Czego (ważnego) nie wiedziałem o GMailu?

Jakiś czas temu odkryłem zalety obsługi poczty przez IMAP. Generalnie jestem zachwycony tym konceptem, który oszczędza mnóstwo pracy dzięki wpisywaniu się w powszechny dziś trend synchronizacji.

Poczty GMail używam od lat. Od dłuższego czasu miałem niepokojące wrażenie, że GMail potrafi odnajdywać wiadomości... których nie ma, a konkretniej - nie powinno być, gdyż byłem (prawie) pewien, iż usuwałem je ze skrzynki odbiorczej.

Szereg razy ignorowałem jednakowoż to wrażenie, choć odczucie pointrygowania pozostało. Czasem zdobywałem się na eksperyment, usuwając daną wiadomość również z kosza - a GMailnadal potrafił ją znaleźć, jeżeli tylko wpisałem odpowiednią frazę w polu wyszukiwania na ekranie poczty. Zadziwiające.

Początkowo próbowałem znaleźć w owych "wiadomościach-widmach" jakieś informacje o tym, gdzie są przechowywane (miałem nadzieję na jakiś dopisek o lokalizacji) - bezskutecznie. Na jakiś czas odłożyłem jednak tą zagadkę...

Ponownie zmotywowany poczułem się dopiero wtedy, gdy odczułem kuszącą ambicję gruntownego oczyszczenia Swojej skrzynki w duchu tzw. GTD. GTD stanowiło właściwie tylko inspirację - znacznie bardziej przemawiały do Mnie względy estetyczne: wizja pedantycznego porządku w skrzynce, do tej pory "pękającej w szwach" od kilkuletniego archiwum. Przeglądać mail po mailu w celu weryfikacji, co zachować a co nie - wydało Mi się w takim układzie syzyfową pracą. "Obietnica czystości" GTD była jednak pociągająca... szczególnie gdy wyobraziłem Sobie, że mógłbym utrzymywać taką czystość na bieżąco, mieć w odebranych faktycznie tylko to, nad czym (jeszcze) potrzebuję się zastanowić, a może nawet nie mieć w odebranych niczego, a tylko - znów w duchu GTD - w jakichś dedykowanych folderach/etykietach typu "Rozważ dzisiaj", "Rozważ później", czy jakkolwiek. Kuszące.

Alternatywnym rozwiązaniem było co prawda założenie nowego konta, jednakowoż ta opcja jeszcze nie dojrzała w Mym umyśle ;) - poza tym zadałem Sobie pytanie, czy naprawdę muszę zostawiać po Sobie "śmietnik" na jakimś serwerze...?

Atrakcyjną wydała się perspektywa nabrania zupełnie nowych nawyków, nowego podejścia do zarządzania pocztą - podejścia, w którym zaśmiecenie skrzynki już Nam nie grozi. Wszystkim zajmujesz się na bieżąco, wszystko ładnie segregujesz, a przede wszystkim nie dopuszczasz do nawarstwiania się wiadomości, rozrastania archiwum (chyba że o absolutnie niezbędne rzeczy).

Jeżeli jednak chciałem osiągnąć to jeszcze na dotychczasowym koncie, a jednocześnie przeglądanie całego archiwum Mnie przerastało - potrzebowałem stanowczej decyzji: usunąć wszystko - raz, a dobrze.

Problem w tym, iż pamiętałem o gmail'owej zagadce, w której Google widzi więcej (w tym i usunięte maile). Kwestia skutecznego usunięcia wiadomości stała się kluczowa.

Przeprowadziłem pewien research w tym temacie, odkrywający zaskakujące informacje. Otóż do tej pory przywykłem do postrzegania skrzynki odbiorczej jako głównego folderu gromadzącego wiadomości. W świetle uzyskanych informacji doszedłem jednak do wniosku, iż w GMail mamy do czynienia z odmienną filozofią, w której to nie skrzynka odbiorcza stanowi epicentrum Twojej poczty - lecz tajemniczy folder o nazwie "Wszystkie". O ile dobrze rozumiem, tak naprawdę istnieje tylko on - a cała reszta, to tylko "etykiety" (używanie zamiennie określeń "etykiet" i "folderów" bywa dezorientujące). W zachowaniu "etykiety" owe przypominają kwerendy z baz danych: przykładowo kliknięcie etykiety "Odebrane" powoduje wyświetlenie wiadomości, które zostały oznaczone przez GMail jako "Odebrane". Tak naprawdę są one jednak częścią zbioru o nazwie "Wszystkie". Z chwilą gdy usuniemy wiadomość z "Odebranych", zostaje ona przeniesiona do "Kosza" - a dokładniej zmienia się jej etykieta (z "Odebrane" na "Kosz"), niemniej wiadomość nadal pozostaje w zbiorze "Wszystkie". Największa nieintuicyjność GMaila polega na tym, iż nawet usunięcie jej z "Kosza"nie musi być tożsame z ostatecznym zniknięciem wiadomości z Naszej skrzynki - wygląda to tak, jakby usunięta została jedynie etykieta "Kosz", a wiadomość - już bez żadnej etykiety - pozostaje we "Wszystkich", choć jednocześnie nie jest widziana nigdzie indziej.

