maszfakture.pl – skuteczne przesyłanie faktur pomiędzy najpopularniejszymi programami księgowymi

Gdy mowa o standaryzacji, sytuację często najlepiej podsumowuje niezawodny Randall Munroe i jego komiks XKCD. W jednym z pasków w celny sposób podsumował on wszelkie działania zmierzające do ujednolicenia standardów – gdy w końcu powstaje inicjatywa, która ma połączyć wszystkie istniejące, okazuje się, że mamy do czynienia po prostu z kolejnym standardem.

Osoby prowadzące firmę podobne wrażenie mogą odnieść, gdy próbują przesłać fakturę do swojego działu księgowości lub kontrahenta. Na polskim rynku z powodzeniem funkcjonuje kilka różniących się formą dystrybucji programów i często zdarza się, że konieczne jest przesyłanie faktury w PDF-ie, a następnie żmudne przepisywanie jej do programów handlowych i księgowych. To i tak optymistyczny scenariusz – możemy przecież otrzymać fakturę w formie papierowej, następnie dopiero przetwarzać ją przez algorytmy OCR, by otrzymać dane, które i tak wprowadzić trzeba „z palca”.

To właśnie tę kwestię znacząco upraszcza program maszfakture.pl, który dostępny jest w naszej bazie oprogramowania. Z pozoru mechanizm jego funkcjonowania wydaje się złożony, a zastosowania umiarkowanie przejrzyste. W tym poradniku zaprezentujemy, jak maszfakture.pl może dzięki kilku przemyślanym mechanizmom znacząco usprawnić przesyłanie faktur, zarządzanie zawartymi w nich danymi, a w rezultacie funkcjonowanie firmy i księgowości.

Gwoli ścisłości – maszfakture.pl nie jest samodzielnym programem dla księgowości. Stanowi natomiast narzędzie, dzięki któremu pomiędzy najpopularniejszymi programami można wymieniać dane, a konkretniej dane z faktur. Temu zagadnieniu warto przyjrzeć się bliżej, bo właśnie w nim tkwi lwia część potencjału: maszfakture.pl przesyła dane, którymi uzupełniane są formularze faktur w poszczególnych programach.Uzupełnieniem systemu maszfakture.pl jest wbudowany moduł do wystawiania faktur, z poziomu którego możliwe jest wysyłanie dokumentów do kontrahentów oraz biura księgowego.

W rezultacie użytkownik otrzymuje sporo ważnych udogodnień, zaś najważniejszą z nich jest interoperacyjność. Problemem nie będzie sytuacja, w której firma będzie korzystać na przykład z oprogramowania Inserta, księgowość z Sage, zaś kontrahent z rozwiązań dostarczanych przez Wapro. Wystarczy, by wszystkie strony posiadały maszfakture.pl, aby przesyłać między sobą dane, zaś instalacja maszfakture.pl pozwoli na ich import do docelowego programu księgowego lub handlowego.

Ograniczeniem programu jest konieczność posiadania „czystych danych”, co na szczęście jest już dziś standardem w przypadku w zasadzie każdej faktury sprzedażowej. Jeżeli jednak otrzymaliśmy fakturę na papierze, konieczne będzie jednokrotne wprowadzenie danych. Trudno jednak brać się za rogi z upływem czasu – prędzej czy później w ogóle zrezygnujemy z papierowych faktur i z całą pewnością lepiej cyfryzować dane już dziś. Oczywistością są także koszty operowania na papierowych fakturach – nie tylko te dystrybucyjne, ale także związane z eksploatację drukarek.

Czas na praktykę.

Weźmy na tapet notoryczny scenariusz, w którym firma sprzedająca chce wystawić fakturę kontrahentowi. Przeszkodę stanowi jednak to, że obie firmy korzystają z innego, niekompatybilnego w zakresie przesyłania faktur oprogramowania. Wydawać by się mogło, że jedyną możliwością jest tutaj przesłanie faktury w formie pliku PDF – wygenerowanie go nie jest szczególnie problematyczne, ale na dużą skalę przepisywanie danych z faktur, a następnie wprowadzanie ich do wykorzystywanego oprogramowania stanowić będzie ciężką pracę tak dla księgowości, jak i dla kontrahenta.

