Mimo prób nie mogę znaleźć rozwiązania.
Jest to możliwe?

max1910   7 #11 21.02.2011 18:31

@Bu: Pytasz o rozwiązanie tego problemu w pakiecie biurowym MS Office czy OpenOffice.org?

  #13 24.03.2011 14:55

Witam

A ja mam pytanie w sprawie powrotu do pierwszego rekordu....
mianowicie jak mam 2 dane osobowe to po wypisaniu pol w postaci
(nastepny_rekord)
(nastepny_rekord)
(nastepny_rekord)

pojawiają się tylko dwa pierwsze (co jest oczywiste bo w bazie są tylko dwie osoby), A co zrobić gdybym chciał zrobić iteracje od początku (czyli żeby w trzecim polu pojawiło się znów 1 osoba)...czy istnieje jakiś znak/pole które wraca na początek bazy?...w tekście muszę się odwoływać do serii danych w kilku miejscach więc na pewno muszę stosować znacznik(nastepne_pole)

  #14 24.03.2011 15:30

postaci imie_nazwisko nastepne pole
imie_nazwisko nastepne pole
imie_nazwisko nastepne pole

..w pierwszym poście chyba coś się nie wpisało

max1910   7 #15 25.03.2011 12:44

@luki364: Witaj dość ciekawy problem. W OO jest opcja pola dowolny rekord, ale na tą chwile nie wiem jak odwołać się do pierwszego pola (odwołuje się do drugiego). Jest w ustawieniach opcja numer rekordu, ale przy nr 1 nie działa. Podejrzewam, że trzeba zastosować odpowiedni warunek. Postaram się nad tym jeszcze zastanowić. Jakby udało Ci się to rozwiązać daj znać.

  #16 25.03.2011 13:57

Na jakiej wersji OO pracujesz? Ja na 3.1 i niestety nie udaje mi się jak na razie wstawić żadnego rekordu (przy domyślnym warunku TRUE....ale też mi się wydaje że to coś z warunkami...)jak znajdę rozwiązanie na pewno dam znać(muszę znaleźć, więc muszę dać znać :) )

max1910   7 #17 25.03.2011 14:36

@luki364:Ja pracuje na wersji OO 3.2.1. Zachęcam do kontaktu (namiary masz w profilu) to prześlę Ci swój plik z bazą. Możliwe, że coś jest zmienione.

max1910   7 #18 25.03.2011 14:46

@luki364: A sprawdzałeś po wygenerowaniu dokumentu wynikowego czy na podglądzie? Na podglądzie nie ma efektu tylko po wygenerowaniu korespondencji.

  #19 01.04.2011 14:28

używam teraz wersji OO 3.3...aby wrócić do danego rekordu i listowac jeszce raz po danych należy użyć opcji dowolny rekord z warunkiem TRUE (można wpisać też inne), natomiast powrót do pierwszego rekordu następuje po wpisaniu 2 (nie wiem dlaczego ale tak działa)....co ważne przy pierwszym pobieraniu za ostatnim rekordem nie może być pole następny rekord (bo nie zadziała)....i niestety wielokrotne powracanie do rekordów działa dla ustalonej liczby rekordów (czyli należy stworzyć formularz np dla 5 osób i odzielny dla 4 osób itd...w razie czego moge dokładnie wytłumaczyć...

max1910   7 #20 04.04.2011 09:52

@luki364: Dobrze Cię zrozumiałem?
Osoba pierwsza
Osoba druga
I jeszcze raz te same osoby.
Osoba pierwsza
Osoba druga

* Warunek ture rekord 2

max1910   7 #21 05.04.2011 07:42

@luki364:W poprzednim wpisie wycięło mi nazwy pól. Miało być
Osoba pierwsza (imię) (nazwisko) (następny rekord)
Osoba druga (imię) (nazwisko)
I jeszcze raz te same osoby.
Osoba pierwsza (dowolny rekord*) (imię) (nazwisko) (następny rekord)
Osoba druga (imię) (nazwisko)

* Warunek ture rekord 2

  #22 04.05.2011 10:11

Przepraszam za aż tak duże opóźnienie...

Dobrze, o to mi chodziło...
Tak właśnie działa...ale jedyną niedogodnością jest właśnie to że trzeba mięć arkusz gotowy pod daną liczbę osób.

