Biuro bez papieru? To niewykonalne, firmy nie mogą żyć bez drukarek

Dzięki możliwości cyfrowego przechowywania i przesyłania dokumentów drukarka i skaner powinny wychodzić z użycia. Mimo tego nadal są koniecznymi elementami wyposażenia 99 proc. biur. Jest nawet gorzej: ich eksploatacja rośnie z roku na rok, a blisko dwie trzecie firm twierdzi, że bez możliwości drukowania w ogóle nie da rady prowadzić działalności.

Kiedy w latach 80. XX wieku w biurach na szeroką skalę zaczęły się pojawiać komputery i dokumenty cyfrowe, wielu ekspertów przewidywało szybki koniec papieru. Teraz, 40 lat później, widać, że nie mogli się bardziej mylić. Potwierdzają to badania firmy Brother, przeprowadzone w 800 brytyjskich firmach.

Blisko 100 proc. małych i średnich przedsiębiorców ma drukarkę, a 79 proc. skaner. Co więcej, są one bardziej intensywnie eksploatowane niż w poprzednich latach. 41 proc. badanych deklaruje, że drukuje więcej niż w ubiegłym roku, a 39 proc. taką samą ilość materiałów. Jedynie 14 proc. udało się jakkolwiek zredukować liczbę wydruków.

Pracownicy nadal wolą pracować na papierowych dokumentach. Aż 71 proc. z nich, gdy chce zwiększyć swoją wydajność, drukuje materiały! Dla blisko 40 proc. w tej formie są one dla nich łatwiejsze do czytania i przyswojenia.

Mimo wszechobecnych ekranów jesteśmy wychowani w kulturze papieru. Wolimy dodawać na papierze notatki i podkreślać istotne informacje. Badania pokazują, że kiedy czytamy tekst na kartce, więcej zapamiętujemy z lektury, niż z treści na ekranie komputera. Być może kolejne pokolenia pracowników to zmienią.

Jeśli jednak firma chce być konkurencyjna w epoce gospodarki opartej na danych, musi wykorzystać potencjał, jaki niesie ze sobą digitalizacja treści. Dzisiejsze skanery potrafią bezbłędnie przekształcać obraz na tekst, tym samym pozwalając na jego edycję, kopiowanie czy przeszukiwanie. Pracownicy dostrzegają te zalety. Aż 64 proc. z nich uważa, że dzięki skanowaniu mogą pracować wydajniej. Jako główne korzyści wskazują prostsze dzielenie się treściami z innymi członkami zespołu, a także łatwiejsze sortowanie i przechowywanie dokumentów.

Istotnym trendem jest wprowadzanie kodeksów dobrych praktyk w zakresie druku, mających na celu zmniejszenie kosztów i oszczędność materiałów eksploatacyjnych. 70 proc. menedżerów planuje usprawnienie polityki druku, a 42 proc. już wdrożyło taki kodeks. Inną ważną kwestią jest dbałość o środowisko. Dla trzech czwartych pracowników ta kwestia ma duże znaczenie, ale jedynie 54 proc.stwierdza, że wpłynęło to na sposób, w jaki drukują.

Brother kładzie coraz większy nacisk na kwestię ekologii. W ciągu 6 lat udało nam się zredukować zużycie energii odpowiednio o 29 proc. w przypadku naszych urządzeń drukujących w kolorze oraz o 10 proc. w przypadku modeli monochromatycznych.

– Nowoczesne drukarki dają również możliwość kontrolowanie tego, kto, co, jak i ile drukuje w firmie dzięki uwierzytelnieniu kodem PIN lub NFC. Oferujemy klientom także rozwiązania MPS (Managed Print Services), które pomagają istotnie zmniejszyć koszty druku w firmie – mówi Katarzyna Idzkiewicz, Marketing Coordinator w Brother Polska..