Chroń dane. Prosty sposób na zabezpieczenie plików na wszystkich urządzeniach

Utracone wskutek awarii, kradzieży czy cyberataku pliki – dokumenty, zdjęcia, filmy – to ogromne straty finansowe lub sentymentalne. Konieczność zakupu nowego urządzenia czy jego naprawy to zwykle najmniejszy problem. Tworzenie kopii zapasowych bywa kłopotliwe i czasochłonne. Chyba że korzystamy z chmury podłączonej do KAŻDEGO naszego urządzenia: komputera, smartfona, tabletu…

Na stronie jednej z najbardziej znanych firm zajmujących się odzyskiwaniem danych można przeczytać krótką historię o tym, jak pewna para podczas rejsu prywatnym jachtem "zabezpieczyła" swoją elektronikę przed skutkami ewentualnego działania piorunów, wkładając ją do kuchenki mikrofalowej. Uznali, że metalowa obudowa uchroni sprzęt przed burzą. Kilka dni później włączyli kuchenkę, zapominając wyjąć z niego jeden ze swoich dysków twardych, który w ciągu kilku sekund się stopił.

Inna historia opowiada o kliencie tej firmy, który postanowił zrobić film poklatkowy, ustawiając swojego smartfona na solidnej barierce balkonu na ósmym piętrze. Niestety – podmuch wiatru strącił urządzenie, które rozpadło się na kawałki na chodniku kilkadziesiąt metrów niżej.

Kolejny klient zwrócił się o pomoc w odzyskaniu danych ze swojego MacBooka, który uległ uszkodzeniu podczas wypadku lotniczego. Komputer był nadpalony, zalany wodą i skażony paliwem lotniczym.

Jeszcze inny amator pięknych nocnych zdjęć szukał pomocy dla swojego smartfona, który wpadł do jeziora. Fotografie były wykonywane z perspektywy pomostu, a odstępy między deskami zadziałały jak "świnka-skarbonka". Pieniążek łatwo wrzucić do środka – trudniej wyjąć.

We wszystkich powyższych przypadkach specjalistom udało się odzyskać dane z uszkodzonych urządzeń. Nie wiemy, ile to kosztowało, ale z pewnością niemało pieniędzy i nerwów, gdyż za każdym razem chodziło o ważne i unikalne pliki.

Wszystkie te historie – i bardzo wiele innych oczywiście – potwierdzają prawdę, że ludzie dzielą się na tych, którzy robią backupy i na tych, którzy będą je robić. Bo utrata ważnych dokumentów, zdjęć czy filmów często boli znacznie bardziej niż konieczność zakupienia nowego urządzenia.

Backupy można robić na wiele sposobów. Te podstawowe, które pozwalają stworzyć kopię zapasową, mają wbudowane systemy operacyjne, jednak niektóre osoby decydują się na korzystanie z bardziej zaawansowanych programów, płatnych i bezpłatnych. Te pozwalają na przykład na tworzenie harmonogramów backupu i dają możliwość innych ustawień, dzięki którym można np. oszczędzać miejsce na nośniku, na którym tworzymy backup.

Właśnie – kolejna sprawa to nośnik, czyli dysk, na którym robimy kopię zapasową. Najprościej jest użyć np. zewnętrznego dysku twardego, bezpieczniejsze jest korzystanie ze specjalnych macierzy, lokalnych czy sieciowych, które dodatkowo zabezpieczają kopie przez wykorzystanie takich rozwiązań jak macierze RAID.

Każdy backup jest lepszy niż żaden – a więc wszystkie powyższe opcje są dobre, ale… wciąż wiele osób zupełnie nie robi kopii zapasowych, tłumacząc to zwykle brakiem czasu. A jeśli nawet uda się czasem zrobić backup, to zazwyczaj tylko komputera.

Zapominamy o tym, że przecież dzisiaj na smartfonie mamy równie często ważne dla nas pliki, choćby tylko zdjęcia czy nagrania video.

Tworzenie backupu wymaga też coraz więcej miejsca – kolejne dyski zapełniają się, tworzy się bałagan, nie wiadomo w końcu, które wersje dokumentów czy plików są tymi najnowszymi.

Nic dziwnego, że nie robimy kopii zapasowych. Do czasu, oczywiście.

