Zwiększamy produktywność – poprawa naszej poczty

Niedawno znajomy zapytał mnie jak sobie poradziłem z napływem wiadomości oraz dlaczego moja skrzynka (a właściwie skrzynki :P ) są takie „czyste” i „białe”. Żeby za wiele mu nie tłumaczyć pomyślałem, że naskrobię parę słów, a być może ktoś jeszcze z Was skorzysta i zyska, choć troszkę więcej wolnego czasu.

Wiadomo, że większość z nas, jak nie praktycznie każdy korzysta z poczty e-mail. Czy to w pracy do kontaktów biznesowych, czy w domu – do kontaktu ze znajomymi. Czasem są to nawet nie jedna czy dwie skrzynki, potrafi być ich znacznie więcej.

Czy zastanawiałeś się kiedyś nad ilością maili, jakie otrzymujesz? Doszedłeś do wniosku, że to Cię przytłacza. Ślęczysz nad skrzynką z duszą na ramieniu w oczekiwaniu na nadejście powiadomienia? To Twój czas – poczta ma być Twoim pomocnikiem, a nie Ty jej niewolnikiem.

Jak zatem to „ogarnąć”? Czy to da się w ogóle zrobić? Owszem i nie jest to wcale takie trudne. Sam posiadam parę skrzynek pocztowych – zarówno czysto służbowych, jak i tych bardziej prywatnych. I każdy dzień kończę z pustymi folderami „odebranych”. Z początku wyglądało to dość dziwnie, taka pustka — lecz teraz jest to wielkie udogodnienie. Jako, iż korzystam z Thunderbirda, więc cześć sugestii może nie być idealnym rozwiązaniem dla każdego z Was, niemniej myślę, że można je w mniejszym lub większym stopniu dostosować pod siebie.

Dlaczego warto?

Po prostu — dla wygody i zdobycia paru minut więcej wolnego czasu. Nie szukasz nowych wiadomości, po prostu – otwierasz pocztę i widzisz kto i po co do Ciebie napisał. Nie musisz filtrować listy po dacie, nadawcy czy temacie. Nie robisz nic – masz gotowa listę nowych e-maili.

Porządek na poczcie

Na początku nie korzystałem, z poczty bardzo namiętnie. Raczej ot czasem jakiś tam mail czy wiadomość. Jednak kiedy byłem zmuszony „pracować” z nią coraz częściej zaczął mi przeszkadzać chaos w niej panujący. Bo skoro przeczytałem daną wiadomość to po co mi ją znów oglądać?

Zacznij od uporządkowania każdego z kont. Przejrzyj po kolei każdą wiadomość i zdecyduj co z nią zrobić – zarchiwizować czy usunąć. Nic więcej, bo już na nią kiedyś (jeżeli zaszła taka potrzeba) odpowiedziałeś.

Podczas porządków może także wykorzystać Kategorie i przypisać je do odpowiednich wiadomości. Ułatwi CI to późniejsze ich odnalezienie.

Złącz wszystkie posiadane skrzynki w jedną

Domyślnie Thunderbird „układa” skrzynki jedną pod drugą. By zobaczyć przychodzące czy wysłane wiadomości musisz ją rozwinąć i wybrać odpowiedni folder. Kiedy masz jedną, dwie skrzynki nie ma z tym problem. Gorzej, jeżeli posiadasz więcej skrzynek. Wtedy wszystko się zlewa, staje się nieczytelne. Masz 5 czy 6 folderów odebranych i musisz po nich „skakać”. Sama lista także nie wygląda najładniej – jest długa i zawiła.

Złącz wszystkie skrzynki w „jedną” Możesz tego dokonać za pomocą opcji widoku wybierając

Co sprawi, że zamiast listy skrzynek będzie miał listę „folderów”, a dopiero w każdym z nich podział na odrębne skrzynki.

I tak ze wspominanych 5-6 folderów odebrane zostanie Ci jeden główny, gdzie trafią wszystkie przychodzące wiadomości. Prawda, że wygląda lepiej? ;)

Nie „ślęcz” nad skrzynką.

Jak już napisałem poczta ma być Twoim pomocnikiem, nie odwrotnie. Wcześniej pocztę miałem uruchomianą wraz ze startem systemu. Już na dzień dobry dostawałem powiadomienie i co robiłem? Oczywiście w nie klikałem. Za chwilę czytałem wiadomość i na nią odpisywałem. W międzyczasie zdążyłem zapomnieć, po co tak naprawdę włączyłem komputer. Patrząc jednak na daty e-maili bardzo często dostawałem je w godzinach, w których nie mogłem sprawdzić poczty, więc czy odpowiedź o 14 a 14:30 zrobi wielką różnicę?

Teraz staram się sprawdzać pocztę raz dziennie. W weekendy robię to częściej. Oczywiście nie jest to jakaś, żelazna reguła – zdążają się bowiem przypadki jak np. konieczność napisania wiadomości), że pocztę uruchamiam więcej niż jeden raz – wtedy, gdy coś się pojawia i wiem, iż nie zajmie mi dużo czasu załatwiam „od ręki”.

Ogólnie staram się poświęcać pół godziny, godzinę na korespondencję. Czasem nie mam na co odpowiadać – wtedy mam „leniuchowanie” :)

Poczta w telefonie

Wiem, że jest mobilność, smartfony, tablety i masa aplikacji, które możemy na nich zainstalować. Znajdziemy tam także dużo ciekawych klientów poczty. Możemy także skorzystać z wbudowanego. Tylko czy musimy?