To właśnie tu przychodzi z pomocą maszfakture.pl. W czterech krokach można zautomatyzować cały proces. Punktem wyjścia jest wystawienie faktury. W naszym scenariuszu wystawiający będzie wykorzystywał program WAPRO Mag, gdzie wystawiamy fakturę na druk roll-upów oraz sprzedaż kubków termicznych i ich dostawę. W menu Nagłówek wystarczy importować dane kontrahenta wprowadzone wcześniej, a następnie zatwierdzić wystawienie faktury. Po stronie programu handlowego wystawcy faktury to już wszystko.

Następnie przechodzimy do programu maszfakture.pl, gdzie należy zalogować się na utworzony wcześniej profil firmy. Dostępna będzie tam już wystawiona przed momentem faktura, o czym użytkownik zostanie poinformowany powiadomieniem na tacce systemowej. Listę faktur możemy zresztą filtrować ze względu na czas wystawienia, numer faktury, nazwę i NIP kontrahenta, co zdecydowanie ułatwia identyfikację konkretnego dokumentu. Ponadto każda nowa faktura będzie na liście pogrubiona.

Po kliknięciu faktury, jej szczegóły zobaczymy na panelu bocznym. Tamże wyświetlone zostaną przyciski, które pozwalają na przesłanie jej dalej. Dwa pierwsze z nich dotyczą dystrybucji czystych danych w ramach maszfakture.pl: możemy zdecydować tutaj, czy faktura ma zostać wysłana do kontrahenta, do biura księgowego, czy też do obu partnerów. Jeżeli jednak nie korzystają oni jeszcze z maszfakture.pl, to możliwe jest wygenerowanie PDF-a i wysłanie go.

Warto się przyjrzeć menu Relacje, gdzie widnieją informacje o tym, czy dana firma korzysta z maszfakture.pl, oraz jakie przyznaje akceptacje na faktury sprzedaży i zakupu. Tutaj także użytkownik zdecyduje, czy od danej firmy faktury mają być importowane automatycznie oraz czy przyznać zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Zakładamy jednak, że kontrahent korzysta już z maszfakture.pl, dzięki czemu wystarczy kliknąć przycisk Wyślij do kontrahenta.

Jak sytuacja wygląda po jego stronie? Jak nietrudno się domyślić, odwrotnie niż w przypadku wystawcy: najpierw zobaczy on w swojej skrzynce odbiorczej faktur nową pozycję, gdzie także będzie mógł się zapoznać z jej szczegółami na panelu bocznym. Stąd może przesłać ją do działu księgowości, albo dokonać importu do własnego (w naszym scenariuszu innego, niż oprogramowanie wystawcy faktury) programu handlowego. Wystarczy kliknąć Import, co wywoła pojawienie się okna walidacyjnego składającego się z trzech sekcji: nagłówek faktury, treść oraz podsumowanie.

Z poziomu nagłówka faktury istnieje możliwość dodania do programu handlowego nowego kontrahenta, aktualizacji istniejących w bazie danych kontrahenta takich jak: numer konta bankowego, adres czy nazwa, jak również wybór zdefiniowanych kategorii kosztów. Funkcjonalnością znacznie oszczędzającą czas osób wprowadzających faktury jest możliwość dodania w kilka sekund nawet kilkuset pozycji asortymentowych, decydując, czy import ma wywołać skutek magazynowy czy też nie. Inną kwestią jest rozbudowany system dopasowań, w który maszfakture.pl jest wyposażony i za pomocą którego dane na fakturze (kontrahent, asortyment, jednostki miar) można dopasować do tych, które użytkownik posiada w swoim programie handlowym.

