Włoskie Pesaro nie wytrzymało: Office 365 okazał się tańszy od OpenOffice

Wybór wolnego i otwartego oprogramowania zamiast rozwiązań zamkniętych jest częstym tematem rozmów. Dyskusja wybucha ze zwielokrotnioną siłą, gdy chodzi o urzędy, bo te są przecież utrzymywane z naszych pieniędzy. Przykład włoskiego Pesaro pokazuje, że przy nieodpowiednim przygotowaniu na wdrażaniu Open Source można wiele stracić.

Gmina, która zdecydowanie nie należy do gigantycznych, zdecydowała się kilka lat temu na wdrożenie otwartego OpenOffice w miejsce rozwiązań zamkniętych. Projekt trwał od 2011 do 2014 roku i polegał nie tylko na wymianie oprogramowania, ale także przeszkoleniu około 500 pracowników. Eksperyment się nie powiódł, w zeszłym roku firma zdecydowała się na sięgnięcie po chmurowy pakiet Office 365, a jakiś czas temu zaprezentowano powody tej decyzji. Największymi z nich były paradoksalnie koszty, które okazały się znacznie większe przy stosowaniu OpenOffice. Jak to możliwe?

Z góry zaznaczmy, że badanie i analiza kosztów zostały wykonane na zlecenie nie tylko gminy, ale także firmy Microsoft – z tego powodu warto do wyliczeń podchodzić z pewnym dystansem. Według nich wdrożenie Office 365 miało spowodować oszczędności na poziomie 80% w porównaniu do OpenOffice. Stefano Bruscoli, który pełni w Pesaro obowiązki szefa wydziału zajmującego się IT, problemem okazały się ogromne, zupełnie nieprzewidziane koszty wdrażania otwartego pakietu. Według raportu gmina nie była w stanie zastąpić Accessa i Excela – wszystko przez funkcje w nich dostępne, których w darmowej alternatywie znaleźć nie można – w efekcie czego zdecydowano się na wdrożenie rozwiązania hybrydowego i pozostawienie tych aplikacji. To miało okazać się katastrofalną mieszanką, a jeszcze większym wyzwaniem stała się walka z kompatybilnością plików i formatów. Zarząd oszacował, że około 300 osób traciło każdego dnia pracy po nawet 15 minut na walkę z tym zagadnieniem.

Raport określa, że w czasie trwania projektu koszt oprogramowania na jednego użytkownika wynosił ponad 530 euro rocznie – aż 93% tej kwoty miały stanowić koszty wdrożenia. Gdy zdecydowano się na przejście na Office 365, te magicznym sposobem spadły już do niecałych 200 euro rocznie. Według analiz odpowiada za to nie tylko rzekoma lepsza kompatybilność formatów w ramach pakietu Microsoftu, ale także lepsza jego znajomość przez pracowników: Ci po prostu już go znają, są przyzwyczajeni i w wielu przypadkach nie wymagają dodatkowych szkoleń. Analitycy z Microsoftu uważają, że koszt może zostać zmniejszony jeszcze bardziej, do około 112 euro rocznie, o ile zostaną wykorzystane odpowiednie narzędzia do komunikacji jak choćby Skype dla Biznesu.

Raport może stawiać Office 365 w pozycji kompletnego i niepokonanego lidera, niemniej nie powinniśmy interpretować go w taki sposób. Opisywane problemy pokazują nie tyle problemy OpenOffice, ile naleciałości związane z latami wykorzystywania zamkniętego oprogramowania i funkcji dostępnych tylko w nim. Możliwe, że przy wykorzystaniu standardu OpenDocument udałoby się uniknąć tych problemów, przyzwyczajenia nie są natomiast żadnym wytłumaczeniem: jak zauważa Walter Vannini, znajomość Microsoft Office nie jest przecież częścią naszego dziedzictwa genetycznego. Dziecko nieznające innego rozwiązania i niemające porównania, postawione przed komputerem najprawdopodobniej poradzi sobie z czasem równie dobrze z Windowsem i Office, co z otwartymi i darmowymi alternatywami.

Oczywiście Office 365 faktycznie może oferować w niektórych sytuacjach obniżenia kosztów – wszystko za sprawą pracy w chmurze i przerzuceniem niektórych elementów infrastruktury na Microsoft. Rzecz w tym, że staje się wtedy niemożliwy do porównania z oprogramowaniem, które w chmurze nie pracuje. Oba te rozwiązania mają swoje wady i zalety, żadne z nich nie jest idealne. Warto także pamiętać o przykładach znacznie większych wdrożeń Open Source w administracji, które mimo wszystko udało się pomyślnie zrealizować – świadectwem tego jest Monachium i Francuska Żandarmeria.