Sytuację można interpretować również w ten sposób, iż każdej przychodzącej wiadomości nadawane są dwie etykiety: "Odebrane" oraz "Wszystkie". Jeżeli przeniesiemy tą wiadomość z jednego "folderu" ("etykiety") do innego - np. z "Odebranych" do "Kosza" - wiadomość traci etykietę"Odebrane", nabywając etykietę "Kosz", lecz etykieta "Wszystkie" cały czas pozostaje. Dopiero gdy spróbujemy usunąć wiadomość ze zbioru "Wszystkie", GMail wyświetli zaskakujący komunikat:

Jeżeli potrzebujesz by wiadomości które usuwasz, były usuwane naprawdę (tj. całkowicie, również z folderu "Wszystkie"), potrzebujesz wykonać kilka kroków:

Po pierwsze: opcje w panelu GMaila.

1. Wejdź na stronę Twojej poczty GMail, zaloguj się, kliknij ikonkę koła zębatego (w prawej górnej części), wybierz "Ustawienia".
2. Przejdź na zakładkę "Przekazywanie i POP/IMAP".
3. Zauważ, że opcja "Gdy w kliencie IMAP oznaczam wiadomość jako usuniętą:" jest ustawiona na "Automatyczne usuwanie włączone – natychmiast aktualizuj dane na serwerze (opcja domyślna).", a co za tym idzie - opcja "Gdy wiadomość jest oznaczona jako usunięta i skasowana z ostatniego widocznego folderu IMAP:" ma przypisaną domyślną wartość "Archiwizuj wiadomość (domyślnie)". Owe "archiwizuj wiadomość" oznacza właśnie to, iż pomimo usunięcia e-maila nadal pozostaje przypisana doń etykieta"Wszystkie", w związku z czym tak naprawdę wiadomość jest nadal dostępna, tyle że już niewidoczna w skrzynce odbiorczej, czy gdzie indziej (czyt. "zarchiwizowana").
4. Aby móc usuwać wiadomości na zawsze - ustaw wspomnianą opcję "Gdy w kliencie IMAP oznaczam wiadomość jako usuniętą:" na "Automatyczne usuwanie wyłączone – czekaj na zaktualizowanie danych na serwerze przez klienta.", aby móc zmienić opcję"Gdy wiadomość jest oznaczona jako usunięta i skasowana z ostatniego widocznego folderu IMAP:" na "Natychmiast usuwaj wiadomości na zawsze".
5. Potwierdź przyciskiem "Zapisz zmiany".

Po drugie: synchronizowany (przez IMAP) Kosz.

Aby wiadomość została usunięta ze "Wszystkich" - potrzebuje ponadto znaleźć się w gmail'owym "Koszu". Jeżeli jednak używasz programu pocztowego - nawet jeśli korzystasz z IMAP, nie zawsze domyślnie obecny w Twoim programie folder "Kosz" jest tożsamy (synchronizowany) z "Koszem" na serwerze GMaila. Stąd rozwiązaniem jest włączenie tej synchronizacji (kosza lokalnego z koszem gmail'owym).

Ciekawostka: klient pocztowy The Bat! posiada opcję automatycznego opróżniania Kosza podczas zamykania programu - niestety, w praktyce nie jest to tożsame z przekazaniem przez IMAP polecenia usunięcia znajdujących się w Koszu wiadomości (usuwa tylko etykietę "Kosz"). Aby wszystko było zapięte na ostatni guzik, potrzebujemy niestety ręcznie usuwać maile z Kosza w The Bat!.

Podobnie z usuwaniem wiadomości przez filtry: sama opcja usuwania zdefiniowana w filtrze, jako akcja następująca przy spełnionym interesującym Nas warunku nie znajdzie swego odzwierciedlenia w formie przeniesienia wiadomości do Kosza na GMail (w rezultacie czego wiadomość tak naprawdę nadal będzie dostępna, tyle że zniknie z "Odebranych"). Aby filtr usuwał wiadomości skutecznie, zamiast operacji "Usuń wiadomość" potrzebujemy ustawić "Przenieś wiadomość do folderu" - a następnie wybrać zsynchronizowany wcześniej przez IMAP Kosz.