Numer KSeF i zbiorczy identyfikator. Zasady płatności od 2027 r. 

Numer KSeF otrzymuje każda e-faktura przyjęta przez Krajowy System e-Faktur. System nadaje go automatycznie, a informacja o numerze trafia do Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Numer nie jest osobnym elementem pliku XML. Zbiorczy identyfikator dotyczy co najmniej dwóch faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę.

Zbiorczy identyfikator powstaje po wskazaniu listy numerów KSeF faktur. Może wygenerować go wystawca, odbiorca lub inny uprawniony użytkownik. Taką funkcję udostępni Aplikacja Podatnika KSeF oraz programy finansowo-księgowe połączone z API systemu. KSeF pozwoli również sprawdzić, jakie faktury obejmuje dany identyfikator.

Przy zapłacie za pojedynczą fakturę w tytule przelewu trzeba będzie podać jej numer KSeF. Jeśli płatność obejmie kilka faktur, podatnik wykorzysta zbiorczy identyfikator. Rozwiązanie pozwoli wybrać konkretne dokumenty, zamiast opłacać wszystkie faktury wystawione przez danego dostawcę w określonym okresie.

Obowiązek wskazywania numeru KSeF obejmie także płatności w mechanizmie podzielonej płatności realizowane od 1 stycznia 2027 r. Numer trafi wtedy do komunikatu przelewu MPP. Wymóg dotyczy również płatności realizowanych przez podmioty trzecie oraz zapłaty poleceniem zapłaty przez wystawcę faktury.

Numeru KSeF nie trzeba będzie podawać przy fakturze wystawionej w trybie offline z powodu niedostępności KSeF lub w formule offline24, jeśli dokument nie trafił do systemu z powodu ogłoszonej awarii. Od 1 lutego 2026 r. numer KSeF trzeba natomiast wykazywać w części ewidencyjnej JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), zarówno przy sprzedaży, jak i zakupach.

W strukturze FA(3) należy zachować ciągłość dokumentacji. Faktura rozliczająca lub końcowa faktura zaliczkowa powinna zawierać numer KSeF faktury zaliczkowej, a korekta faktury ustrukturyzowanej musi wskazywać numer dokumentu pierwotnego. Zbiorczy identyfikator ma 35 znaków, na przykład: 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF.