Strona używa cookies (ciasteczek). Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianach ustawień. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.    X

Organizacja czasu

Dorwałem ostatnio książkę „Zarządzanie czasem. Strategie dla administratorów systemów” Thomasa Limoncelliego wydawnictwa Helion. Nie żebym nie radził sobie w tej kwestii jednak z czystej ciekawości postanowiłem przeczytać tą pozycję.

Natrafiłem w niej na fajny rozdział poświęcony marnowaniu czasu na czytanie wiadomości z grup dyskusyjnych, RSS, maili, komunikatorów. Po głębszym zastanowieniu i tygodniowym wyliczeniu ile czasu poświęcam na poszczególne czynności przeraziłem się.

Okazało się, że jednak mógłbym zoptymalizować niektóre czynności.

Krok 1. RSS

Czytanie wiadomości nagromadzonych w czytniku RSS zajmowało mi dziennie 2 godziny dziennie. Dlaczego aż tyle? Ponieważ dawno temu dodawałem kanał ze strony, na której byłem, co najmniej raz. Uzbierało się tego sporo, a i tak ponad połowy nie przeczytałem. Dodatkowo pojawił się problem dublowania newsów, tzn. na wielu portalach występowały te same newsy. Niektóre nawet żywcem przekopiowane z innych portali. Więc jaki jest sens w czytaniu po raz 10 tego samego? 200 kanałów poszło w kosz. Czytnik RSS odpalam raz na 2 dni. Teraz czytanie RSS zajmuje mi godzinę. Wynik + 3 godziny dla mnie. BTW Program RSSOwl pozwala wybrać, co jaki czas dany kanał ma się synchronizować. Polecam ten program wszystkim tym, co chcą efektywnie zarządzać kanałami RSS

Krok 2. Poczta

Czytanie poczty zajmowało mi około godziny. Zarówno prywatnej jak i firmowej. Czemu tak długo? Ponieważ na moją skrzynkę przychodziła masa powiadomień, potwierdzeń, komunikatów. Komunikaty odnośnie sprzętu usunąłem z poczty. Dlaczego? Z dwóch bardzo ważnych powodów: Przeniosłem komunikaty do czytnika RSS (Dell, Lenovo oraz HP oferują taką możliwość), pousuwałem powiadomienia z grup dyskusyjnych oraz for internetowych. Wprowadziłem zasadę czystej skrzynki odbiorczej oraz zacząłem korzystać z zakładki zadań i kalendarza w programie MS Outlook. Pozapisywałem sobie hasła do portali w programie Keepass, aby nie tracić czasu na ponowną rejestrację lub czekania na maila z nowym hasłem. Naprawdę przynosi to efekty. Zniknął problem z niedopowiedzianymi mailami, które ginęły w potoku powiadomień i innych śmieci. Każdy mail zaraz po przyjściu, jeśli nie jest przetwarzany przez regułę zostaje rozpatrzony i przeniesiony do odpowiedniego folderu / kosza. Teraz załatwienie poczty zajmuje mi około 20 minut dziennie

Krok 3. Komunikatory

Wydawało mi się, że nie mam problemu z komunikatorem, ponieważ nie prowadzę zbyt długich rozmów. Jednak podczas pisania dokumentacji sieciowej – gdzie trzeba być skupionym – przeszkadza. Ciągła zmiana statusów przez znajomych bardziej lub mniej znajomych ludzi irytowała. Dlatego nauczyłem się włączać tylko wtedy, kiedy mam na to czas, a nie ze startem systemu. Wynik? +2 do koncentracji :P

Krok 4. Harmonogram zadań

Wiedziałem, że jest coś takiego używałem przez pewien czas, jednak później przestałem go stosować w ogóle. Nie wiem, dlaczego. Harmonogram pamięta za nas o zaplanowanym zadaniu konserwacji komputera, nie potrzeba tym sobie zaśmiecać mózgu. Dlaczego warto konserwować system, tego chyba nie muszę nikomu tego tłumaczyć? Wiadomo jednak, że jest to proces czasochłonny, więc najlepiej, aby proces odbywał się wtedy, kiedy nie absorbuje komputera potrzebnego do pracy. Ja rozwiązałem to w ten sposób, że zaplanowałem konserwację na noc z wtorku na środę. Zostawiam komputer na noc gdzie wykonuję się następujące czynności:

>> punkt przywracania systemu
>> kopia ważnych plików oraz poczty
>> czyszczenie katalogu temp
>> defragmentacja
>> skanowanie antywirusowe – pełne

Z wykonania każdej czynności dostaje raport mailowy, który porównuje z logami. O oszczędności czasu nie muszę mówić bo to chyba oczywiste. Wynik + 5 godzin

Tym osobą, które chcą lepiej zorganizować sobie czas polecam podaną na wstępie książkę, w której wspaniale zostało to opisane, szczególnie jeśli jest się z gałęzi IT. Jest ona cienka, pewnie dla tego aby można było znaleźć na nią … czas :P

W następnym wpisie chciałbym opisać jak przebiegła optymalizacja czasu w firmie. 

