Outlook czy Outlook Express

Outlook Express jest częścią przeglądarki Internet Explorer i jest typowym klientem poczty elektronicznej. Umożliwia więc odbieranie i wysyłanie poczty w formacie tekstowym i HTML przy użyciu protokołów POP3, SMTP, IMAP, wiadomości mogą być zaszyfrowane lub elektronicznie podpisane, posiada prostą książkę adresową, pozwala na przetwarzanie przychodzących wiadomości przy pomocy reguł oraz na wyszukiwanie wiadomości na podstawie różnych kryteriów. W Outlook Express wbudowana jest również przeglądarka grup dyskusyjnych. Krótko mówiąc posiada wszystkie funkcje, które pozwalają użytkownikowi wysyłać i odbierać pocztę oraz zarządzać nią na pewnym poziomie przy wykorzystaniu reguł.

Rys.1 Okno główne programu Outlook Express

Z kolei program Outlook jest składnikiem pakietu Microsoft Office. Można kupić go również osobno, chociaż w polskiej wersji językowej dostępny jest niestety tylko z pakietem Office. Jeśli chcielibyśmy rozpatrywać programy Outlook Express i Outlook od strony ich podobieństw, to równie dobrze możemy zająć się podobieństwami między Outlook'iem a każdym innym klientem pocztowym. Podobieństwa takie oczywiście istnieją, ponieważ Outlook jest również klientem poczty elektronicznej. Tak jak Outlook Express obsługuje pocztę przez protokoły POP3, SMTP, IMAP, również posiada książkę adresową, możliwość przeszukiwania wiadomości oraz reguły, choć nawet tutaj istnieją spore różnice - na przykład reguły w Outlook Express pozwalają przetwarzać tylko wiadomości przychodzące, podczas gdy w Outlook'u także wysyłane. Na tym oraz na nazwie podobieństwa jednak się kończą. Outlook jest programem zdecydowanie bogatszym i o większych możliwościach niż Outlook Express. Został stworzony jako program do obsługi poczty oraz do zarządzania informacją, dlatego często wykorzystywany jest do pracy przez pracowników w firmach oraz przez tych użytkowników, którzy potrzebują programu ułatwiającego organizowanie informacji.

Rys.2 Program Microsoft Office Outlook - praca z kalendarzem

Już na pierwszy rzut oka widzimy, że Outlook oferuje dużo więcej możliwości. Outlook Express używa folderów do grupowania wiadomości pocztowych. Outlook również grupuje dane w folderach, pozwala jednak tworzyć foldery a w nich elementy różnych typów - nie tylko wiadomości pocztowe. I tak użytkownik może tworzyć w Outlook'u foldery i elementy następujących typów:

• Poczta

• Kalendarz

• Kontakt

• Zadania

• Dziennik

• Notka

Z każdym z typów elementów/folderów wiąże się inna i często zaawansowana funkcjonalność.

Foldery poczty służą, podobnie jak w Outlook Express, do przechowywania wiadomości pocztowych.

Folder kalendarza pozwala na stworzenie elektronicznego kalendarza, w którym użytkownik tworzy terminy. Z kalendarzem związany jest też cały system umożliwiający organizowanie spotkań wielu użytkowników. Stworzenie spotkania w kalendarzu powoduje automatyczne wysłanie zaproszeń do jego uczestników i automatyczne śledzenie odpowiedzi. Organizator podczas tworzenia spotkania ma również wgląd w informacje dotyczące wolnego czasu innych uczestników, która uzyskiwana jest z ich kalendarzy.

Folder kontaktów służy, jak sama nazwa wskazuje do zapisywania informacji kontaktowych osób oraz instytucji. Użytkownik może posiadać w Outlook'u wiele folderów kontaktów, a każdy z nich może służyć jako książka adresowa.

Folder zadań pozwala do tworzenia i opisywania zadań do wykonania. Do zdania może zostać przydzielona odpowiedzialna za nie osoba - wykonawca. Po wysłaniu zdania do jego wykonawcy, Outlook będzie automatycznie śledził dokonywane przez niego zmiany i nanosił je na kopię zadania przechowywanego w folderze zadań użytkownika, który zadanie stworzył.

Folder dziennika umożliwia tworzenie elementów odpowiadających pewnym zdarzeniom. Przydatną cechą jest to, że potrafi automatycznie tworzyć wpisy odpowiadające pewnym akcjom dotyczących określonych kontaktów. Przykładowo automatycznie mogą być tworzone elementy zdarzeń za każdym razem, gdy dostajemy wiadomość pocztową od Janka Kowala. A jeszcze ciekawsza funkcjonalność jest taka, że później wszystkie zapisane zdarzenia widoczne są bezpośrednio w kontakcie reprezentującym pana Janka. W ten sposób mamy wgląd w całą historię korespondencji z daną osobą.

Jeśli chodzi o elementy typu notka to nie wiąże się z nimi żadna specjalna funkcjonalność. Są to proste elementy, w których możemy umieszczać zwykły tekst. Są odpowiednikiem małych kolorowych karteczek przyklejanych na ścianę lub ekran monitora.


