Weź się, chłopie, zorganizuj

Mam plan!

Planowanie i dobra organizacja – aby były skuteczne i łatwe do realizacji – wymagają zapisu. Era komputerów, smartfonów i netbooków oferuje w kwestiach elektronicznej organizacji naprawdę bardzo dużo. Również i mnie powszechna elektronizacja skusiła do rzucenia w kąt tradycyjnego kartkowego kalendarza i rozejrzenia się za czymś bardziej zaawansowanym technologicznie.

Przez mój komputer i pendrive’a przewinęło się wiele programów typu PIM, terminarzy, kalendarzy, przypominaczy itd. Doświadczenie w ich używaniu i wszechstronnym testowaniu pozwoliło mi na wyodrębnienie cech, które dobry elektroniczny organizer MUSI posiadać.

Po pierwsze – funkcjonalność. Zwykły kalendarz z funkcją przypominania o wydarzeniach lub zadaniach do wykonania znajduje się praktycznie w każdym telefonie komórkowym, który przecież (prawie) każdy z nas ma (prawie) zawsze pod ręką. Instalowanie takiego zwykłego kalendarza na komputerze byłoby więc bezsensowne. Producenci elektronicznych kalendarzy świetnie zdają sobie z tego sprawę, dlatego swoje produkty standardowo wzbogacają o zdecydowanie szersze właściwości. Stąd też wydarzeniom czy zadaniom, utworzonym w takim organizerze, można przypisać – przykładowo – odpowiednią kategorię, kolorystykę, cykliczność, ważność itd.

Po drugie – kompleksowość usług. Gdyby organizer elektroniczny posiadał nawet najbardziej rozbudowany terminarz, to i tak nie byłby niczym szczególnym. Dobry organizer to jednocześnie również moduł do planowania zadań, książka teleadresowa, notatnik, przechowalnia haseł i klient poczty e-mail. Przydaje się też „kosz”, z którego w razie (nie)przypadkowego usunięcia zadań, wydarzeń czy innych elementów, można je będzie łatwo przywrócić.

Po trzecie – przejrzystość. Co komu po jakimkolwiek organizerze, skoro dane w nim zamieszczone wyglądać będą jak trociny, wrzucone chaotycznie do ciemnego wora? Dlatego niezmiernie ważne jest, by używany na co dzień program typu PIM pozwalał na segregowanie danych według upodobań użytkownika oraz wyodrębnianie i wyświetlanie ich według dowolnego kryterium. Już samo uruchomienie się głównego interfejsu programu powinno dać użytkownikowi natychmiastowy przejrzysty podgląd zadań i wydarzeń na najbliższe dni oraz przypomnieć o ewentualnych zaległościach.

Po czwarte – szybkość i stabilność działania. Bo przecież żadna to przyjemność pracować z programem pełniącym rolę podręcznego notatnika i regularnie oglądać klepsyderkę lub kręcące się kółeczko, wskazujące na zbyt długie „zastanawianie się” programu.

Po piąte – autozapis, szczególnie przy zamykaniu programu. Funkcja niezmiernie ważna i przydatna w razie zawieszenia się aplikacji, nagłego odcięcia zasilania lub przypadkowego zamknięcia programu.

Po szóste – przenośność. Organizer elektroniczny – by wspierać swojego właściciela zawsze i wszędzie – nie powinien wymagać instalacji i nie powinien być przywiązany tylko do jednego komputera. W razie awarii swojego sprzętu użytkownik straciłby przecież możliwość skorzystania z notatek, książki teleadresowej lub może nawet przegapił ważne spotkanie czy wydarzenie. Dobry organizer nie wymaga instalacji i bez problemu daje się uruchomić z klucza USB. W razie braku możliwości skorzystania z własnego komputera, drugi pecet – jeśli nie we własnym domu – na pewno znajdzie się u kogoś z rodziny, w pracy albo u przychylnego sąsiada...

Oto zwycięzcy

Szereg cech, które wymieniłem powyżej, a które uważam za niezbędne jako elementy składowe dobrego organizera, pozwoliło mi znacznie zawęzić krąg poszukiwań tej jednej jedynej, idealnej aplikacji. Wszechstronne testy moją sympatię skierowały w kierunku trzech najbardziej spełniających powyższe kryteria programów. Są to: EssentialPIM, EfficientPIM oraz LeaderTask. Nie ma sensu opisywać tutaj ich szczegółowej charakterystyki; podam tylko bardzo ogólnie ich najważniejsze plusy i minusy. Kto ma chęć o dwóch z tych trzech programów poczytać nieco więcej, może zapoznać się z recenzjami mojego autorstwa: EssentialPIM, EfficientPIM.

EssentialPIM Plusy: funkcjonalność, kompleksowość, przejrzystość Minusy: niezbyt ładny interfejs, czasem mułowaty

EfficientPIM Plusy: stabilność, szybkość, niezawodność, kompleksowość, Minusy: brak klienta poczty e-mail

LederTask Expert Plusy: ładny kolorowy interfejs, kompleksowość, Minusy: brak rocznego podglądu kalendarza, brak automatycznego sprawdzania poczty e-mail, brak wersji bezpłatnej, mało przejrzysty dla początkującego użytkownika

Zimna wojna

Wszystkie trzy wyżej wymienione programy testowałem wszerz i wzdłuż. Najpierw – z racji tego, że natrafiłem na niego jako pierwszego – pod lupę trafił EssentialPIM. Wydawał się być idealny, ale od wersji 4.0 zaczął się coraz częściej zawieszać i działać troszkę opornie. Po drugie - nie byłoby to w moim stylu, gdybym nie zaczął szukać czegoś jeszcze lepszego.