Rozwiązaniem najlepszym znanym nam dziś jest więc skorzystanie z chmury. Dane są zapisywane na wirtualnym dysku, a w razie ich skasowania z urządzenia lub utraty do niego dostępu (np. w efekcie ataku hackerskiego) można w prosty sposób je przywrócić.

Istnieje wiele rozwiązań pozwalających na takie zabezpieczenie plików, wiele dysków w chmurze, które dobrze spełniają rolę "magazynu na pliki". Jednak osoby, które na co dzień korzystają z najpowszechniej używanych programów Microsoftu – Worda, Excela czy PowerPointa – powinny bliżej przyjrzeć się możliwościom OneDrive, wirtualnego dysku, który jest zintegrowany z usługą Microsoft 365 (dawne Office 365).

Dlaczego? Przyczyn jest wiele, przyjrzyjmy się najważniejszym.

OneDrive to aż 1 TB powierzchni dysku w chmurze na użytkownika lub 6 TB dla 6 użytkowników w opcji rodzinnej, którzy mają wykupioną subskrypcję Microsoft 365.

Z usługi każdy z użytkowników może korzystać na 5 dowolnych urządzeniach – komputerze, tablecie czy smartfonie.

Na komputerze z Windows 10 domyślnie zainstalowany jest OneDrive o pojemności 5 GB, można więc spróbować, jak to działa przed zakupieniem subskrypcji. Na MacOS wystarczy ściągnąć aplikację, by cieszyć się dokładnie takimi samymi funkcjonalnościami jak użytkownicy Windowsa.

OneDrive to w praktyce dodatkowy folder (którego położenie na dysku można dowolnie wybrać). Wszystko, co do niego trafi, może być automatycznie przesyłane do chmury. Użytkownik może sam zdecydować, czy pliki są przechowywane tylko wirtualnie, tylko lokalnie (czego nie polecamy) czy są synchronizowane w obu lokalizacjach.

OneDrive na komputerach PC może automatycznie przesyłać do chmury pliki z Pulpitu oraz folderów Dokumenty i Obrazy – wystarczy wybrać odpowiednią opcję w ustawieniach.

W razie utraty możliwości dostania się do danych za pomocą własnego komputera można się zalogować przez przeglądarkę internetową na dowolnym urządzeniu do OneDrive, gdzie dostępne są wszystkie zsynchronizowane pliki. W prosty sposób można je też przywrócić np. na nowym komputerze – wystarczy się zalogować do usługi Microsoft 365 i rozpocząć synchronizację OneDrive.

To jest też bardzo wygodne przy zmianie komputera na nowszy. Po zalogowaniu na konto Microsoft 365 można właściwie od razu rozpocząć pracę w miejscu, gdzie przerwaliśmy ją na starym urządzeniu.

OneDrive pozwala też przywrócić stan plików na 30 dni wstecz. Jeśli więc nawet dojdzie do sytuacji, w której wszystkie pliki z chmury znikną – wystarczy cofnąć się o kilka dni, by je odzyskać. Microsoft 365 pozwala też na przywrócenie historycznych wersji plików Office.

OneDrive to też aplikacja na smartfony. Po zainstalowaniu mamy dostęp do wszystkich zsynchronizowanych w chmurze plików, które możemy też edytować czy tworzyć nowe w aplikacji mobilnej Office. Jednak najistotniejsze w kwestii kopii zapasowej są zdjęcia i filmy. Jak wiadomo, smartfon to często jedyny aparat i kamera, jakimi się posługujemy. Wszystkie zdjęcia i nagrania – prywatne czy służbowe – lądują w pamięci urządzenia. Czasem udostępniamy je znajomym na portalach społecznościowych, czasem wysyłamy e-mailem, ale większość ważnych dla nas plików pozostaje na urządzeniu.

Kiedy je tracimy wskutek awarii lub kradzieży – tracimy też bezpowrotnie cenne zdjęcia i filmy.

I tutaj wkracza stosunkowo mniej znana funkcja OneDrive – automatyczne wysyłanie w chmurę zdjęć i nagrań. Wystarczy odpowiednio skonfigurować aplikację (dostępna na iOS i Android), ustawiając na przykład folder, do którego pliki mają trafiać i to, czy przy wysyłaniu chcemy korzystać z danych komórkowych, czy jedynie z Wi-Fi.