Udany import zostanie potwierdzony odpowiednim komunikatem. Wystarczy, aby kontrahent przeszedł teraz do własnego programu handlowego , do menu pozwalającego na przegląd faktur zakupu. Zobaczy tam nową pozycję, w całości uzupełnioną danymi nadesłanymi przez wystawcę za pośrednictwem maszfakture.pl.

Jak import wygląda po stronie księgowości? Biuro księgowe, logując się do systemu maszfakture.pl w pierwszej kolejności wybiera, na którym obecnie kliencie chce pracować (analogicznie jak w przypadku pracy z programem księgowym). Po załadowaniu konkretnej firmy w maszfakture.pl wyświetlone zostaną dwie listy: faktury sprzedaży oraz faktury zakupu, które uprzednio klient biura wysłał do księgowości. Z tego poziomu biuro księgowe importuje wszystkie dokumenty do swojego oprogramowania (w naszym scenariuszu Sage Symfonia Finanse i Księgowość). System maszfakture.pl zaimportuje do programu księgowego takie zmienne jak: szczegółowe dane kontrahentów, kwoty VAT z podziałem na odpowiednie stawki, kwoty netto, brutto, numer faktury, daty (wystawienia, sprzedaży, księgowania), płatności etc. Poprawny import dokumentów zostanie potwierdzony komunikatem, zaś faktury które nie zostaną wprowadzone do Sage Symfonia Finanse i Księgowość wyświetlane będą w maszfakture.pl ze statusem „Gotowe do importu”. Po przejściu do programu księgowego dokumenty są gotowe do księgowania.

Proces, który sprowadzić mogliśmy do czterech kroków, trudno uznać za skomplikowany. Nietrudno jednak wyobrazić sobie, jak podobny obieg dokumentów wyglądałby bez maszfakture.pl. Po wystawieniu faktury konieczne byłoby dostarczenie fizycznej jej kopii do partnerów lub przesłanie PDF-u mailem. W obu przypadkach niezbędne byłoby przepisanie danych z faktury do wykorzystywanego programu. Pomocne mogą się tutaj okazać skanery OCR, jednak ich autorzy z całą pewnością nie zagwarantują stuprocentowej poprawności rozpoznanych znaków, a to już prowadzi do pytania o to, czy firmę stać na tego typu pomyłki.

[vimeo=https://vimeo.com/139456767]Najważniejszą cechą, z której wynikają późniejsze udogodnienia, jest to, że maszfakture.pl przesyła pomiędzy swoimi instalacjami czyste dane, a zatem konkretne wartości dla pól w formularzach. Nie tylko ułatwia to cały proces, gdyż zapewnia nadrzędną warstwę kompatybilności, ale przede wszystkim pozwala uniknąć błędów. Aktualnie program obsługuje cztery najpopularniejsze rozwiązania księgowe: obok wspomnianych produktów Comarch i Asseco Wapro, kompatybilność zagwarantowana jest także w przypadku InsERT i Sage. Mowa zatem o programach, które łącznie posiadają większość polskiego rynku w tym segmencie. Dodatkowym wzmocnieniem systemu jest wbudowany moduł do wystawiania faktur, który powstał z myślą o mikro i małych przedsiębiorstwach nieprowadzących gospodarki magazynowej.

Przetwarzanie wyłącznie czystych danych może być dla niektórych użytkowników ograniczeniem, choć dezaktualizuje się ono w zasadzie w przypadku wszystkich faktur sprzedażowych. O ile jednak można spierać się na temat mnóstwa branżowych trendów, tak nikt chyba nie ma wątpliwości, że raczej prędzej niż później obieg faktur będzie całkowicie cyfrowy. System maszfakture.pl dostarcza ujednoliconą metodę dystrybucji już dzisiaj, a w naszych testach sprawdziliśmy, że działa ona bez zarzutu. Najnowszą wersję programu znaleźć można w naszej bazie, dostępna jest wersja darmowa.