Praca grupowa w pakiecie Office
Ale to tak można?
Wiele osób zastanawia się jak wykorzystać Office do pracy grupowej. Przecież licencja zabrania czerpania zysków z wytworzonych na niej prac, a prace grupowe wykonuje się tylko w „korpo”. Może tak było dawno, dawno temu, jednak teraz coraz częściej spotykamy się z codziennym ich wykorzystaniem. Ja na swoim przykładzie opiszę jak się pracuje w grupie na studiach, choć równie dobrze mógłbym opisać system tworzenia budżetu domowego, czy listy zakupów. Jednak ta praca na studiach, jest bardziej kojarzona z pracą „prawdziwie grupową”.Jak i gdzie.
Pracę grupową online w tym momencie zapewniają jedynie wersje stacjonarne Office oraz Office Web Apps dostępne z poziomu SkyDrive. Niestety wersje mobilne Office (Windows Phone oraz iOS) nie umożliwiają edycji plików w czasie rzeczywistym na wielu urządzeniach. Gdy otworzymy na nich plik edytowany przez innego użytkownika dostaniemy informacje o braku możliwości edycji. Także mobilnie możemy, co najwyżej dopisać produkty do listy zakupów i wtedy wszyscy będą mieli aktualną wersję.
Oczywiście na urządzeniach mobilnych możemy skorzystać z wersji przeglądarkowej i ominąć te ograniczenia.
A na studiach to jak?
Na swoim przykładzie opiszę prace prowadzone w aplikacjach Word, Excel oraz PowerPoint. Word wykorzystywany jest przede wszystkim do tworzenia sprawozdań czy list zadań. Excel do opracowywania wyników zarówno w domu do sprawozdań czy na uczelni podczas zajęć, wprowadzając dane i je edytując np. w jednym czasie na dwóch tabletach. To znacznie zwiększa efektywność wykonywanej pracy. PowerPoint tu nie można wiele wymyślić ;) , jak zawsze służy do wykonywania prezentacji.
Do roboty!
Microsoft Word
Według mnie Word oraz Excel to najczęściej używane aplikacje do pracy grupowej dlatego postaram się je dziś opisać, zacznijmy więc od Word’a ;).
By wielu użytkowników mogło skorzystać z naszego dokumentu oraz go edytować ktoś musi go stworzyć i udostępnić. Generalnie do wyboru mamy wiele opcji udostępniania dokumentu jednak wszystko sprowadza się do jednego – do linku. Gdy osoba zalogowana wejdzie w link automatycznie plik zostanie dopisany do jej konta, jako „udostępniany tobie” oraz będziemy widzieć, kto ma dostęp do naszego dokumentu. Generalnie mamy cztery opcje prywatności: publiczny (każdy ma dostęp do edycji, jeśli posiada link do naszego profilu live), „odczyt” (każdy z linkiem do odczytu może otwierać oraz pobierać dokument, nie może go edytować i przypisać do swojego konta), „edycja” (tu wyróżniamy dwa podtypy, możliwa jest edycja z wymaganym logowaniem użytkownika lub z konta „gościa”). Oczywiście nie musimy się ograniczać do udostępnienia każdego pliku z osobna. Możemy udostępnić w SkyDrive cały folder i będziemy mogli pracować na każdym pliku z folderu.
Ułatwienia
Praca grupowa nie mogłaby wyglądać tak, że zapisujemy tylko zmiany i łączymy plik w całość. Istotne są dodatkowe informacje o tym, co dzieje się z naszym dokumentem.
Cały czas dostajemy informacje, o tym, kto dołączył do edycji naszego pliku.
Pojawiły się aktualizacje? Wystarczy zapisać dokument, a zostaną nam pokazane zmiany wprowadzone przez innych użytkowników (podkreślone kolorem zielonym do czasu kolejnej aktualizacji). Oprócz tego dostajemy informacje, w jakiej części dokumentu pracują współautorzy.
Możemy dodać do naszego pliku komentarze, którymi oznaczymy nasze poprawki/propozycje.
Wadą komentarzy, jest to, że w Word Web App są widoczne jedynie w trybie podglądu pliku, więc nie sprawdzą się do wymiany informacji na bieżąco.
Co do poprawienia?
Przede wszystkim brakuje możliwości pracy w tym samym czasie w jednej „sekcji”. Całe szczęście następna aktualizacja Word Web App przyniesie nam znaczącą poprawę. Pliki będą zapisywane i aktualizowane w czasie rzeczywistym – z każdym dodanym znakiem, dodatkowo będziemy mieć informację nie tylko w gdzie, ktoś coś pisze, ale gdzie znajduje się jego kursor. Myślę, że to znaczące usprawnienie i na dzień dzisiejszy nie widzę większej liczby rzeczy do poprawki w Wordzie (a no tak komentarze ;) ).
Microsoft Excel
Tu pojawiają się schody. Według mnie to największa wada Excel Web App. Nie możemy jednocześnie edytować pliku w programie „stacjonarnym” oraz „chmurowym”. Zapewne ograniczenia wynikają z braku wielu funkcji w wersji online, ale mam nadzieję, że kiedyś to się poprawi. Tak samo jak w Word jak i każdym innym pakiecie Office otrzymujemy powiadomienia o edycji pliku. Mamy jednak dużo mniej usprawnień pracy grupowej. Zaczynając od tego, że nie wiemy, co jest edytowane. Dwóch użytkowników może jednocześnie edytować zawartość jednej komórki i nigdy nie dojść do porozumienia ;). Na plus można zaliczyć automatyczną aktualizację zawartości komórek (nie musimy zapisywać, choć nie mamy też informacji, że zostało coś zmodyfikowane). Tak samo edycja czy wstawianie wykresów, jest to wstawiane do naszego okna, ale nie wiemy, kto to popełnił i dlaczego.
Co do poprawienia?
To, co najważniejsze, czyli informacje o użytkownikach pracujących na arkuszu, bez tych informacji praca na odległość bez koordynacji w czasie rzeczywistym jest praktycznie niemożliwa.
Idzie lepsze!
Tak jak wspominałem wyżej planowana jest w najbliższym czasie aktualizacja aplikacji online. Przyniesie ona wspomniane ułatwienia do Worda, ale i najbardziej potrzebne dodatki dla Excela, jak informacje o pozycji (komórce), w której znajdują się współautorzy. Będzie to duży krok do przodu i wiele osób może zrezygnować z Arkuszy w dokumentach Google, które posiadają te funkcje. Wszystko o nadchodzących zmianach w filmie poniżej. [youtube=http://www.youtube.com/watch?v=BANDtmnGylo]
Czy jest już cudnie?
Wbrew pozorom nie. A winny jest temu… komunikator. O ile w Office Web Apps możemy skorzystać z chatu Facebooka, o tyle w aplikacji desktopowej jedyną możliwością na chat w Office jest skorzystanie z Lync. A to już problem, ponieważ sama aplikacja nie wystarczy musimy mieć postawiony gdzieś również serwer do obsługi komunikacji. A wystarczyłoby, przecież podłączyć Skype pod chat w Outlooku oraz Office 2013.