Praca, znajomi. To częsta odpowiedź. Owszem jest to coś ważnego. Przecież, jeżeli coś się wydarzy to ktoś do Ciebie zadzwoni. Może inaczej :P Jeżeli ładna koleżanka wyrazi chęć pójścia z Tobą na spacer zadzwoni, czy napisze maila i będzie czekała aż jej odpiszesz? Jak by się poczuła, gdybyś nagle podczas spaceru zaczął coś „majstrować” w telefonie przez 5-10 minut, zamiast spokojnie rozmawiać? Jak Ty byś się poczuł w odwrotnej sytuacji?

Również samo pisanie długich maili jest czasem dość uciążliwe – idziemy, jesteśmy na chodniku, słońce, tłok w autobusie. DO tego dochodzi zaraz stres, bo przecież „pisze”. Czy warto?

Ogólny dostęp do internetu i mobilność to świetna rzecz. Pozwala na wiele. Pamiętajmy jednak, że wszystko jest dobre, lecz z umiarem.

Nie czytaj dwa razy tego samego

Nie czytaj dwa razy tych samych wiadomości. Skoro już przeczytałeś i na nią odpowiedziałeś, po co czytać ją raz jeszcze? Przecież artykułu w gazecie również nie czytasz wielokrotnie. Przeczytałeś – zadziała – odpisz, zarchiwizuj lub usuń. Koniec. Kropka.

Newslettery i listy

Większość Twojej poczty to zachęta do zakupów, promocje produktów i inne niechciane przez Ciebie wiadomości? Dlaczego ciągle to czytasz i usuwasz? Warto się zastanowić czy z tego korzystamy. Ja robię to w sposób dość łopatologiczny. Jeżeli dany newsletter usunę 3 razy bez głębokiego wczytywania się (klikam, patrzę, że nie dla mnie – usuwam) to za czwartym razem poszukuję możliwości wypisania z się z danej listy. Czasem zdarza się nawet taka sytuacja, że wypisując się z jednego newslettera mój adres zostaje wypisany z 3-4 innych. Taka ciekawostka :P

Szablony

Jeżeli korzystasz na co dzień z poczty w pracy, czy prowadzisz intensywne negocjacje i bardzo często dostajesz praktycznie identyczne pytania, dlaczego nie ułatwić sobie sprawy? Stwórz szablon, szkic czy nawet zwykły dokument tekstowy z przygotowaną wcześniej wiadomością. Ułatwi Ci to odpowiedz. Będzie z pewnością szybciej i wygodniej. No i nie nauczysz się na pamięć „wierszyka” xD

Możesz także skorzystać z Phrase Express czy znany AutoHotkey. Dzięki nim odpowiedź stanowiąca przykładowo 100 znaków można stworzyć za pomocą 4 znaków. Ponowny plus dla Ciebie – masz znów więcej czasu dla siebie.

Skróty klawiaturowe

Jedni mówią, że zbędne, inni, że potrzebne. Na początku uważałem, i z to pierwsze – teraz po praktyce, że ot drugie. Po co mam naciskać w każdej wiadomości archiwizuj. Odpowiem na wszystkie. Następnie „CTRL+A” i „A” (swoją drogą, intuicyjny skrót od Archiwizuj). Wiadomości, nawet jeśli są zaadresowane na inne skrzynki trafią do właściwych katalogów.

Przeszukiwanie poczty

Na początku wspominałem o fakcie „połączenia” kont. No dobrze, ale teraz przecież wszystkie maile z wszystkich kont mam w jednym folderze wysłane. Co, jeżeli chce znaleźć ten jeden od konkretnej osoby?

Nic prostszego. Można oczywiście sobie rozwinąć listę Wysłanych i wybrać odpowiednie konno, lecz można także przeszukać całą nasza pocztę. To bardzo ułatwia sprawę. Pozwala szybko zobaczyć także nasza odpowiedź, czy treść dłuższej korespondencji. Warto to poćwiczyć, bo pozwala na naprawdę szybkie odnalezienie „ukrytych” na pozór wiadomości.

Wspominałem także o kategoriach. One także ułatwiają wyszukiwanie poprzez pokazywanie jedynie tych wybranych. Sam Thunderbird również posiada ciekawe mechanizmy wyszukiwania pozwalające np. wyświetlić listę jedynie tych wiadomości, które posiadają załączniki. Może do tego dołożyć również maile z załącznikami od konkretnego nadawcy. Szybko, łatwo i przyjemnie. Polecam „po testować”.

Filtrowanie

Nie jestem zwolennikiem filtrowania poczty w taki sposób, by coś działo się bez mojej wiedzy czy jakiejś „akcji”. Chodzi o sam fakt przenoszenia wiadomości do folderów i tym podobne. Sam filtry mam ustawione jedynie do przypisywania kategorii, etykiet do wiadomości i - głównie na podstawie adresu nadawca czy fakty „bycia” w konkretnej książce adresowej. Ułatwi mi to późniejszą organizację poczty i staje się ona czytelniejsza.

Podsumowując

Jak wspomniałem na początku opisywane czynności czy nazwijmy to delikatne porady nie muszą być idealnie, czy dopasowane do każdego. Chodziło bardziej o nakreślenie możliwych rozwiązań, które pozwolą nam cieszyć się z korzystania z poczty, a nie bycia jej niewolnikiem czy otwierania jej z pochmurną miną. Można także zaoszczędzić sporo czasu — przykładowo poprzez wspomniane szablony.

Oczywiście każdy ma własne zdanie dotyczące danych kwestii nie zamierzam go w żaden sposób podważać, czy obrażać kogokolwiek w jakikolwiek sposób. Przepraszam także za ewentualne błędy.