Praca grupowa w Office 2007

Na pojęcie pracy grupowej w Office 2007 składa się kilka składników - są wśród nich serwery i aplikacje klienckie. Niektóre mogą pracować samodzielnie, inne wymagają skoordynowanej platformy klient-serwer i współpracy z narzędziami sieciowymi Windows Server System. Całość stwarza jednak ogromne możliwości działania, które rosną wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa.

Groove 2007

Groove 2007 to zupełna nowość w pakiecie Office 2007. Jest to oprogramowanie sieciowe w całości zorientowane na współpracę członków zespołu rozproszonych geograficznie. Dzięki Groove możliwa jest praca nad jednym dokumentem, zadaniem czy projektem bez względu na czas i lokalizację poszczególnych osób. Groove udostępnia dostępną z każdego miejsca przestrzeń pracy - "wirtualne biuro", w którym może pracować dowolna ilość osób.


Szybki start z Groove

Aby rozpocząć pracę z Groove, wystarczy stworzyć własną przestrzeń roboczą - wystarczą do tego dwa kliknięcia. Następnie do wirtualnego biura należy zaprosić współpracowników, bez przejmowania się serwerami czy połączeniami sieciowymi. Wśród narzędzi dostępnych dla pracowników znajdują się m.in. udostępnianie plików, panele dyskusyjne, formularze i inne.

Wszystkie obszary robocze są przechowywane na komputerze użytkownika. Dzięki temu można kontynuować pracę nawet po odłączeniu od sieci, np. na komputerze przenośnym. Wreszcie można zapomnieć o konieczności pilnowania zmian i kopiowania nowych czy zmodyfikowanych plików na serwery. Groove automatycznie, w tle - bez względu na stan połączeń sieciowych kontroluje, czy użytkownik zmienia monitorowane pliki, a jeśli tak, od razu dostarcza najnowsze wersje współpracownikom za pośrednictwem przestrzeni roboczej. Dzięki integracji z mechanizmami znanymi z komunikatorów łatwo można stwierdzić, kto jest dostępny i z kim można rozpocząć konwersację lub sesję udostępniania dokumentów.

Groove w pełni integruje się z pozostałymi składnikami pakietu Office 2007. Możliwa jest przykładowo praca z uwzględnieniem bibliotek dokumentów opublikowanych w witrynach Windows SharePoint Services (wersja 3.0) lub Office SharePoint Server 2007. Groove potrafi także importować formularze z programu InfoPath, a następnie eksportować dane do systemów bazodanowych. Połączenia telefoniczne lub konwersacje tekstowe można inicjować za pomocą Office Communicator - zarówno w nowej wersji 2007, jak i starszej 2005.


Groove Server 2007

Dla Groove 2007 dostępne jest również oprogramowanie serwerowe, które może koordynować wszystkich klientów podłączonych do wirtualnej przestrzeni roboczej na poziomie całego przedsiębiorstwa. Dzięki zaawansowanym narzędziom w pełni zgodnym z rozwiązaniami sieciowymi platformy Windows Server System Groove może całkowicie integrować się z aktualaną infrstrukturą firmy.

Communicator 2007

Office Communicator to ujednolicona platforma do komunikacji wewnątrzkorporacyjnej za pośrednictwem wszelkich dostępnych dzisiaj środków - wiadomości, głosu i wideo. Dzięki integracji z pozostałymi aplikacjami pakietu Office użytkownicy mogą łatwo inicjować rozmowy podczas pracy nad swoimi dokumentami, a komunikacja przebiega w jednym, łatwym interfejsie.

Office Communicator 2007 potrafi korzystać z już istniejących danych katalogowych, takich jak książka adresowa. To oznacza, że administratorzy nie muszą zakładać nowych list tylko na potrzeby komunikacji. Podczas przeglądania swojej listy kontaktów użytkownicy mogą od razu zobaczyć informacje z wielu źródeł - zarówno aktualny status, stan kalendarza czy wiadomości out-of-office programu Exchange.

Rozmowa może być zainicjowana bezpośrednio z aplikacji Office, np. tuż po otrzymaniu wiadomości e-mail na ekranie obok adresu nadawcy od razu wyświetla się ikona statusu - jeśli użytkownik jest osiągalny, można jednym kliknięciem, bez uruchamiania oddzielnych aplikacji połączyć się z nim i zaczać rozmawiać. Z drugiej strony np. podczas pracy z dokumentem Word w pierwszej kolejności widoczna jest lista użytkowników powiązanych z otwartym plikiem, co ułatwia rozpoczęcie rozmowy i współpracy. Te scenariusze to oczywiście nie wszystko, co oferuje Office Communicator.

