Miesiąc z Cisco Webex – sprawdziliśmy profesjonalną usługę do wideokonferencji

Listopad był w naszej redakcji czasem testów. Na prawie miesiąc zrezygnowaliśmy z naszego standardowego zestawu narzędzi do komunikacji na rzecz usługi Cisco Webex.

W ostatnich miesiącach usługa Webex przeszła transformację. Nie jest to już ten toporny system wideokonferencji, który możecie znać z korporacyjnych środowisk. Nowy komunikator został zbudowany zgodnie z filozofią video first. Badania wykazują, że podczas prowadzenia konferencji bez wideo 70 proc. uczestników robi coś innego, więc priorytetem jest tu dobra jakość transmitowanego obrazu i prezentowanie go na jak największej powierzchni ekranu, jak to tylko możliwe. Interfejs aplikacji jest dostosowany do tego, by osoba mówiąca była zawsze na pierwszym planie, ale w razie potrzeby można przypiąć na stałe konkretne źródło – na przykład prezentację. Co ciekawe, udostępniać można zarówno cały pulpit, jak i tylko wybrane okno jednego z uruchomionych na komputerze programów.

Czasy hermetycznie zamkniętych ekosystemów też już się skończyły, więc Cisco nie odcina Webexa od innych produktów. Do rozmów można przyłączyć się z przeglądarki (przez WebRTC, bardzo przydatne, jeśli nie mamy możliwości instalować własnych programów na służbowym komputerze), zadzwonić na podany numer telefoniczny (taka możliwość też czasem się przydaje), albo z aplikacji Microsoftu przez Skype for Business, Microsoft Teams bądź Slack Connector. Do komunikatora można też podłączać niezliczone rozszerzenia i dodatki, które zintegrują go z zewnętrznymi usługami, co także warto mieć na uwadze. Nic dziwnego, że Cisco zgarnia nagrody Gartnera. Webex może spełnić różne potrzeby i zastąpić Slacka, Google Hangouts i systemy Polycom w salach konferencyjnych.

Pierwsze 10 minut z Cisco Webex wprawiły nas w pewne zakłopotanie, gdyż na pierwszy rzut oka nie jest jasne, co odróżnia Webex Teams i Webex Meetings (ta druga aplikacja służy tylko do prowadzenia spotkań wideo), co powinniśmy ściągnąć i jak się zalogować. Do testów otrzymaliśmy konta niezwiązane z naszymi adresami e-mail, do których samodzielnie ustalaliśmy hasła. Takich problemów zapewne nie spotkamy w środowisku z centralnym zarządzaniem systemami i tożsamościami pracowników. Potem poszło już gładko.

Na pierwszy rzut oka program Webex Teams wygląda jak bardziej rozbudowany Slack. Jego obsługa jest bardzo podobna i znajdziemy tu mnóstwo znajomych rozwiązań. Pracę zaczynamy od utworzenia zespołów i zgromadzenia w nich odpowiednich grup współpracowników. W ramach grupy można tworzyć przestrzenie, które są odpowiednikami kanałów w podobnych usługach. Kanały mogą być oczywiście otwarte, dostępne tylko na zaproszenie, można też prowadzić rozmowy 1-na-1 i konfigurować powiadomienia. Nie zabrakło wzmianek zaczynających się od małpy (@), którymi można wywoływać konkretnych użytkowników. W czasie pisania dla innych widoczna jest informacja o aktywności, widać też które wiadomości zostały przeczytane przez innych użytkowników w przestrzeni. Pod tym względem Webex nie pomija żadnego szczegółu.

Aplikacja pozwala też wysyłać emoji, GIF-y, szybko robić zrzuty ekranu, a także udostępniać pliki bez ograniczenia wielkości. Wszystkie przesyłane pliki będzie można znaleźć w jednym miejscu – w obszarze „Pliki”. Jeśli zespół wymienia się dokumentami, to niezwykle wygodne rozwiązanie. Cała historia rozmów i wszystkie pliki zostaną zapisane na zawsze. Oczywiście można też skorzystać z podstawowego formatowania wypowiedzi, korzystając z interfejsu graficznego bądź języka znaczników Markup.

Ważnym elementem pracy z usługą Webex jest możliwość dodawania botów do przestrzeni. Cisco udostępnia niezbędne dane programistom, którzy chcą przygotować własne dodatki do Webexa, a instalować je mogą osoby z odpowiednimi uprawnieniami w grupie. Najpopularniejsze dodatki to integracja z Boxy, OneDrive i Dropboxem, pozwalające łatwo dzielić się plikami i powiadamiające do zmianach. Bardzo przydatny jest system automatyzacji If This Than That, można podłączyć też tłumacza Google w kanałach międzynarodowych, narzędzia dla programistów, systemu kontroli błędów i wiele innych. Nie ma przeciwwskazań, by pisać własne integracje na potrzeby firmy. Cisco prowadzi globalny program dla deweloperów, a jako przykład może posłużyć wewnętrzny bot do rezerwowania sal na spotkania. Możliwości na tym polu są ogromne.

