Jak używać korespondencji seryjnej w LibreOffice Writer?

Edytor tekstu to prawdopodobnie jeden z najczęściej wykorzystywanych programów przez użytkowników komputerów na całym świecie. Często traktujemy go jednak jako zwykły „program do pisania” i nie wykorzystujemy bardziej zaawansowanych funkcji. Warto to zmienić – zwłaszcza, że darmowy edytor LibreOffice Writer wyposażono w wiele przydatnych narzędzi, jak na przykład moduł do obsługi korespondencji seryjnej.

Narzędzie do korespondencji seryjnej pozwala zautomatyzować proces wypełniania wielu dokumentów. Najczęściej stosowany jest do uzupełniania danych adresowych poszczególnych odbiorców tego samego pisma. Wykorzystanie korespondencji seryjnej w programie LibreOffice Writer omówimy na prostym przykładzie – przygotujemy indywidualne pisma do klientów, informujące o zmianie numeru konta do dokonywania opłat miesięcznych.

Na początek musimy przygotować odpowiednie pliki robocze. Potrzebny nam będzie wzór pisma oraz tabela z danymi, które będziemy chcieli automatycznie wstawiać do dokumentów (najwygodniej przygotować stosowną tabelę z czytelnymi nagłówkami w programie LibreOffice Calc).

Musimy teraz wczytać stworzony arkusz jako bazę danych, z której będzie mógł korzystać Writer. W tym celu wykorzystujemy kombinację klawiszy Ctrl+F2 lub korzystając z menu Wstaw wybieramy Pole oraz Więcej pól. W otwartym oknie przechodzimy na zakładkę Baza danych, a jako Typ wskazujemy Pole listu seryjnego. Korzystając z przycisku Przeglądaj dodajemy nasz arkusz z danymi. Będzie on od tej pory widoczny jako baza danych. Rozwijając pole z jej nazwą, zyskamy dostęp do poszczególnych nagłówków kolumn. Wystarczy podwójne kliknięcie na wybraną nazwę, by wstawić wskazane pole do naszego dokumentu.

Wstawiamy wszystkie pola z danymi do naszego dokumentu. Będą one wyróżnione na szaro. Warto dodać, że wstawione pola możemy dowolnie formatować – tak jak zwykły tekst. Możemy teraz przejść do narzędzia obsługującego korespondencję seryjną. Z menu Narzędzia wybieramy pole Kreator korespondencji seryjnej. Przechodzimy przez poszczególne kroki kreatora. Musimy wskazać m.in. dokument źródłowy czy typ dokumentu. W kroku numer trzy wybieramy utworzoną przez nas bazę – jest to tak naprawdę najistotniejszy punkt kreatora.

Po zakończeniu pracy kreatora nad naszym dokumentem wyświetlony zostaje pasek z opcjami dotyczącymi korespondencji seryjnej. Możemy przejrzeć poszczególne dokumenty z wypełnionymi polami. Jeśli wszystko jest w porządku, przechodzimy do tworzenia dokumentów finalnych. Klikamy na przycisk Zapisz dokumenty wynikowe i określamy, czy Writer ma przygotować jeden wielostronicowy plik, czy przygotować oddzielny dokument dla każdego odbiorcy.