Większość pracowników biur wcale nie potrzebuje Office'a

Firmy, które wyposażają swoich pracowników w pakiet Office, mocno przepłacają. Badanie firmy SoftWatch potwierdza to, czego wiele osób się domyśla: mało kto korzysta z Office w takim stopniu, żeby ten pakiet był niezastąpiony.

Firma SoftWatch przeanalizowała jak pracownicy dużych firm wykorzystują swojego Office'a. W badaniu wzięło udział 148,5 tysiąca osób, zatrudnionych w 51 międzynarodowych firmach, które kupiły licencje na pakiet biurowy Microsoftu. Nie można powiedzieć, że wyniki zaskakują.

70% ankietowanych używa tego oprogramowania tylko do podglądu dokumentów, ewentualnie do wprowadzania prostych zmian. 29% nigdy nie miało potrzeby uruchomić Worda bądź Excela, lub robiła to tylko aby przejrzeć otrzymane pliki. Prezentacji w PowerPoincie nigdy nie edytowało 70% ankietowanych. Drobne zmiany w dokumentach otwartych w Wordzie wprowadza 62% osób, w Excelu 53%. Do wykorzystywania pełnego potencjału Worda przyznało się 9%, Excela 18%. Do tworzenia zaawansowanych prezentacji w PowerPoincie przyznało się tylko 2% ankietowanych.

W zestawieniu czasowym prym wiedzie Outlook. Podczas dnia pracy użytkownik Office'a spędza z tym programem średnio pół godziny, zarządzając swoją korespondencją. Kolejne 8 minut spędza z Excelem, 5 minut z Wordem i 2 z PowerPointem. Nie ma szans, aby koszty kupienia licencji na Office'a zwróciły się w takiej sytuacji.

Wygląda na to, że skończyły się czasy, w których Office był postrzegany jako narzędzie niezbędne do pracy, bez którego firma nie może funkcjonować. Wraz z nimi kończą się złote czasy licencjonowania wielkich monolitów i używania programów, które wymagają porządnego przeszkolenia, przez pracowników biurowych. Nie bez znaczenia są tu zmiany na rynku urządzeń, które wykorzystywane są w pracy i możliwość korzystania z prywatnych urządzeń, wprowadzona ostatnio w wielu firmach. Użytkownicy oczekują prostych, sprytnych i ładnych narzędzi. Microsoft to widzi i reaguje, ale konkurencja nie śpi.

Office 365 jest oczywiście jedną z odpowiedzi. Dostępny w abonamencie pakiet biurowy zapewnia możliwość pracy na różnych urządzeniach, a na szczególną uwagę zasługuje wyczekiwana miesiącami wersja dla iPadów, stanowiących w końcu 91% tabletów używanych do pracy przez pracowników dużych firm. Pakiet zyskał ogromną popularność — należące do niego aplikacje zostały pobrane 12 milionów razy w tydzień. Do przeglądania dokumentów na tablecie z jabłkiem można wykorzystać darmowe aplikacje. Świetnym sposobem na zdobycie nowych użytkowników było udostępnienie OneNote za darmo na różne platformy.

W wielu sytuacjach można porzucić rozwiązania Microsoftu. Na popularności iPadów w firmach skorzystały aplikacje należące niegdyś do pakietu iWork Apple'a. Ponieważ Microsoft ociągał się z wydaniem Office'a dla tych urządzeń, użytkownicy sięgnęli po Numbers (według Citrixa w ubiegłym roku była to czwarta najpopularniejsza w firmach aplikacja mobilna) i Pages (11 pozycja, zaraz za… iBooks). Komponenty iWork pokonały między innymi często instalowany domyślnie na urządzeniach mobilnych QuickOffice.

Badanie firmy SoftWatch pokazuje coś oczywistego — przede wszystkim trzeba przyjrzeć się realnym potrzebom pracowników. Podczas gdy często potężny Excel jest niezbędny i niezastąpiony, wiele osób, jak choćby autorka tego artykułu, potrafi w pracy obejść się bez pakietu biurowego.