Natrafiłem na EfficientPIMa. Szybkość i stabilność jego działania są naprawdę bez zastrzeżeń, ale brak klienta pocztowego jest znacznym nieudogodnieniem. Gdy udało mi się zdobyć licencję pełnej wersji tego programu, postanowiłem wreszcie zaprzestać poszukiwań doskonalszej alternatywy. Odczuwalny był jednak brak klienta pocztowego, co sprawiało, że EfficientPIM nie do końca wydawał mi się (nawet w pełnej wersji) dobrym organizerem.

Monitorując regularnie serwisy rozdawnicze, natrafiłem na program LeaderTask. Oczywiście natychmiast wziąłem go na testy. Program wygląda bardzo ładnie i posiada wszystkie cechy dobrego organizera, które wymieniłem na początku tego wpisu. Jest jednak małe „ale” - klient pocztowy wymaga ręcznego sprawdzania nowych wiadomości. Producent nie ma zamiaru wprowadzić w tej kwestii automatu, uważając, że pojawiająca się znienacka wiadomość rozproszy użytkownika i negatywnie wpłynie na jego pracę. Po drugie – Ledaer Task bardziej nadaje się do planowania zadań i monitorowania statusu ich wykonania niż jako kalendarz. Brak rocznego podglądu wszystkich wydarzeń oraz parę innych subiektywnie przeze mnie ocenionych elementów jeszcze bardziej potęgują to wrażenie.

Mając do wyboru trzy naprawdę dobre organizery (z których każdy w pewnych kwestiach dominował, ale w innych nie domagał) stanąłem przed trudnym wyborem jednego z nich jako tego, który moje codzienne sprawy zapisze, zorganizuje i pozwoli skutecznie zrealizować.

No i zaczęło się... Mój wybór nigdy nie pozostał ostateczny. Zawsze było jakieś „ale”, które pociągało mnie w stronę innego programu; zwłaszcza po ukazaniu się aktualizacji, która mogła przecież wprowadzić nowe funkcje lub usprawnić działanie. Wieczne testy, moje niezdecydowanie i ciągła zmiana organizera z jednego na drugiego, potem na trzeciego i tak w kółko, sprawiła, że zamiast nazwać siebie „człowiekiem dobrze zorganizowanym”, prawie się w tym wszystkim pogubiłem.

Sprawa stała się męcząca, bo coś, co w pewnym sensie miało mi pomagać, stało się problemem. Zacząłem się zastanawiać, o co tu właściwie chodzi i czy aby moje ciągłe poszukiwania coraz to lepszego organizera nie są sztucznym i zbędnym tworzeniem potrzeby posiadania takiego organizera; potrzeby, która de facto absolutnie nie wymaga zaspokojenia.

Powrót do korzeni

Kolejny – mam nadzieję, że ostatni – etap moich poszukiwań nazwę „powrotem do korzeni”. A więc – jak się pewnie domyślacie – sięgnąłem do biurka po mój stary tradycyjny terminarz. Mimo takiego zaawansowania technologicznego, jakie obecnie mamy, to właśnie z tym tradycyjnym terminarzem moja współpraca przebiega wręcz bezkonfliktowo i dopiero teraz stwierdzenie, że mam go zawsze pod ręką, nabiera właściwego znaczenia. Wcześniej wiele spraw zapisywałem dodatkowo na tzw. „żółtych karteczkach”, bo akurat pendrive, na którym znajdował się mój terminarz, był właśnie namiętnie eksploatowany przez córkę, oglądającą nagranego na nim „Piotrusia Pana”, lub po prostu komputer był wyłączony, a włączanie go tylko po to, by zapisać jedno zdanie, nie wydaje mi się zbyt ekonomiczny.

Tradycyjny zeszytowy terminarz nie wymaga instalacji, prądu, baterii, ładowania, kopii zapasowej, aktualizacji, myszki, klawiatury, wolnego miejsca na dysku ani klucza USB...

Doszedłem do wniosku, że w wielu sprawach współczesnemu pół-elektronicznemu człowiekowi tylko się wydaje, że coś mu jest potrzebne, a w rzeczywistości taka potrzeba w ogóle nie istnieje.

Do ludzkiej ręki bardziej pasuje Parker...

W konkretnej kwestii, dotyczącej właśnie organizerów, szalę na korzyść papieru i tradycji przeważyć pomogła dodatkowo sprawa dla mnie w jakimś sensie osobista i sentymentalna – a mianowicie to, że wraz z leżącym odłogiem terminarzem do łask wróci pewne (przez niektórych być może zapomniane lub rzadko używane) podarowane mi świetlne lata temu przez żonę urządzenie firmy Parker (nie, nie Logitech ani A4Tech, lecz właśnie Parker), które uważam – nawet jeśli uznacie mnie za staroświeckiego – nie powinno zostać wyparte ani przez myszkę, ani przez klawiaturę, ani przez interfejs w stylu metro...