Google Docs dla pracy zespołowej: lepsza kontrola wersji i szablony
Praca zespołowa w pakiecie biurowym Google'a jest już łatwa i dość intuicyjna, ale po dzisiejszej aktualizacji będzie bardziej niezawodna. Google wprowadził nowe narzędzia do kontroli wersji dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, możliwość dostosowywania narzędzi i ułatwienia w wyszukiwaniu informacji istotnych dla płynnej pracy zespołów.
Przede wszystkim Google znacznie ułatwił śledzenie zmian wprowadzonych przez różne osoby, pracujące nad tym samym dokumentem. Można między innymi tworzyć „migawki”, czyli zachowywać wersje dokumentów z własnymi nazwami, co pozwala w każdej chwili wrócić do wcześniejszego stanu i wygodniej śledzić wprowadzane zmiany. By ułatwić znajdowanie zapisanych wersji dokumentów można w widoku pokazać tylko te wersje, które zostały nazwane przez użytkowników.
Podgląd „czystej wersji” dokumentu pozwala z kolei podejrzeć dokument, arkusz bądź prezentację w takiej postaci, w jakiej trafi ona do odbiorców, czyli bez notatek, znaczników zmian i sugestii. Na potrzeby podglądu można zaakceptować lub odrzucić wszystkie sugestie jednym kliknięciem. Taka możliwość pojawiła się również dla wprowadzania zmian w dokumentach. Ponadto można skorzystać ze świetnych dodatków Litera Change Pro i Workshare do porównywania wersji i sprawdzania zakreśleń.
Pracujących w drodze ucieszy możliwość sugerowania zmian z urządzeń mobilnych z Androidem i iOS-em. W aplikacjach można wejść do „trybu sugestii” i tam wpisywać propozycje zmian.
Ponadto, by zaoszczędzić czas, deweloperzy połączyli szablony w Dokumentach i Arkuszach Google z dodatkami. To pozwala korzystać z szablonów, które już zawierają niezbędne do pracy w tym konkretnym kontekście dodatkami. Dzięki temu dokumenty nie tylko będą wyglądać jak trzeba, ale też ułatwią wykonanie konkretnych zadań. przygotowując szablon można bowiem zadbać o to, by korzystający z niego od razu mieli dostęp także do dodatkowych narzędzi – na przykład w szablonie umowy można zamieścić dodatek DocuSign, który od razu umożliwi opatrzenie go cyfrowym podpisem. Google pracuje też nad szablonami także z Lucidchart, PandaDoc, EasyBib i Supermetrics, ale oczywiście firmy będą mogły tworzyć własne szablony z dodatkami i integrować Google Docs ze swoimi danymi.
Na koniec trzeba wspomnieć o ciekawej nowości, dostępnej dla klientów biznesowych – Google Cloud Search został zintegrowany z Dokumentami i Prezentacjami Google. Polecenie „Eksploruj” pozwala znaleźć w gąszczu przechowywanych plików i informacji te, które są aktualnie potrzebne w przygotowywaniu dokumentów. Dzięki uczeniu maszynowemu priorytet będą mieć informacje najistotniejsze, ale zaproponowane zostaną też powiązane z nimi dane z książki adresowej, kalendarza, arkuszy kalkulacyjnych i tak dalej.