Jaki sprzęt wybrać na start działalności gospodarczej? Niezbędnik przedsiębiorcy

Rozpoczynając działalność gospodarczą, każdy świeżo upieczony przedsiębiorca staje przed całym szeregiem rozmaitych decyzji. Jedną z nich jest niewątpliwie wybór odpowiedniego oprzyrządowania, a precyzując: komputera, oprogramowania i akcesoriów, które bezwzględnie warto nabyć na start. Wbrew pozorom jest to dość złożony temat, ponieważ wykorzystując jakikolwiek sprzęt elektroniczny w biznesie należy mieć na uwadze przede wszystkim jego niezawodność, bezpieczeństwo i elastyczność, a są to cechy, o których – zwłaszcza w pakiecie – rzadko mówi się w kontekście bardziej powszechnych zastosowań konsumenckich.

Nie da się ukryć, że w dzisiejszych czasach techniczną podstawę każdej – nawet jednoosobowej – firmy stanowi komputer. Jest to nadzwyczaj uniwersalne urządzenie, które tak naprawdę powinno odgrywać kluczową rolę w dowolnym biznesie, nawet niezwiązanym kompletnie z branżą IT. W dzisiejszych czasach, zwłaszcza po wprowadzeniu ustawy RODO, kładącej ogromny nacisk na zabezpieczenie danych osobowych, przechowywanie fizycznych dokumentów stało się nadzwyczaj kosztowne. Certyfikowana szafa aktowa to ledwie początek wydatków. Dalej dochodzą tony papieru i konieczność stałej ewidencji, a tego typu przykładów – przemawiających za użyciem w biznesie komputera, jako środka upraszczającego i przyśpieszającego pracę – wymienić można bez liku. Pytanie: jaki właściwie komputer powinien wybrać początkujący przedsiębiorca?

Cóż, wydaje się, że specyfikę każdego urządzenia wykorzystywanego w biznesie zamknąć można w trzech słowach: niezawodność, bezpieczeństwo i elastyczność. Przede wszystkim w biznesie nie ma miejsca na nieoczekiwane awarie – to logiczne. Idąc dalej, wrażliwe dane muszą być stosownie zabezpieczone. Wreszcie, sprzęt powinien możliwe kompleksowo realizować wymagania użytkownika, nie komplikując zbytnio budowy całego ekosystemu, zmusiwszy na przykład do zakupu kilku urządzeń o wzajemnie zazębiających się charakterystykach. Dla przykładu, małemu przedsiębiorcy lepiej zalecić laptop, który posłuży zarówno w biurze, jak i terenie, a na dodatek zapewni spokój na wypadek krótkiej przerwy w dostawie energii elektrycznej, niż typowy komputer stacjonarny. W tym drugim przypadku koszty z całą pewnością wzrosną; bez notebooka zapewne i tak się nie obejdzie, a firmę wypadałoby jeszcze wyposażyć w zasilacz awaryjny UPS.

Idąc wedle narzuconego schematu, zacznijmy od niezawodności. Trochę paradoksalnie, zamiast rozwodzić się nad tym, co może się zepsuć, a co nie, lepiej z góry założyć, że w świecie masowej produkcji i kruchej cyny bezołowiowej każdy sprzęt może kiedyś zawieść. Nie każdy ma jednak stosowną ochronę gwarancyjną i właśnie dlatego warto zainwestować w notebook klasy biznesowej, taki jak HP EliteBook x360 1030 G2, HP ProBook 450 G5 czy inne modele z tych serii. Nawet jak, odpukać, tego typu sprzęt odmówi posłuszeństwa, dzięki usłudze zwanej NBD technik zjawi się już następnego dnia roboczego i wykona wymagane naprawy, albo wymieni sprzęt.

W polskim prawie gwarancja jest świadczeniem dobrowolnym, wynikającym wyłącznie z dobrych chęci producenta, który to ma pełną dowolność w narzucaniu zasad jej realizacji. Niemniej istnieje też pojęcie niezgodności towaru z umową, dzięki czemu do dwóch lat od zakupu można dochodzić swych roszczeń ustawowo, domagając się od sprzedawcy odzewu w ciągu 14 dni roboczych. Tak czy inaczej, dla przedsiębiorcy jest to stanowczo zbyt długi okres. Warto zatem poszukiwać sprzętu objętego usługą NBD (od ang. next business day), która zapewnia naprawę bezpośrednio u klienta już następnego dnia roboczego. Co więcej, dobrze jest zweryfikować, jak dany producent postępuje w przypadku awarii nośnika danych. Chodzi o to, czy podejmowane są próby odzyskania danych.