Komentarze

0 nowych
eth0   4 #1 27.10.2009 13:37

Zależy kto jak ma poukładane środowisko pracy, w evolution od dawna korzystam z filtrów i w zależności od kogo dostaje e-mail, to jest on odpowiednio przetwarzany przez filtr. Komunikator jeśli pracuje jest zupełnie wyłączony, chociaż ja mam ustawione tak, że nie powiadamia mnie o zmianie statusu, to i tak go wyłączam. Kanałów rss mam tylko pięć, więcej mi nie potrzeba. Zanim wezme się za coś staram się zawsze dokładnie zaplanować co mam do zrobienia i ile może mi to zająć. Wydaje się może to głupie podejście, planować każdy dzień, ale to pomaga mi zaoszczędzić sporo czasu i przewidzieć pewne problemy, które zawsze się pojawiają. Z tym problemem pomaga mi narzędzie "zadania" w evolution. Kiedy człowiek przyzwyczaji się do takiego systemu pracy, wie później ile jest w stanie zrobić i nie wrzuci sobie na jeden dzień za dużo pracy. Korzystam też inensywnie z CRM, dzięki czemu nie gubie się w kontaktach z klientami, wiem z kim i o czym rozmawiałem nawet jak minie rok czasu. Czasem może się zdarzyć, że w natłoku obowiązków zapomina się o niektórych sprawach do załatwienia, np.: pewien klient w sierpniu mnie poinformował, żebym na początek listopada przyszykował mu oferte odnośnie serwisu, wystarczy że dodałem to sobie w moim CRM do kalendarza i powiązałem z danym klientem, mogłem spokojnie zająć się swoimi sprawami bez obaw, że o tym zapomnę. Chociaż mam takie dni, że się zwyczajnie obijam, ale to chyba ludzkie;)

MaRa   8 #2 27.10.2009 16:08

Racja, nie ma sensu czytać wszystkiego, co inni wypisują. A często wypisują głupoty. Ja ostatnio na grupie dyskusyjnej fizyków pokłóciłem się, bo nawet nie wiedzieli, jak działa... koło (liczyli pęd jadącego samochodu względem jezdni, a siły od jezdni są pionowo, od poruszania się poziomo, więc nie mogą na siebie wpływać, samochód nie porusza się w pionie, nie ma więc pędu względem jezdni).
Informacje w internecie zaczynają przypominać wiadomości telewizyjne, bez przerwy jakaś papka, mało naprawdę istotnych rzeczy. Jak potrzebne informacje specjalistyczne, to lepiej kupić książkę i poczytać sobie. A w internecie to najwyżej można zapoznać się z aktualną ofertą jakiejś firmy, kiedy się wie, czego szukać.

borzole   4 #3 27.10.2009 19:17

Nie cierpię blogów, zazwyczaj śmietnik poukładany chronologicznie.

  #4 28.10.2009 17:23

@MaRa: jeśli od jezdni siły działają tylko pionowo, to jakim cudem auto przyspiesza/hamuje? Pewnych rzeczy nie należy pomijać, chyba że mówisz o jakimś konkretnym przypadku, który rozważaliście, a o którym tutaj za dużo nie powiedziałeś.

  #5 28.10.2009 20:27

Najważniejsze to używać głowy. Zazwyczaj to ja wszelkie informacje "przesiewam" sam, nie używam RSS bo i po co? Na co mi natłok informacji i to w przewadze zbędnych? Komunikator włączam sam, właśnie wtedy kiedy mam na to ochotę. Trochę dziwię się autorowi bloga, że ma z takimi rzeczami problem. To człowiek ma być PANEM komputera a nie odwrotnie. Pozdrawiam serdecznie - nabierzmy dystansu... odpocznijmy od zgiełku :)

borzole   4 #6 28.10.2009 22:54

RSS to akurat bardzo przydatne narzędzie, ja mam około 40 kanałów podłączonych do Google Readera (moim zdaniem najprostszy i najlepszy czytnik jaki istnieje). Wystarczy rozsądnie dobierać kanały i wyrzucać natychmiast te mało interesujące lub generujące szum. Nie czytam wszystkiego bo i poco, wybieram tylko interesujące newsy. Uważam, że stworzenie dzisiaj strony bez kanałów rss/atom jest strzałem w stopę.
Organizacja czasu to głupi temat. Jest mnóstwo metod, cudownych narzędzi tak papierowych jak i elektronicznych, ale prawda jest taka, że jeśli ktoś sam nie odróżnia rzeczy ważnych od tych, które może zrzucić na kogoś/coś (zautomatyzować) to nic mu nie pomoże.
Osobiście wziąłem sobie do serca zdanie wypowiedziane przez pewnego miliardera trampka "to jest głupie, zostaw to" i to jest chyba najlepsza rada dla tych, którzy tracą czas na mało istotne rzeczy jak czytanie tego tekstu :)

pow3r_shell   7 #7 29.10.2009 07:41

@borzole widać ty masz tego czasu pod dostatkiem bo nie dosyć, że przeczytałeś tekst to jeszcze udzielałeś kilku komentarzy . Tematem nie jest odróżnianie rzeczy ważnych od tych mniej. Tematem było jak czynności które i tak wykonujesz zabierały mniej czasu. Bo i tak ja muszę przeglądać pocztę sprawdzić RSS, przeprowadzić konserwację komputera.

