Często pojawia się pytanie dotyczące podobieństw pomiędzyprogramami Outlook i Outlook Express, jakie są między nimi różnicei którego powinienem używać - który lepiej spełnia moje potrzeby.Zbliżone nazwy natychmiast przywołują skojarzenie, że OutlookExpress jest uproszczoną wersją programu Outlook. Tak jednak niejest. Są to zupełnie odrębne programy, stworzone przez inne zespołyprogramistów i przeznaczony do innych zadań. Od początku istnieniaobu programów podobieństwo ich nazw wprowadzało i nadal wprowadzasporo zamieszania wśród użytkowników, zwłaszcza tych, którzydopiero zaczynają pracować z jednym z programów. Wydaje się, że dotakiego wniosku doszła również firma Microsoft i w kolejnej wersjiprogramu Windows Vista Outlook Express zmieni nazwę na WindowsMail. Obecnie dla uniknięcia pomyłek na program Outlook często mówisię Microsoft Outlook (lub Microsoft Office Outlook), dlaodróżnienia go od Outlook Express'a.
Outlook Express jest częścią przeglądarki Internet Explorer ijest typowym klientem poczty elektronicznej. Umożliwia więcodbieranie i wysyłanie poczty w formacie tekstowym i HTML przyużyciu protokołów POP3, SMTP, IMAP, wiadomości mogą byćzaszyfrowane lub elektronicznie podpisane, posiada prostą książkęadresową, pozwala na przetwarzanie przychodzących wiadomości przypomocy reguł oraz na wyszukiwanie wiadomości na podstawie różnychkryteriów. W Outlook Express wbudowana jest również przeglądarkagrup dyskusyjnych. Krótko mówiąc posiada wszystkie funkcje, którepozwalają użytkownikowi wysyłać i odbierać pocztę oraz zarządzaćnią na pewnym poziomie przy wykorzystaniu reguł.
Rys.1 Okno główne programu OutlookExpress Z kolei program Outlook jest składnikiem pakietu MicrosoftOffice. Można kupić go również osobno, chociaż w polskiej wersjijęzykowej dostępny jest niestety tylko z pakietem Office. Jeślichcielibyśmy rozpatrywać programy Outlook Express i Outlook odstrony ich podobieństw, to równie dobrze możemy zająć siępodobieństwami między Outlook'iem a każdym innym klientempocztowym. Podobieństwa takie oczywiście istnieją, ponieważ Outlookjest również klientem poczty elektronicznej. Tak jak OutlookExpress obsługuje pocztę przez protokoły POP3, SMTP, IMAP, równieżposiada książkę adresową, możliwość przeszukiwania wiadomości orazreguły, choć nawet tutaj istnieją spore różnice - na przykładreguły w Outlook Express pozwalają przetwarzać tylko wiadomościprzychodzące, podczas gdy w Outlook'u także wysyłane. Na tym orazna nazwie podobieństwa jednak się kończą. Outlook jest programemzdecydowanie bogatszym i o większych możliwościach niż OutlookExpress. Został stworzony jako program do obsługi poczty oraz dozarządzania informacją, dlatego często wykorzystywany jest do pracyprzez pracowników w firmach oraz przez tych użytkowników, którzypotrzebują programu ułatwiającego organizowanie informacji.
