Jak używać korespondencji seryjnej w LibreOffice Writer?

Narzędzie do korespondencji seryjnej pozwala zautomatyzować proces wypełniania wielu dokumentów. Najczęściej stosowany jest do uzupełniania danych adresowych poszczególnych odbiorców tego samego pisma. Wykorzystanie korespondencji seryjnej w programie LibreOffice Writer omówimy na prostym przykładzie – przygotujemy indywidualne pisma do klientów, informujące o zmianie numeru konta do dokonywania opłat miesięcznych.

Na początek musimy przygotować odpowiednie pliki robocze. Potrzebny nam będzie wzór pisma oraz tabela z danymi, które będziemy chcieli automatycznie wstawiać do dokumentów (najwygodniej przygotować stosowną tabelę z czytelnymi nagłówkami w programie LibreOffice Calc).

Musimy teraz wczytać stworzony arkusz jako bazę danych, z której będzie mógł korzystać Writer. W tym celu wykorzystujemy kombinację klawiszy Ctrl+F2 lub korzystając z menu Wstaw wybieramy Pole oraz Więcej pól. W otwartym oknie przechodzimy na zakładkę Baza danych, a jako Typ wskazujemy Pole listu seryjnego. Korzystając z przycisku Przeglądaj dodajemy nasz arkusz z danymi. Będzie on od tej pory widoczny jako baza danych. Rozwijając pole z jej nazwą, zyskamy dostęp do poszczególnych nagłówków kolumn. Wystarczy podwójne kliknięcie na wybraną nazwę, by wstawić wskazane pole do naszego dokumentu.

Wstawiamy wszystkie pola z danymi do naszego dokumentu. Będą one wyróżnione na szaro. Warto dodać, że wstawione pola możemy dowolnie formatować – tak jak zwykły tekst. Możemy teraz przejść do narzędzia obsługującego korespondencję seryjną. Z menu Narzędzia wybieramy pole Kreator korespondencji seryjnej. Przechodzimy przez poszczególne kroki kreatora. Musimy wskazać m.in. dokument źródłowy czy typ dokumentu. W kroku numer trzy wybieramy utworzoną przez nas bazę – jest to tak naprawdę najistotniejszy punkt kreatora.

Po zakończeniu pracy kreatora nad naszym dokumentem wyświetlony zostaje pasek z opcjami dotyczącymi korespondencji seryjnej. Możemy przejrzeć poszczególne dokumenty z wypełnionymi polami. Jeśli wszystko jest w porządku, przechodzimy do tworzenia dokumentów finalnych. Klikamy na przycisk Zapisz dokumenty wynikowe i określamy, czy Writer ma przygotować jeden wielostronicowy plik, czy przygotować oddzielny dokument dla każdego odbiorcy.