Nienawidzę e-maili. To przeżytek, siedlisko spamu i marnotrawstwo energii

Od czego zaczynam dzień w pracy? Robię sobie kawę lub herbatę i zasiadam do sprawdzania i pisania e-maili. Układam sobie listę zadań, kasuję spam i wiadomości niepotrzebne, a potem czekam na odpowiedzi. Setki milionów osób powtarzają ten sam rytuał kilka razy dziennie. Mam tego po dziurki w nosie!

E-mail to jedna z pierwszych usług interentowych. Jest z nami niemal od początku działania sieci komputerowych. Pierwszy elektroniczny list wysłał Ray Tomlinson w 1971 roku i wtedy to miało sens! Nie byliśmy podłączeni do globalnej sieci całą dobę, więc wiadomości czekające w skrzynce odbiorczej były wspaniałym sposobem komunikacji. Dziś jednak jest to medium przestarzałe, niewygodne i niebezpieczne.

To prawda. Według badań Kaspersky Lab w 2019 roku spam stanowił ponad połowę wszystkich wysyłanych e-maili. W maju 2019 było to aż 58 proc.

Spamu jest coraz więcej. Cyberprzestępcy zorientowali się, że nawet najgłupsza kampania phishingowa albo rozsyłająca zainfekowane dokumenty w końcu trafi do kogoś, kto się na nią nabierze. Szkodliwe wiadomości można przygotować niskim kosztem i wysyłać miliony kopii. Cyberprzestępcy korzystają często z cudzych serwerów, na które udało im się włamać.

Użytkownicy są bezradni. Jakość filtrów antyspamowych na kontach pocztowych jest bardzo różna, a stworzenie filtra idealnego jest zwyczajnie niemożliwe.

Zauważyłam jeszcze jedną rzecz – ludzie nie ufają e-mailom i myślę, że mają ku temu powody. Pytania, czy e-mail nie wpadł do spamu i czy w ogóle doszedł, padają w mojej pracy dość często. To kiepsko świadczy o podstawowym sposobie komunikacji w wielu firmach, nie sądzisz?

Mamy więcej powodów, by nie ufać e-mailom, choć nie każdy o tym myśli. Zbyt łatwo można się podszyć pod kogoś innego. Załóżmy, że mam dostęp do serwera poczty z adresami @krolewskapoczta.pl. W polu na nazwisko i nadawcę mogę wpisać, co mi się podoba. Do tego jeszcze mogę dorobić królewsko wyglądającą sygnaturkę i jestem gotowa do oszukiwania innych.

Ten brak kontroli od dawna mnie martwi. Są oczywiście sposoby na potwierdzanie tożsamości nadawców e-maili jak kryptograficzne podpisy PGP, ale mało kto ich używa. Moim zdaniem powinny być standardem.

Dobrze rozwiązują ten problem komunikatory internetowe. Messenger wymaga, byśmy potwierdzili, że chcemy z daną osobą rozmawiać. Signal oferuje nawet możliwość wymiany kluczy kryptograficznych między użytkownikami, byśmy mieli pewność, że osoba po drugiej stronie jest tym, za kogo się podaje.

Do tego, w przeciwieństwie do wiadomości wysyłanych przez komunikatory, e-maile w większości nie są szyfrowane. Trudno powiedzieć dlaczego – po prostu niektórzy administratorzy poczty nie zawracają sobie tym głowy. Nawet jeśli połączenie ze skrzynką jest nawiązywane z zabezpieczeniem (na przykład TLS), treść wiadomości można bez problemu podsłuchać.

Przy tym punkcie można się spierać, ale uważam, że wysyłanie plików e-mailem to nawyk, za który powinno się bić linijką po rękach. Rozumiem, że kiedyś były problemy z przekazywaniem plików innym, ale dziś jest to banalnie proste i nic nie kosztuje. Naprawdę nie ma potrzeby, by wysyłać e-mailem krótkie filmy czy zdjęcia.

Mistrzostwo w tym zakresie znów osiągają e-maile, które dostaję na służbową skrzynkę. Są w nich czasami 3 wersje tej samej informacji: DOC, PDF i TXT na wypadek, gdybym którejś z nich nie mogła odczytać… w XXI wieku. Do tego zdjęcie kogoś ważnego i grafika ilustrująca wiadomość – zwykle niezbyt ładna i za mała, by umieścić ją na dobrychprogramach. Do tego w sygnaturce jest obrazek lub dwa, także umieszczone jako załączniki. Starczyłby link do wiadomości na stronie biura prasowego.

– I co z tego? – zapytasz. Ano to, że przesyłamy zupełnie niepotrzebnie sporo danych. Jeden e-mail nie zrobi różnicy, ale w skali dnia takich wiadomości krążą po świecie miliardy. To terabajty danych, przesłane zupełnie niepotrzebnie. To zwykłe marnowanie energii.

Jakby tego było mało, Gmail wprowadził właśnie możliwość wysyłania e-maili jako załączniki do e-maili.

Oprogramowanie klienckie nie ułatwia też zarządzania kontaktami. System książek adresowych, które mogą być synchronizowane między urządzeniami lub trzymane offline, nie przystaje do naszych czasów. Czasami więcej czasu zajmuje mi znalezienie e-maila do kogoś niż załatwienie z tą osobą danej sprawy.

Nie dziwię się, że coraz więcej osób woli pogadać przez komunikator niż pisać e-maile. W Messengerze czy WhatsAppie listę kontaktów mamy jak na dłoni. Znajduje się tam cała historia rozmów z daną osobą, a w osobnym widoku można przejrzeć wymieniane zdjęcia i pliki.

W komunikatorach jeszcze jedna rzecz jest piękna. Można wyłączyć powiadomienia lub zablokować otrzymywanie wiadomości od danej osoby w dowolnym momencie… i jest to łatwe! Korzystając z e-maili, trzeba kombinować z regułami, a jeśli sprawdzasz pocztę w kilku różnych programach, musisz w każdym ustawić je osobno.

Komunikatory robią lepiej jeszcze więcej rzeczy. Zdarzyło ci się wysłać e-mail z błędnymi informacjami? Nie do tej osoby? Bez załącznika? Coraz więcej komunikatorów umożliwia edycję wiadomości po wysłaniu (Slack) albo wycofanie wiadomości, zanim przeczyta ją odbiorca (Messenger, WhatsApp). W komunikatorach bardziej dbających o prywatność można nawet ustawić czas, po którym wiadomość ulegnie samozniszczeniu (Signal).

Metoda phishingowa polegająca na podszywaniu się pod osobę lub instytucję w formie emaili jest naprawdę groźna i zbiera żniwo. Dlatego istnieją antywirusy, które mają bardzo skuteczną metodę w ochrony przed zainfekowanymi wiadomościami.

Ponadto komunikatory informują, czy wiadomość dotarła do odbiorcy i czy została przez niego wyświetlona. To nieoceniona pomoc w komunikacji i oszczędność czasu – dzięki temu nie trzeba dzwonić do odbiorców e-maili z pytaniami, czy wiadomość dotarła i czy nie została zablokowana przez filtr antyspamowy.