Rys.2 Program Microsoft Office Outlook - praca zkalendarzem Już na pierwszy rzut oka widzimy, że Outlook oferuje dużo więcejmożliwości. Outlook Express używa folderów do grupowania wiadomościpocztowych. Outlook również grupuje dane w folderach, pozwalajednak tworzyć foldery a w nich elementy różnych typów - nie tylkowiadomości pocztowe. I tak użytkownik może tworzyć w Outlook'ufoldery i elementy następujących typów:
Poczta
Kalendarz
Kontakt
Zadania
Dziennik
Notka
Z każdym z typów elementów/folderów wiąże się inna i częstozaawansowana funkcjonalność. Foldery poczty służą, podobnie jak w OutlookExpress, do przechowywania wiadomości pocztowych. Folder kalendarza pozwala na stworzenieelektronicznego kalendarza, w którym użytkownik tworzy terminy. Zkalendarzem związany jest też cały system umożliwiającyorganizowanie spotkań wielu użytkowników. Stworzenie spotkania wkalendarzu powoduje automatyczne wysłanie zaproszeń do jegouczestników i automatyczne śledzenie odpowiedzi. Organizatorpodczas tworzenia spotkania ma również wgląd w informacje dotyczącewolnego czasu innych uczestników, która uzyskiwana jest z ichkalendarzy. Folder kontaktów służy, jak sama nazwa wskazuje dozapisywania informacji kontaktowych osób oraz instytucji.Użytkownik może posiadać w Outlook'u wiele folderów kontaktów, akażdy z nich może służyć jako książka adresowa. Folder zadań pozwala do tworzenia i opisywaniazadań do wykonania. Do zdania może zostać przydzielonaodpowiedzialna za nie osoba - wykonawca. Po wysłaniu zdania do jegowykonawcy, Outlook będzie automatycznie śledził dokonywane przezniego zmiany i nanosił je na kopię zadania przechowywanego wfolderze zadań użytkownika, który zadanie stworzył. Folder dziennika umożliwia tworzenie elementówodpowiadających pewnym zdarzeniom. Przydatną cechą jest to, żepotrafi automatycznie tworzyć wpisy odpowiadające pewnym akcjomdotyczących określonych kontaktów. Przykładowo automatycznie mogąbyć tworzone elementy zdarzeń za każdym razem, gdy dostajemywiadomość pocztową od Janka Kowala. A jeszcze ciekawszafunkcjonalność jest taka, że później wszystkie zapisane zdarzeniawidoczne są bezpośrednio w kontakcie reprezentującym pana Janka. Wten sposób mamy wgląd w całą historię korespondencji z danąosobą. Jeśli chodzi o elementy typu notka to nie wiążesię z nimi żadna specjalna funkcjonalność. Są to proste elementy, wktórych możemy umieszczać zwykły tekst. Są odpowiednikiem małychkolorowych karteczek przyklejanych na ścianę lub ekranmonitora. Każdy z elementów zawiera także pole tekstowe, w który możnaumieścić dowolny opis sformatowany jako HTML lub RTF. Do elementówmożna również przypisywać załączniki. Dla elementów w folderachkalendarza, zadań, kontaktów i poczty można ustawiać przypomnienia.Są one bardzo pomocne zwłaszcza w folderze kalendarza i zadań,gdzie przypominają nam o zbliżających się terminach. Jedną z funkcjonalności, które posiada Outlook, a której bardzobrakuje w programie Outlook Express (chociaż ma zostać wprowadzonaw Windows Vista), jest filtr anty-spamowy. Jest on staleaktualizowany (średnio raz na miesiąc) i jest dostępny poprzezwitrynę Microsoft Update. Największą zaletą Outlook'a jest jednak jego współpraca z programemMicrosoft Exchange Server. Mimo że Outlook'a można z powodzeniemużywać bez Exchange Server'a, to jednak został on opracowany jakopodstawowy klient Exchange'a i dopiero w połączeniu z nim można wpełni wykorzystywać jego funkcjonalność. Powyżej wspomniałem omożliwości organizowania spotkań wielu użytkowników i oprzydzielaniu zadań, ale dopiero gdy Outlook współpracuje zExchange Server'em, pojawiają się prawdziwe