Project 2007

Project debiutował w pakiecie Office już w poprzednich wersjach i spotkał się z uznaniem firm, które borykają się z problemami zarządzania i koordynowania dużej ilości projektów i inicjatyw w dużej, często rozproszonej grupie osób. Wchodzi w skład zaawansowanej platformy Enterprise Project Management (EPM) zawierającej wyszukane, kompleksowe rozwiązania dla średniego i dużego biznesu.

Project udostępnia menedżerom przejrzysty ogląd sytuacji, a pozostałym pracownikom - łatwe znalezienie i zapoznanie się z przydzielonymi zadaniami. Project 2007 pozwala na śledzenie poszczególnych etapów projektu wraz z określonym budżetem czy analizami skutków podejmowanych decyzji.

Do celów prezentacyjnych Project korzysta z modułów graficznych programów Word i Visio, aby łatwiej przygotować odpowiednie diagramy i schematy. Dane przechowywane w bazach projektu można teraz bez problemów wyeksportować do witryny SharePoint, gdzie mogą być również przechowywane dokumenty związane z projektem.


Serwery w rodzinie Project

Platforma Office Enterprise Project Management (EPM) posiada kilka edycji serwerowych. Przede wszystkim trzeba wspomnieć o Project Server 2007, oprogramowaniu przeznaczonym dla firm, które m.in. pozwala udostępniać dane nie tylko za pośrednictwem aplikacji klienckich, ale także przez przeglądarkę internetową. Project Portfolio Server 2007 umozliwia zaś projektowanie, zarządzanie i udostępnianie danych portfolio integrujących wiele projektów w jednym miejscu tak, aby szybciej można było uzyskać pełen przegląd realizowanych przez firmę inicjatyw.

SharePoint Server 2007

SharePoint to produkt Microsoft kojarzony od lat jako sztandar pracy grupowej na platformie Windows. Jego idea opiera się na zapewnieniu zespołom dowolnego typu i składu specjalnie przygotowanej witryny, która może zawierać m.in. repozytoria dokumentów, panel dyskusyjny, listę zadań, kalendarz grupowy czy inne biblioteki danych. Dzięki takiej centralizacji zgromadzone informacje mogą być łatwo odczytywane i modyfikowane przez wszystkich, co daje niesamowitą oszczędność czasu - a to przekłada się na wzrost efektywności pracy.


Dwie wersje

Drogi witryny SharePoint rozeszły się w dwie strony - ze struktury portalowej, która zawiera szereg witryn wielu zespołów w hierarchii jednego przedsiębiorstwa (Office SharePoint Portal Server) wyodrębnił się produkt Windows SharePoint Services, który udostępnia jedną witrynę w drzewie bez "nadrzędności" innych. Został on wcielony do systemu Windows Server i jako taki jest udostępniany bezpłatnie w ramach licencji na sam system. Bogatsza i bardziej rozbudowana wersja SharePoint jest zaś członkiem rodziny Office System.

SharePoint Server 2007 reprezentuje tę właśnie bardziej zaawansowaną wersję SharePoint. Oczywiście wciąż rozwijana jest podstawowa edycja - jej premiera przewidywana jest wraz z systemem Windows Server Longhorn jako Windows SharePoint Services 3.0.


Co potrafi SharePoint Server 2007?

Podstawą idei usług SharePoint jest centralny, rozległy portal korporacyjny integrujący (czy skupiający) wszystkie witryny poszczególnych zespołów działających w ramach przedsiębiorstwa. Witryny te mogą oczywiście zawierać podrzędne witryny, jak również odwołania do innych witryn pierwszego poziomu. Każda witryna może zaś oprócz podstawowej strony zawierać wiele obszarów roboczych - specjalnych, wydzielonych podwitryn poświęconych konkretnemu projektowi, dokumentowi czy spotkaniu. Dzięki tak rozbudowanej strukturze można w łatwy, a przy tym mimo wszystko przejrzysty sposób stworzyć zagnieżdżoną hierarchię witryn.