Najważniejszą zaletą systemu Cisco Webex jest możliwość rozpoczęcia rozmowy natychmiast, z dowolną osobą w przestrzeni lub zespole, a osobom z zewnątrz można podać identyfikator spotkania lub pokoju 1-na-1. Szybkie zaczynanie rozmów to myśl przewodnia usługi, a realizuje ją interfejs nazywany „jeden zielony przycisk”, taki sam w każdej wersji aplikacji i w przypomnieniach o nadchodzących spotkaniach. Nie trzeba szukać numeru telefonu, umawiać się na spotkanie w konkretnej sali, a nawet siedzieć przy komputerze. Korzystając z Webex Teams, można jednym kliknięciem lub dotknięciem ekranu zadzwonić do członków zespołu, gdziekolwiek się znajdują. Rozmowę można odebrać na komputerze, przenieść do sali konferencyjnej i dokończyć na smartfonie. Pozostali rozmówcy nie zauważą różnicy, poza zmianą otoczenia widoczną w tle. Trudno znaleźć komunikator, w którym prowadzenie grupowego czatu jest łatwiejsze.

Podczas spotkania online możemy też korzystać z kilku ciekawych rozwiązań. Można oczywiście udostępniać ekran rozmówcom, przy czym można wybrać, czy będzie to cały pulpit, czy tylko jedno okno. Można w ten sposób poprowadzić prezentację, albo szkolenie z obsługi programu, zaznaczając istotne elementy tak, by widzieli je wszyscy rozmówcy. Nie zabrakło też tablicy do rysowania odręcznego, z której zrzuty można udostępniać w oknie rozmowy.

Moim zdaniem jedną z większych zalet aplikacji desktopowej jest możliwość niemal dowolnego układania elementów okna. Podczas spotkania wideo można umieścić czat na dole, listę uczestników z boku, albo całkiem odpiąć widok z kamer.

Bardzo wygodne jest też kierowanie członkami spotkania, czego w większym gronie często brakuje. Chętnych można wpuścić do rozmowy (mogą się przyłączyć, jeśli dostaną link albo można je dodać ręcznie, korzystając z wyszukiwania użytkowników), a moderator może wyciszać innych użytkowników. To spora przewaga względem programów do czatów wideo. Osoby chcące zadać pytanie mogą wirtualnie podnieść rękę i zaczekać aż moderator wyłączy wyciszenie.

Niestety nie da się uniknąć pewnych trudności. Jeszcze nie powstał komunikator, który poradzi sobie z usuwaniem pogłosu, jeśli się z niego korzysta na smartfonie bez słuchawek, zdarzają się też opóźnienia w transmisji obraz z pulpitu – ograniczeń łączy nawet Cisco nie przeskoczy. Poza tym nie możemy na jakość rozmów przez Webex narzekać, obraz zwykle też prezentował się lepiej niż w Google Hangouts, dźwięk był czysty i bez zakłóceń. Podobnie jak niektórzy konkurenci, gdy Webex wykryje, że kilka osób mówi jednocześnie, stara się wyciszyć część z nich, robi to jednak mniej inwazyjnie niż Hangouts i mniej przeszkadza w rozmowie.

Webex od działa na praktycznie każdym sprzęcie, jaki możemy sobie wymarzyć. Aplikacje są dostępne dla Windowsa, macOS-a i urządzeń mobilnych. Ponadto można łączyć się z wideokonferencjami z dedykowanych urządzeń, które znajdziecie w wielu salach konferencyjnych. Zestawy te są bardzo łatwe w obsłudze – wystarczy przejść do sali z laptopem i stam ustawić spotkanie. Informacje o nim zostaną przekazane w paśmie ultradźwięków do nasłuchującego zestawu, który nawiąże wskazane połączenie. Jest to nieco łatwiejsze, niż obsługa terminali Polycom, które mamy w redakcji.

Z bardziej egzotycznych rozwiązań warto wspomnieć także o możliwości łączenia się z Webexem z poziomu telefonów VoIP firmy Cisco. Osoba, do której dzwonimy, może odebrać na komputerze lub skorzystać z telefonu z kamerą, zależnie od tego, jak będzie jej wygodniej prowadzić rozmowę.

System Webex ma mnóstwo zalet, a podczas testów sprawdziliśmy zapewne tylko ułamek jego możliwości, rozszerzanych niemal w nieskończoność przez integracje i boty. Nasza redakcja jest prawdopodobnie za mała, żeby wykorzystać go w pełni, ale do pracy z kolegami i koleżankami z naszego obszaru Grupy WP byłby już odpowiedni. Niemniej jednak okazał się wygodniejszy, niż się spodziewaliśmy i na pewno nie możemy narzekać na jakość rozmów.

Gdyby chodziło o sam komunikator do rozmów tekstowych i przesyłania plików, trudno byłoby nam rozstać się ze Slackiem. Jednak w połączeniu z możliwościami rozmów wideo i głosowych, warto byłoby zostać z Webex Teams na dłużej. Trudno nie docenić jego wygody, jeśli przynajmniej raz w tygodniu zdarza nam się spotykać zdalnie.