borzole   4 #8 29.10.2009 09:48

Szybko czytam i jeszcze szybciej piszę ;P
Organizacja czasu to przede wszystkim oddzielenie rzeczy ważnych i pilnych od tych mniej istotnych. Jeśli i tak musisz coś wykonać, to temat przechodzi w logistykę, a tu można wyskrobać znacznie więcej czasu.
Just do it! Jak powiedział pewien dresiarz :)

normanek   4 #9 29.10.2009 18:16

@pow3r_shell, generator hasła i program do jego zapamiętywania to jedno z moich największych odkryć. Nie wyobrażam sobie teraz, bym mógł działać bez 1Password, który chroni wszystkie dane jednym bardzo długim, pogmatwanym, niesłownikowym hasłem. A chroni hasła jeszcze dłuższe i pogmatwane ;]
Inna sprawa to poświęcanie swojego czasu na duperele typu wiadomości, fora i komentarze niezwiązane z pracą. To zależy od trybu pracy i czy robi się to dla przyjemności, ale tylko w wolnym czasie... (tutaj w pełni podpisuję się pod słowami borzole) ;]
Co do komunikacji, w moim przypadku nie ma nawet komunikatora. Tylko dwa maile: dla wszystkich (praca, uczelnia), dla rodziny. E-mail jest sprzęgnięty z telefonem komórkowym, dlatego nie jest mnie trudno złapać tymi kanałami. A jeśli ktoś miałby mi głowę zawracać na żywo, to mam od tego telefon. Wiadomo, że komunikatory pozwalają pisać równolegle, ale czasami przerwa w odpisywaniu jest odbierany jako brak zainteresowania, dlatego warto skupić się na jednej osobie (i znikną - przy takim założeniu - wszystkie wady rozmowy telefonicznej vs komunikator) :]

@MaRa, mógłbyś naświetlić problem? Jeżeli na forum fizycznym fizycy się z Tobą kłócili, to albo źle podałeś jego istotę, albo faktycznie nie miałeś racji, ponieważ piszesz o problemie na poziomie MAXIMUM licealnym, jeśli nie gimnazjalnym (lub podstawowym - idąc starym systemem).

@borzole, Twoja definicja bloga jest najlepszym, co dzisiaj przeczytałem :]

  #10 29.10.2009 19:46

Ciekawy wpis. Zastanawiam się o ile mógłbym zagęścić mój czas;)

Acha: razi nieco "przeczytać tą pozycję" zamiast "przeczytać TĘ pozycję" oraz "tym osobą" zamiast "tym osobom".

pow3r_shell   7 #11 30.10.2009 16:57

@normanek - jak ja miałbym telefon sprzęgnięty z e-mailem to bym miał zapchaną skrzynkę w ciągu jednej nocy. Poza tym człowiek cały czas się uczy - Widzisz eth0 rozwiązał to w inny sposób niż Ty . Ten wpis był taką sondą - kto jak sobie poradził z tymi zagadnieniami. Poza tym czasami trudno rozgraniczyć czy latasz po forach dla przyjemności czy tez służbowo.
@Apeiron poprawię się na przyszłość - ale taka przypadłość informatyka (albo przynajmniej mnie) korzystającego z edytora tekstu do sprawdzania pisowni. W momencie kiedy mam napisać coś bez tego, to walę paskudne orty :P Analfabetyzm wtórny się to nazywa. Kiedyś byłem dobry w te klocki ale jak widać regres

normanek   4 #12 30.10.2009 18:15

@pow3r_shell, wydaje mi się, że dla tych, co muszą szukać dużo informacji w publicznych serwisach, aby pozostać na bieżąco, powstały pisma branżowe (vide: "czasami trudno rozgraniczyć, czy latasz po forach dla przyjemności, czy tez służbowo") ;]
Znam paru administratorów, którzy przyznają, że GG mają tylko na potrzeby prywatne, a całą resztę załatwiają via e-mail oraz telefon. Sam adminem nie jestem, więc podsuwam tylko doświadczenia innych. W każdym razie tego typu kanały informacji są olbrzymim pożeraczem czasu (jak telewizor i spotkania ze znajomymi - choć to już osobiste preferencje, czy ktoś czas spędzony przed TV i innymi uzna za czas stracony).