Po zrobieniu zdjęcia wysyłane jest ono automatycznie do określonego folderu w OneDrive i mamy do niego dostęp z każdego z naszych 5 urządzeń, jakie możemy podłączyć do usługi w ramach jednego użytkownika.

A jeśli stracimy smartfona (lub tablet, na którym usługa działa w taki sam sposób), jedyną stratą będzie konieczność wydania pieniędzy na nowe urządzenie. Nasze wspomnienia i inne ważne pliki pozostaną bezpieczne.

Przechowywanie danych w chmurze może budzić obawy użytkowników, związane z dostępem do nich osób trzecich. Przecież jak wrzucimy coś do Internetu, to zostanie tam na zawsze i zaraz każdy będzie miał do tego dostęp.

Obawy budzą też firmy przechowujące te dane. Skąd mam wiedzieć, czy Microsoft nie „podgląda” moich dokumentów? A może sprzedaje moje dane innym firmom?

Nic z tych rzeczy – Microsoft jest również w tym przypadku bardzo skrupulatny. Dane użytkowników należą do użytkowników, a dostawca usługi jedynie udostępnia miejsce na ich przechowywanie. Dobrym porównaniem jest tu parkowanie auta na parkingu strzeżonym – samochód pozostaje zamknięty, kluczyki ma właściciel, a firma parkingowa jedynie udostępnia miejsce.

Microsoft działa tutaj między innymi w oparciu o wdrożoną normę ISO-IEC 27018, która jest pierwszym międzynarodowym kodeksem praktyk w zakresie zarządzania danymi osobowymi w chmurze obliczeniowej. Nie ma co wspominać o takiej oczywistości, jak działanie zgodnie z RODO – trudno, żeby taki gigant jak Microsoft pozwolił sobie na jakiekolwiek odstępstwa od tych zasad.

Dla tych, którzy obawiają się o fizyczne bezpieczeństwo swoich danych istotna będzie informacja, że chmura Microsoftu działa w oparciu o georeplikację, czyli przechowywanie kopii w dwóch różnych miejscach, na wypadek np. klęski żywiołowej czy pożaru. O tym, jak bardzo jest to istotne przekonali się kilka miesięcy temu klienci jednej z firm hostingowych, którzy wskutek pożaru serwerowni stracili bezpowrotnie wiele ze swoich danych.

W przypadku OneDrive jest to niemożliwe.

Darmowa wersja OneDrive, domyślnie instalowana w każdym nowym Windowsie 10, to tylko 5 GB. Niewiele, ale wystarczy, żeby spróbować, jak usługa działa. Wersja pełna – 1 TB na użytkownika – jest dostępna dla subskrybentów usługi Microsoft 365. To oczywiście znacznie więcej niż OneDrive – uzyskujemy dostęp do wszystkich aplikacji dawnego Office plus wielu nowych aplikacji – Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Skype, Teams (teraz nie tylko dla użytkowników biznesowych, ale dla wszystkich), Skype oraz innych usług takich jak Bezpieczna Rodzina, pozwalających m.in. na zarządzanie czasem spędzanym przed ekranem przez dzieci czy kontrolowanie tego, co nastolatek robi za kierownicą naszego samochodu.

To wszystko rodzina uzyskuje za 429,99 zł rocznie dla 6 użytkowników, z których każdy ma swoje oddzielne konto i własną powierzchnię 1 TB OneDrive, czyli razem 6 TB na dane, zdjęcia, wideo itd. Wychodzi więc ok. 6 zł na osobę miesięcznie.

Z pełną odpowiedzialnością można powiedzieć, że nie ma na rynku tak wszechstronnej usługi za tak niewielkie pieniądze, szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę to, że wszystkie aplikacje są na bieżąco aktualizowane i zawsze mamy dostęp do najnowszej wersji.

Bezpieczeństwo danych jest zapewnione w maksymalny możliwy sposób, co gwarantują certyfikowane procedury i nienależne audyty, a także sam fakt, że Microsoftowi zaufały największe firmy na świecie, wdrażając jego usługi w swoich organizacjach, a często wręcz opierając na nich swoje działanie.

To, plus możliwość pracy na plikach zapisanych w, daje niezwykle wydajny kombajn do wszystkich zadań, jakie trzeba wykonać w domu, pracy czy w szkole.