Microsoft obiecuje zgodność z RODO. Odzyskamy władzę nad danymi

Microsoft zapowiedział, że zmieni sposób gromadzenia danych z urządzeń, na których używane są jego usługi. Dane zostaną podzielone na obowiązkowe (niezbędne do prawidłowego działania usług) i opcjonalne.

Zmiany są skutkiem dochodzenia Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w sprawie kontraktów Microsoftu z instytucjami Unii Europejskiej. Sprawdzana jest zgodność ze wprowadzonym w 2018 roku Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych.

Do tego kroku skłoniła urząd analiza przeprowadzona przez holenderski rząd, która wykazała naruszenia w. usługach Office 365 i Office 365 ProPlus. Okazało się, że użytkownicy pakietu biurowego Microsoftu nie mają możliwości wyłączenia zbierania przez niego telemetrii. Można oczywiście świadomie nie korzystać z pewnych funkcji pakietu, ale nie o to chodzi. Gromadzone były między innymi tematy wysyłanych e-maili i zdania z dokumentów, gdzie został uruchomiony tłumacz Bing.

Urzędnicy UE spodziewają się znaleźć te same błędy we własnych kontraktach.

Pytania zadawane Microsoftowi przez unijnych kontrolerów przekonały Microsoft do zmian. Niebawem dane zbierane przez jego usługi zostaną podzielone na dwie kategorie: niezbędne i opcjonalne. Z ustawień będzie można skorzystać na przykład przy korzystaniu z Office 365 w pracy.

Dane niezbędne to takie, bez których usługi Microsoftu nie będą działać jak należy i pomagające zapewnić bezpieczeństwo użytkownikowi. Do tych informacji należy typ i wersja urządzenia (ułatwia naprawianie błędów), nieco danych diagnostycznych (pomogą Microsoftowi reagować na awarie oprogramowania), hasła wpisane w wyszukiwarce (bez nich usługi Microsoftu nie zwrócą wyników) oraz adres IP komputera.

W przypadku pakietu Office 365 zbierane są też dane potrzebne do synchronizacji z chmurą, jeśli pracownik chce korzystać z tego sposobu przechowywania plików.

Dane opcjonalne nie mają wpływu na działanie podstaw usługi, a jedynie na pewne dodatkowe funkcje. Będą to na przykład grafiki w dokumentach Worda i czas przewijania slajdów w PowerPoincie.

W imieniu Microsoftu wypowiedziała się Julia Brill. Na firmowym blogu poinformowała, że powstają dodatkowe opcje konfiguracji, które dadzą użytkownikom większą kontrolę nad zbieranymi przez usługi danymi.

Użytkownicy będą mogli zdecydować o gromadzeniu danych w czasie instalacji pakietu biurowego. O gromadzeniu danych opcjonalnych będzie można zdecydować później, a proces ten ma być bardzo łatwy.

Ponadto poprawiona zostanie dokumentacja najważniejszych produktów Microsoftu, by zawierała informacje o gromadzonych danych i celu tego zabiegu.

Zmiany zobaczymy w ciągu kilku miesięcy. Najpierw kontrolki pojawią się w Windowsie 10 i pakiecie Office 365 ProPlus. Kolejne produkty to Xbox i Microsoft Dynamics. Warto zaznaczyć, że Microsoft już jest spóźniony. Office 365 ProPlus miał być zaktualizowany jeszcze w kwietniu.