możliwości pracygrupowej. Przede wszystkim użytkownicy w sieci otrzymują dostęp dopublicznych folderów, w których wszyscy jednocześnie mogą pracowaćna tych samych wspólnych danych. Publiczne foldery stwarzają firmomszerokie możliwości w zakresie pracy grupowej. Wspólne firmowekalendarze, rezerwowanie zasobów, firmowe książki adresowe,współdzielenie poczty, grupy dyskusyjne, zarządzanie projektami -wszystkie te funkcjonalności można osiągnąć wykorzystując publicznefoldery w Outlook'u. Trzeba jednak stwierdzić, że wiele firm nie wpełni z nich korzysta przy organizacji pracy grupowej, ponieważczęsto nie potrafi eksploatować wszystkich możliwości jakie dajetandem Outlook - Exchange. Outlook w połączeniu z Exchange Server'em to nie tylko folderypubliczne, ale również możliwość udostępniania własnych prywatnychfolderów innym użytkownikom oraz praca w trybie offline. GdyOutlook jest skonfigurowany do pracy z serwerem Exchange wtedywszystkie dane użytkownika przechowywane są na serwerze i możnauzyskać do nich dostęp z różnych komputerów. W trybie offline (trybbez połączenia, zwany również buforowanym), użytkownik nie mabezpośredniego połączenia z serwerem Exchange, ale wciąż możepracować na swoich danych, które w takim wypadku przechowywane sąna lokalnym komputerze w pliku OST. Przy najbliższym połączeniu zserwerem dane zmienione w trakcie pracy w trybie offline zostanązsynchronizowane. Kolejną bardzo ważną cechą i zaletą Outlook'a jest jegorozszerzalność. W Outlook'u, podobnie jak w innych programach zrodziny Office, można tworzyć makra do automatyzacji pracy, możnarównież projektować i oprogramowywać własne formy używane dowyświetlania różnego typu elementów. Można wreszcie implementowaćrozszerzenia, dodatki, nakładki. Dzięki temu Outlook daje ogromnemożliwości w zakresie dostosowywania go do indywidualnych potrzeb istaje się platformą, w oparciu o którą można tworzyć własne nowefunkcjonalności a nawet całe procesy biznesowe związane z obiegieminformacji i dokumentów. W sieci można znaleźć setki rozszerzeń i nakładek dla Outlook'a.Część z nich jest bardzo prosta, inne implementują zaawansowanefunkcjonalności. Przykładem może tu być program C2PublicFoldersautorstwa naszej firmy CodeTwo, który pozwala korzystaćz publicznych folderów w Outlook'u i współdzielić dane w sieci bezkonieczności posiadania serwera Exchange. Nie sposób omówić wszystkich możliwości i funkcjonalności Outlook'aw jednym artykule, o tym pisze się całe książki, nie taki z resztąjest jego cel. Chciałem przedstawić podstawową różnice międzyprogramami Outlook Express i Outlook, pokazać, że Outlook Expressto klient pocztowy, natomiast Outlook to o wiele więcej - programdo zarządzania informacją oraz do pracy grupowej. Mam nadzieję, żepo przeczytaniu artykułu będzie Ci łatwiej zdecydować, którego znich chcesz, czy też potrzebujesz używać. Czy potrzebny Cinieskomplikowany program do obsługi poczty, czy może potrzebujeszrównież kalendarza, możliwości tworzenia zadań i bardziejzaawansowanych funkcji. Jeśli szukasz tylko programu do wysyłania iodbierania poczty to może okazać się, że lepszy będzie OutlookExpress lub program pocztowy innej firmy. Outlook z dużą liczbąopcji i funkcji może być trudniejszy w użyciu i będzie z pewnościąwymagał więcej czasu, abyś nauczył się go poprawnie obsługiwać.Jeśli jednak zastanawiasz się nad organizacją swoich danych,przyspieszeniem procesu ich wyszukiwania, trzymaniem wszystkichważnych informacji w jednym miejscu i wydajnego zarządzania nimilub jeśli planujesz wprowadzenie wsparcia dla pracy grupowej wfirmie, to polecam Ci wypróbowanie programu Microsoft Outlook.