Formularze w Microsoft Office

Dzisiaj dla odmiany nie będzie to tekst o wyższości Ubuntu nad Windows Seven, a o ciekawej funkcji pakietu biurowego Microsoft Office jaką są formularze. Funkcja ta jest w Office 2003 i 2007 – podejrzewam, iż jest też w Office 2010. W darmowych edytorach tekstu nie znalazłem tej funkcji działającej tak bezproblemowo jak w produktach Microsoftu.

Gdzie i kto może stosować funkcję formularzy

Jeśli ktoś ma dokument, który bardzo często edytuje, zmieniając w nim tylko kilka danych typu: nazwisko, numery, daty, itp. funkcja formularzy znacznie przyśpieszy mu pracę. Stosować można ją w listach, pozwach, decyzjach, pismach, fakturach itp.

Ponieważ w urzędach czy też szkołach częściej jest Office 2003, to na nim będę przedstawiał przykład zastosowania. Na poniższym screnie widać przykładowy tekst, na czerwono zaznaczyłem miejsca do zmiany.

Oczywiście w rzeczywistości może to być tekst o długości 3 stron, gdzie zmieniamy tylko nazwisko i datę.

Przed przystąpieniem do edycji potrzebny nam będzie pasek formularzy: widok -> pasek narzędzi -> formularze.

Gdy mamy już włączony pasek, przystępujemy do edycji tekstu.

W miejscu gdzie chcemy zastosować zmiany wyrzucamy dotychczasowy tekst. Następnie wstawiamy pole tekstowe (opcja na pasku formularzu). Pojawia się nam szare pole. Możemy je dodatkowo sformatować - PPM na szarym polu -> właściwości

Pojawi się nam takie okienko:

1. Nasz pasek formularzy; 2. Typ – tu można wybrać czy pole ma być tekstowe, czy same cyfry czy też data; 3. Długość maksymalna – tutaj możemy ograniczyć liczbę znaków; 4. Domyślny tekst/liczba – tutaj możemy wpisać domyślny tekst, liczbę która będzie wyświetlana. 5. Format tekstu/liczby – tutaj możemy ustawić sposób wyświetlania licz i tekstu – np. przy liczbie określających kwotę pieniędzy ustawić "zł" itp. Bardzo przydatne opcja – może automatycznie poprawić wyrazy na pisane dużymi literami, albo jako nazwy własne – nie musimy pamiętać o shifcie czy też capslocku; 6. Zakładka – tutaj określamy nazwę naszego pola – warto zmienić na własną, aby lepiej się orientować od czego jest dane pole.

A jeśli w danym miejscu pojawiają się na zmianę tylko dwa czy trzy słowa np. Pan, Pani, Państwo?

Wtedy w pasku formularzy wybieramy „rozwijana lista”, a we właściwościach tego pola możemy dowolnie ustawić tekst który mamy mieć do wyboru – pierwszy na górze będzie wyświetlany jako domyślny.

Czasami w danym tekście konkretne słowo czy słowa pojawiają się częściej np. nazwisko delikwenta. W naszym przykładzie będzie to numer decyzji. W miejscu gdzie teks ma się powtórzyć klikamy wstaw -> odwołanie -> odsyłacz. Wybieramy typ odsyłacza – zakładka, wstaw odsyłacz do – tekst zakładki, wybieramy pozycję która ma być wstawiana, a następnie LPM wstaw.

UWAGA Tekst będzie automatycznie sam się zmieniał przy wydruku lub zamykaniu tekstu, dlatego nie należy się przejmować, iż w trakcie pisania odwołania się nie zmieniają.

Gdy dokonamy już wszelkich zmian, Klikamy na pasku formularza ikonę z kłódką (chroń formularz) i gotowe.

Od tego momentu możemy szybko edytować tylko wybrane przez nas miejsca, przeskakując pomiędzy nimi tabulatorem. Taki dokument można zapisać z opcją tylko do odczytu, a każdy nowo utworzony zapisywać oddzielnie w osobnym katalogu. Używanie opcji formularzy znacznie ułatwiło mi i przyśpieszyło pracę.

Poniżej linki do wzoru i przerobionego dokumentu: wzór przerobiony