Przedświąteczny problem …? Korespondencja seryjna w OpenOffice.org
Przed świętami spadł na mnie obowiązek wydrukowania wkładek do kart świątecznych. Pierwsza myśl jaka się mi nasunęła - korespondencja seryjna załatwi sprawę, gdyż treść życzeń była niezmienna tylko adresat się zmieniał. I wszystko było by bez problemu, gdyby nie to, że na komputerze, na którym miał odbywać się druk nie ma pakietu biurowego. Aby nie martwić się o licencje i ponosić dodatkowych kosztów postanowiłem zainstalować darmowy pakiet OpenOffice.org w wersji 3.2.1.
Jako wieloletni użytkownik pakietu biurowego z rodziny Microsoftu znam schemat potrzebny do stworzenia korespondencji właśnie w tym pakiecie. Opiszę metodę najbardziej zbliżoną do tej, którą znają użytkownicy Microsoft Office.
Baza adresatów znajduję się w arkuszu kalkulacyjnym (OpenOffice.org Calc). Dlaczego tak? A może skorzystać z kreatora tworzenia bazy adresatów? Ja posiadałem bazę stworzoną rok temu w Excelu, więc przekonwertowanie jej do OpenOffice.org Calc nie stanowiło problemu. Myślę, że ten sposób tworzenia bazy adresatów jest bardziej przejrzysty niż za pomocą wbudowanego kreatora. Treść i adresaci znajdują się w dokumencie tekstowym OpenOffice.org Writer.
Więc do dzieła. W edytorze tekstowym (OpenOffice.org Writer) klikamy Wstaw->Pola->Inne. W oknie pola, które nam się pojawi wybieramy zakładkę Baza Danych i jako typ wybieramy Pole listu seryjnego. Następnie klikamy przeglądaj i wskazujemy nasz plik z bazą adresową. (W moim przypadku jest to arkusz kalkulacyjny zawierający kolumny imię i nazwisko). Od razu na liście Wybór bazy danych pojawia nam się baza. Możemy wtedy zobaczyć jakie arkusze zawiera i nazwy pól. Następnie wybieramy pola, które mają być w naszym dokumencie i klikamy wstaw. Pojawiają się nasze pola (jeśli mamy ustawione cieniowanie pól to są one zaznaczone na szaro. Możemy je włączyć Widok->Cieniowanie pół, lub za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+F9). Tu jest znacząca różnica w porównaniu do MS Office mianowicie nie mamy osobnej kary do korespondencji seryjnej (automatycznie menu do zarządzania bazą nie jest wyświetlane). Aby zamienić nazwy pól na nasze dane należy włączyć widok bazy danych (Widok->Źródła danych lub F4; cześć zaznaczona czerwoną ramką). Później wybieramy rekord, który nas interesuje i klikamy na niego z lewej strony (2) tak, aby wszystkie pola w danym wierszu zostały znaczone i klikamy ikonkę Dane na pola (1), która znajduje się powyżej naszej listy adresowej. W dokumencie widzimy efekt w postaci imienia i nazwiska. Niestety przechodzenie między kolejnymi rektorami nie jest możliwe za pomocą przycisków znajdujących się poniżej listy adresów. Należy w każdym przypadku zaznaczyć interesujący nas wiersz i kliknąć Dane na pola (1). Jedynie co nam pozostało to wydrukowanie naszej korespondencji, mamy do wyboru dwie metody: 1.W naszym dokumencie z polami korespondencji seryjnej klikamy drukuj i wyświetli nam się komunikat z zapytaniem czy chcemy wydrukować listy seryjne. Klikamy Tak i mamy okno drukowania korespondencji z możliwością wyboru rekordów do druku. 2.Generujemy nowy dokument zawierający wszystkie osoby z bazy adresowej. Klikamy Narzędzia->Kreator korespondencji seryjnej następnie wybieramy Krok 1 Użyj bieżącego dokumentu->Dalej Krok 2 jako typ wybieramy list->dalej W metodzie opisanej przezemnie pola i zwrot grzecznościowy były wstawiane ręcznie więc krok 3,4,6 pomijamy klikając dalej. Po wykonaniu następujących czynności generowany jest nowy dokument z naszymi danymi z bazy, który możemy zapisać i wydrukować.