  #23 14.06.2011 15:53

Witam, mam do wyslania 180 listów.
Zrobilam tabelke w openoffice calc, postępowalam zgodnie ze wskazówkami, ale w ogóle nie wyszukuje sie ta baza, mimo ze tez w takim formacie ją zapisalam. co jest nie tak?

  #24 20.09.2011 07:49

Wsiadam rano do auta, przekręcam kluczyć i silnik się nie uruchamia. Co jest nie tak? :) Masakra.

  #25 05.11.2011 18:44

@Anke

Prawdopodobnie tworząc swoją bazę przy pomocy Calca nie zapisałaś jej w formacie Exela.

  #26 23.11.2011 22:12

Wielkie dzięki kolego. Dodaje otuchy fakt ze ktoś poświęca swój czas dla innych...

  #27 04.12.2011 11:37

Serdecznie Panu dziękuję za ten jasny poradnik.

Udało mi się zrobić wszystko tak jak Pan napisał.

Ale mam pytanie, jak wykorzystać tę korespondencję seryjną do korespondencji e-mail?

Z wyrazami szacunku,
Leszek Templewicz

  #28 26.03.2012 10:58

Witam, mam problem z drukiem etykiet. Dane w arkuszu mam rozbite na nazwę firmy, nazwę ulicy, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj. Problem pojawia się gdy w kolumnie z numerem lokalu pojawi się np: 27B. W tym momencie nie widzi mi pozostałych komórek w kolumnie gdzie jest tylko numer, bez A czy B itd. Czy spotkał się już ktoś z takim problemem?

  #29 13.06.2012 22:00

Witam,

Dzięki za wyjaśnienia odnośnie zrobienia korespondencji seryjnej w OO, ale... nie wyświetlaja mi się komórki w których sa same cyfry. Te pola robia się w dołączonym arkuszu puste. Jak to mozna naprawić?

  #30 07.09.2012 10:12

Przeglądanie wstawionych danych jak w MS Office możliwe jest z w OpenOffice/LibreOffice poziomu Kreatora korespondencji seryjnej w punkcie 6. Edytuj dokument wybiera się odbiorcę (po numerach rekordów) i dane podstawiane są na podglądzie.

  #31 11.02.2014 08:08

Witam,
Czy możecie mi podpowiedzieć co jest nie tak z moją wersją OO 3.3.0 - kilka dni temu zasiadłem przed taką wersją zainstalowaną w biurze i zostałem poproszony o zaadresowanie kopert. Oczywiste działanie - zacznę od korespondencji seryjnej - i tu zonk - koledzy powiedzieli że nigdy ona nie działała - pomyślałem że pewnie nie wiedzieli jak się za to zabrać i sam zabrałem się do pracy. Jakie było moje zdziwienie kiedy po załadowaniu bazy danych z klientami (plik .ods) poprzez polecenie Wstaw->Pola->Inne nijak nie mogę go załadować do pliku .org. Po prostu nie ma polecenia WIDOK->ŹRÓDŁA DANYCH (F4) !!! Czy da się temu jakoś zaradzić ??
Pozdrawiam,
mrdorian

  #32 11.02.2014 09:43

Witam,
Czy możecie mi podpowiedzieć co jest nie tak z moją wersją OO 3.3.0 - kilka dni temu zasiadłem przed taką wersją zainstalowaną w biurze i zostałem poproszony o zaadresowanie kopert. Oczywiste działanie - zacznę od korespondencji seryjnej - i tu zonk - koledzy powiedzieli że nigdy ona nie działała - pomyślałem że pewnie nie wiedzieli jak się za to zabrać i sam zabrałem się do pracy. Jakie było moje zdziwienie kiedy po załadowaniu bazy danych z klientami (plik .ods) poprzez polecenie Wstaw->Pola->Inne nijak nie mogę go załadować do pliku .org. Po prostu nie ma polecenia WIDOK->ŹRÓDŁA DANYCH (F4) !!! Czy da się temu jakoś zaradzić ??
Pozdrawiam,
mrdorian

  #33 13.12.2014 11:03

Drukuje mi się ten sam rekord w postaci kilkunastu etykiet na całej stronie. Kolejny rekord drukuje się dopiero na następnej stronie i tak dalej. Jak sobie z tym poradzić?