Każdy z elementów zawiera także pole tekstowe, w który można umieścić dowolny opis sformatowany jako HTML lub RTF. Do elementów można również przypisywać załączniki. Dla elementów w folderach kalendarza, zadań, kontaktów i poczty można ustawiać przypomnienia. Są one bardzo pomocne zwłaszcza w folderze kalendarza i zadań, gdzie przypominają nam o zbliżających się terminach.

Jedną z funkcjonalności, które posiada Outlook, a której bardzo brakuje w programie Outlook Express (chociaż ma zostać wprowadzona w Windows Vista), jest filtr anty-spamowy. Jest on stale aktualizowany (średnio raz na miesiąc) i jest dostępny poprzez witrynę Microsoft Update.

Największą zaletą Outlook'a jest jednak jego współpraca z programem Microsoft Exchange Server. Mimo że Outlook'a można z powodzeniem używać bez Exchange Server'a, to jednak został on opracowany jako podstawowy klient Exchange'a i dopiero w połączeniu z nim można w pełni wykorzystywać jego funkcjonalność. Powyżej wspomniałem o możliwości organizowania spotkań wielu użytkowników i o przydzielaniu zadań, ale dopiero gdy Outlook współpracuje z Exchange Server'em, pojawiają się prawdziwe możliwości pracy grupowej. Przede wszystkim użytkownicy w sieci otrzymują dostęp do publicznych folderów, w których wszyscy jednocześnie mogą pracować na tych samych wspólnych danych. Publiczne foldery stwarzają firmom szerokie możliwości w zakresie pracy grupowej. Wspólne firmowe kalendarze, rezerwowanie zasobów, firmowe książki adresowe, współdzielenie poczty, grupy dyskusyjne, zarządzanie projektami - wszystkie te funkcjonalności można osiągnąć wykorzystując publiczne foldery w Outlook'u. Trzeba jednak stwierdzić, że wiele firm nie w pełni z nich korzysta przy organizacji pracy grupowej, ponieważ często nie potrafi eksploatować wszystkich możliwości jakie daje tandem Outlook - Exchange.

Outlook w połączeniu z Exchange Server'em to nie tylko foldery publiczne, ale również możliwość udostępniania własnych prywatnych folderów innym użytkownikom oraz praca w trybie offline. Gdy Outlook jest skonfigurowany do pracy z serwerem Exchange wtedy wszystkie dane użytkownika przechowywane są na serwerze i można uzyskać do nich dostęp z różnych komputerów. W trybie offline (tryb bez połączenia, zwany również buforowanym), użytkownik nie ma bezpośredniego połączenia z serwerem Exchange, ale wciąż może pracować na swoich danych, które w takim wypadku przechowywane są na lokalnym komputerze w pliku OST. Przy najbliższym połączeniu z serwerem dane zmienione w trakcie pracy w trybie offline zostaną zsynchronizowane.

Kolejną bardzo ważną cechą i zaletą Outlook'a jest jego rozszerzalność. W Outlook'u, podobnie jak w innych programach z rodziny Office, można tworzyć makra do automatyzacji pracy, można również projektować i oprogramowywać własne formy używane do wyświetlania różnego typu elementów. Można wreszcie implementować rozszerzenia, dodatki, nakładki. Dzięki temu Outlook daje ogromne możliwości w zakresie dostosowywania go do indywidualnych potrzeb i staje się platformą, w oparciu o którą można tworzyć własne nowe funkcjonalności a nawet całe procesy biznesowe związane z obiegiem informacji i dokumentów.

W sieci można znaleźć setki rozszerzeń i nakładek dla Outlook'a. Część z nich jest bardzo prosta, inne implementują zaawansowane funkcjonalności. Przykładem może tu być program C2PublicFoldersautorstwa naszej firmy CodeTwo, który pozwala korzystać z publicznych folderów w Outlook'u i współdzielić dane w sieci bez konieczności posiadania serwera Exchange.

Nie sposób omówić wszystkich możliwości i funkcjonalności Outlook'a w jednym artykule, o tym pisze się całe książki, nie taki z resztą jest jego cel. Chciałem przedstawić podstawową różnice między programami Outlook Express i Outlook, pokazać, że Outlook Express to klient pocztowy, natomiast Outlook to o wiele więcej - program do zarządzania informacją oraz do pracy grupowej. Mam nadzieję, że po przeczytaniu artykułu będzie Ci łatwiej zdecydować, którego z nich chcesz, czy też potrzebujesz używać. Czy potrzebny Ci nieskomplikowany program do obsługi poczty, czy może potrzebujesz również kalendarza, możliwości tworzenia zadań i bardziej zaawansowanych funkcji. Jeśli szukasz tylko programu do wysyłania i odbierania poczty to może okazać się, że lepszy będzie Outlook Express lub program pocztowy innej firmy. Outlook z dużą liczbą opcji i funkcji może być trudniejszy w użyciu i będzie z pewnością wymagał więcej czasu, abyś nauczył się go poprawnie obsługiwać. Jeśli jednak zastanawiasz się nad organizacją swoich danych, przyspieszeniem procesu ich wyszukiwania, trzymaniem wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu i wydajnego zarządzania nimi lub jeśli planujesz wprowadzenie wsparcia dla pracy grupowej w firmie, to polecam Ci wypróbowanie programu Microsoft Outlook.