Dalej – bezpieczeństwo i elastyczność. Dlaczego razem, zapytacie? Otóż można by rzec, że obydwie te cechy w znacznej części realizuje system operacyjny Windows 10 Pro. Laptopy klasy biznes, takie jak dwa ww. modele marki HP, są wyposażone w sprzętowy moduł kryptograficzny TPM. Ten natomiast, w połączeniu z Windowsem 10 Pro, pozwala na szyfrowanie zawartości dysku programem BitLocker, bez konieczności gimnastyki z kluczami szyfrującymi na pamięci flash USB czy oprogramowaniem firm trzecich, jak VeraCrypt, które utrudnia choćby aktualizacje systemu przez wymuszenie każdorazowej deszyfracji nośnika. Co więcej, Windows 10 Pro to także możliwość zdalnego zarządzania komputerem biurowym z poziomu innej, autoryzowanej do tego maszyny. A ponadto, co by nie mówić, jest to przedstawiciel najpopularniejszej na świecie rodziny systemów. Pozostaje tylko minimalne ryzyko, że jakieś akcesorium bądź otrzymany plik odmówi współpracy z Windowsem, czego nie można powiedzieć ani o macOS-ie, ani o Linuksach.

Tylko, na co komu sam komputer, wobec braku odpowiedniego oprogramowania, prawda? Cóż, wiele jest programów, które potencjalnie mogłyby przydać się początkującemu przedsiębiorcy. Niemniej ich dobór zależy od rodzaju prowadzonej działalności, ewentualnego sprzętu specjalistycznego i szeregu stricte personalnych czynników. Jest jednak software, którego potrzebuje niemalże każdy, a mianowicie pakiet biurowy Microsoft Office 2019. Wbrew pozorom jego kupno to dość karkołomny temat – to z uwagi na licencjonowanie i daleko idące piractwo.

Warunki najtańszej licencji, Home & Student, zabraniają wykorzystania oprogramowania do celów zarobkowych. Taki pakiet, na wypadek kontroli, traktowany jest niczym piracki. Trzeba więc zainwestować w wersję Home & Business. I nie wdepnąć przy tym na minę, a tych są setki. Piractwo Office'a osiągnęło taką skalę, że powstały nawet fabryki, w których produkuje się fałszywki do złudzenia przypominające oryginał: w pudełkach, z wiarygodnym nadrukiem na kompakcie. Jako że wahania cen pakietu Office wynikają wyłącznie z kursu walut, Microsoft ostrzega, aby unikać podejrzanie niskich cen i kupować tylko u certyfikowanych partnerów, takich jak firma Senetic, którzy uzyskują oprogramowanie bezpośrednio z kanału dystrybucyjnego.

Na zakończenie – wybierając komputer na start działalności, należy również od razu pomyśleć o akcesoriach. Ponownie, ich dobór zależy od rodzaju prowadzonej działalności, ewentualnego sprzętu specjalistycznego i szeregu stricte personalnych czynników, aczkolwiek można postarać się wskazać pewne prawidła, związane z doborem peryferiów.

Przykładowo, rozglądając się za monitorem, warto pomyśleć o konstrukcji z podświetleniem Flicker-free, czyli takim, które oparto na przetwornicy prądu stałego. Dzięki temu ekran nie będzie migotać, nadmiernie nadwyrężając wzrok. Z właśnie takiego podświetlenia korzystają matryce zaproponowanych notebooków HP z serii EliteBook oraz ProBook. Szkoda byłoby zmarnotrawić ich potencjał dodatkowym ekranem, który okaże się o wiele mniej przyjemny przy wielogodzinnych sesjach. Tu za wzór niechaj posłużą monitory marki iiyama z linii ProLite.

Idąc dalej, koniecznym zakupem zdaje się być drukarka, najlepiej od razu ze skanerem. Modele atramentowe są tańsze w zakupie, ale przeważnie droższe w eksploatacji, szczególnie w przypadku druku monochromatycznego, i pracują relatywnie wolniej. Z kolei modele laserowe wyższą cenę zakupu rekompensują wydajnością tonerów i szybkością druku.

W dalszej kolejności warto pomyśleć o zapewnieniu sobie odpowiedniego backupu danych. I nie, nie trzeba w tym celu budować serwera w szafie rackowej. Przeważnie wystarczy prosty NAS z dwoma dyskami w konfiguracji RAID 1, na przykład QNAP TS-251, gdzie przeniesiemy kopie najistotniejszych plików. W wersji dla oszczędnych natomiast może to być nawet pojedynczy dysk przenośny, choć uzależnianie się od pojedynczego nośnika nie jest, delikatnie mówiąc, najpewniejszą opcją.

Wreszcie, jeżeli praca na komputerze przebiega w hałaśliwym środowisku, a ten często służy do kontaktu z klientem, również głosowego, trzeba mieć na uwadze porządny zestaw słuchawkowy. Jak wiadomo, tak zwany small business rządzi się swoimi prawami, przez co często nie ma opcji, aby zorganizować biuro w ustronnym miejscu. W takim wypadku headset potrafiący wytłumić dźwięki dobiegające z otoczenia, zarówno dla słuchawek, jak i mikrofonu, stanowi wręcz obligatoryjną inwestycję. Redakcja poleca produkty duńskiej firmy Jabra.