Praca na odległość i w grupie
Ja i moja praca
Jestem właścicielem, rodzinnej firmy budowlanej i z racji pełnionej funkcji mój czas pracy jest maksymalnie rozszerzany względem potrzeb. Z powodu obowiązków na mnie ciążących muszę być pewny iż, moje polecenia, zapytania, czy odpowiedzi które kieruję do firmy czy osób trzecich, muszą być czytelne i często szybko przedstawione. Wszelkie błędy, a zwłaszcza opóźnienia, które nie mają prawa powstać mogą kosztować, tym iż cały wkład pracy zostanie zniweczony, lub po prostu moja firma zostanie narażona na poniesienie dodatkowych koszów. Sprawy czysto formalne, muszę pogodzić z pracą w terenie, co bez pracy na aplikacjach w chmurze było by bardzo ciężkie.Ja, system i firma
Z powyższego akapitu, można zatem wyciągnąć wnioski co do moich potrzeb związanych z działalnością gospodarczą: [list] [item]łatwość w użytkowaniu i dostępie/udostępnianiu[/item][item]mobilność/dostępność na różnych platformach[/item][item]prostota[/item][item]bezpieczeństwo[/item][/list]
Łatwość w użytkowaniu i dostępie/udostępnianiu
Zanim pojawiły się aplikacje w chmurach typu Office 365, moja praca odbywała się na pakiecie Office 2002, Office 2003, a obecnie Office 2010, który to według mnie jest pakietem, wydajnym, przejrzystym, umożliwiającym swobodną wymianę dokumentów, z możliwością eksportowania do pliku .pdf - czyli to na czym mi zależało.
Niestety wadą tego systemu jest dostarczenie takiego dokumentu do drugiej osoby, ponieważ musi ona spełniać te same warunki takie jak ja, czyli posiadać pakiet Office, lub przeglądarkę plików .pdf, jednakże w tym przypadku dochodzi dodatkowe ograniczenie - brak możliwości edycji pliku, czy jest to po prostu utrudnione.
Wszystko to, często potrafi znacznie wydłużyć czas pracy powstania takiego dokumentu. Potrafi to być bardzo irytujące zwłaszcza w sytuacji kiedy to człowiek, w danym momencie wyjść.
Mobilność/dostępność na różnych platformach
Standardowy pakiet Office nijako ogranicza mobilność i pole działania tworzenia dokumentów. Pakiet Office 365 umożliwia dostęp do dokumentów z każdego miejsca. W moim przypadku, często jest tak, iż w jednym momencie pracuję na komputerze stacjonarnym, w następnej chwili, laptopie, a na telefonie komórkowym nadzoruję postępy w pracy. W przypadku, gdy jestem poza biurem, powiedzmy na spotkaniu, które wyszło dość spontanicznie, często potrzebuję dostępu do dokumentów. W przypadku, gdybym nie pracował/wykorzystywał usług w chmurze, musiałbym pamiętać, aby trzymać na każdym urządzeniu po kopii dokumentu, tak bym w przypadku potrzeby miał do niego dostęp. To dublowanie plików, z pozoru może wydawać się powiększający bezpieczeństwo, ale z drugiej strony, w przypadku konsultacji dany dokument może ulec zmianie. W tym przypadku, czas który mógłbym poświęcić na odpoczynku, musiałbym przeznaczyć na uaktualnienie owych plików. W natłoku wielu spraw, jest to wielce niewygodne i utrudniające pracę, a zwłaszcza zwiększającą powstanie błędów.
Prostota
Office 365 jest bardzo prosty w obsłudze nie tylko dla osób, którzy na odpowiednikach tego pakietu, ale także dla każdej osoby, która to nie ma jakiś tam większych przyzwyczajeń i problemów z dostosowaniem się do nowych sytuacji, chociaż wydaje mi się, że i te osoby w szybki sposób przyzwyczaiły się i doceniły możliwości płynące z tego pakietu.
Bezpieczeństwo
W akapicie poświęconym mobilności padło pojęcie bezpieczeństwa. Według mnie, powielanie plików, dokumentów, często w mojej firmie oznaczonych klauzurą tajności nie powiększa poziomu bezpieczeństwa, a wręcz przeciwnie. Pracując na jednym pliku z osobą do tego upoważnioną, lub samemu mam gwarancję utrzymania porządku (w kontekście działu mobilność), a także bezpieczeństwa, ponieważ do danych zawartych na dyskach, pamięciach dobrać się jest stosunkowo łatwo, zwłaszcza w sytuacji kiedy dane nie są szyfrowane. Z jednej strony, można ten problem rozwiązać, własnie poprzez szyfrowanie dysków, ale nie zawsze jest to wygodne, szybkie i często tworzy problemy.
Kontrowersje
Zapewne pojawią się osoby, które to źle patrzą na usługi w chmurze z jednego ważnego powodu. Dane są zawarte fizycznie na obcym nośniku. Nie chcę przesądzać, o tym czy faktycznie taka usługa daje mi 100% bezpieczeństwo, zwłaszcza, że osobiście w coś takiego nie wierzę, jednakże wielkie grono osób, które to krytycznie wypowiadają się na ten temat sami są ignorantami, bowiem często posiadają oprogramowanie niewiadomego pochodzenia. W tym przypadku, za usługą Office 365 kryje się marka Microsoft, która to nie może sobie pozwolić na wpadki, bowiem odbudować markę jest później znacznie trudniej, zwłaszcza w dzisiejszym świecie, w konkurencyjnym świecie.
Braki
Jedynie czego mi brakuje w pakiecie Office 365 to możliwości wysłania (i odbioru) dokumentu bezpośrednio na nr faksu. Taka opcja ograniczała by ilość powstawania dokumentów i zużycia papieru. W dzisiejszym świetle kiedy to ekologia odgrywa ważną rolę była by to usługa świetna, a także znakomicie usprawniałaby pracę i mobilność, zwłaszcza, że niektóre urzędy uznają tylko i wyłącznie dwie drogi komunikacji - poczta tradycyjna i przesyłanie dokumentów na nr faksu. Tym oto sposobem ja, jak i wielu użytkowników nie musiało by poświęcać czasu na dotarcie drukarki i faksu. Z drugiej strony, często dokumenty przesłane faksem czekają na mnie, co ogranicza czas na sporządzenie odpowiedzi czy podjęcia innych związanych z tą wiadomością kroków.
Pozdrawiam JanStefan
PS za wszelkie literówki, błędy czy słabą stylistykę przepraszam, jeżeli takie dojrzę i czas pozwoli to z miłą chęcią poprawię