Witryna SharePoint składa się ze stron, na których można osadzać dynamiczne składniki tzw. WebParts oraz elementów typu lista. Listy inaczej mówiąc to tabele zdolne przechowywać dowolny typ danych - od tekstu na dokumentach czy obrazach skończywszy. W SharePoint Server 2007 istnieje wiele predefiniowanych typów tabel, np. lista zadań, lista kontaktów czy - najbardziej pożądana - lista (biblioteka) dokumentów. Umożliwia ona przechowywanie dokumentów dowolnego typu, które mogą być edytowane przez każdego członka zespołu.

Składniki WebParts to np. odpowiednio przygotowana kwerenda z tabel rozmaitych list (np. "ostatnio edytowane dokumenty"), jak również wstępnie przygotowane elementy takie jak kanały RSS, zbiór linków, osadzone składniki innych aplikacji Office itp.. Dzięki udostępnionym narzędziom programiści wewnątrz firmy mogą bardzo łatwo tworzyć własne WebParts, które potem mogą być dodane do witryny zespołu. Służą do tego np. SharePoint Designer 2007 (następca FrontPage) czy chociażby samo Visual Studio.

Największą zaletą SharePoint jest bez wątpienia jego budowa w oparciu o interfejs webowy. Dzięki temu użytkownicy nie muszą martwić się o posiadanie specjalnej aplikacji klienckiej, która w wypadku SharePoint po prostu nie istnieje - wszystko odbywa się poprzez przeglądarkę.

Najważniejszym elementem każdej witryny jest repozytorium dokumentów, które oprócz samego przechowywania plików udostępnia szereg opcji związanych z wersjonowaniem, ewidencjonowaniem czy doborem uprawnień. Dzięki temu firmy nie muszą obawiać się dopuszczenia wszystkich pracowników do danej witryny - SharePoint zadba, aby stosowne grupy użytkowników miały określony poziom uprawnień i to bazujący na już skonfigurowanej usłudze katalogowej Active Directory. Dokumenty przechowywane są centralnie, dzięki czemu uproszczony jest także ich backup.


Integracja z pozostałymi składnikami Office

Niezwykle posunięta jest również integracja z pozostałymi aplikacjami Office. Oprócz tak oczywistych funkcji jak możliwość transparentnej edycji i zapisu dokumentów dowolnej aplikacji Office bezpośrednio do witryny SharePoint, są też inne przydatne możliwości. Przykładowo Outlook 2007 udostępnia teraz narzędzia zdolne do synchronizacji w czasie rzeczywistym, dodawania, modyfikacji i usuwania rekordów na listach SharePoint bez konieczności otwierania przeglądarki. Lista zadań może być również zintegrowana z osobistymi zadaniami i kalendarzem przechowywanymi na serwerze Exchange.

Podczas pracy z dowolną aplikacją Office, jeśli wykryje ona dokument będący na serwerze SharePoint włącza się specjalny tryb pracy grupowej - okno podglądu stanu witryny umożliwia wtedy szybką kontrolę wersji i czasów edycji dokumentu, umożliwia kontakt z jego autorami i innymi współpracownikami, jak również zapewnia możliwość dalszego przetwarzania dokumentu.


Dla kogo SharePoint?

Bez wątpienia można powiedzieć, że SharePoint spełnia swoją funkcję nawet w kilkuosobowych firmach - wystarczy, że kilka osób pracuje nad pewnym wspólnym projektem. Już wtedy może się okazać, że posiadanie witryny i gromadzenie na niej informacji ogromnie zwiększa efektywność pracy. Dla takich zespołów i małych firm zalecanym rozwiązaniem jest Windows SharePoint Services - bezpłatna edycja dołączana do systemu Windows Server.

Bardziej wymagający użytkownicy - średnie i duże przedsiębiorstwa, jak również małe firmy prowadzące dużą ilość zróżnicowanych projektów będą mogły w pełni wykorzystać potencjał bardziej rozbudowanego Office SharePoint Server 2007.

Forms Server 2007

Forms Server 2007 jest uzupełnieniem możliwości programu InfoPath, który służy do projektowania i wypełniania formularzy zbudowanych w oparciu o XML. Dzięki Forms Server użytkownicy zyskują możliwość łatwego przeglądania i wypełniania formularzy w oparciu o przeglądarkę internetową. Formularze internetowe mogą być również częścią witryny SharePoint.

Forms Server 2007 umożliwia dotarcie do klientów, którzy nie korzystają z aplikacji InfoPath, jak również zapewnia pracownikom w terenie łatwość skorzystania z firmowych aplikacji formularzowych bez względu na platformę sprzętową i systemową, z jakiej aktualnie korzysta.

Publikacje powiązane