Pracodawcy też chcą przechowywać dokumenty w formie cyfrowej

Dokumentację w formie cyfrowej przechowują już instytucje finansowe, niektóre instytucje oświatowe i urzędy, ale to nie koniec podmiotów, na których barkach spoczywa obowiązek zachowania dokumentów przez kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt lat. Szpitale już się przymierzają do odejścia od kosztownego papieru, zaś w ślad za nimi chętnie poszłyby przedsiębiorstwa prywatne.

Obecnie firmy mają obowiązek przechowywać akta osobowe pracowników przez cały okres jego pracy i 50 lat od zakończenia zatrudnienia, a dokumenty płacowe przez 50 lat od wytworzenia. Akta osobowe muszą być umieszczone w szafach z zamkiem i w warunkach nie grożących uszkodzeniem. Za przechowywanie papierów w nieodpowiedni sposób grożą wysokie kary pieniężne. Od bezpieczeństwa tych dokumentów zależy los emerytury pracowników.

Grzegorz Byszewski z organizacji Pracodawcy RP (wcześniej Konfederacja Pracodawców Polskich — największa i najstarsza organizacja zrzeszająca pracodawców w naszym kraju) sugeruje, że najlepszym rozwiązaniem, które zapewni bezpieczeństwo danych i obniży koszty, jest coraz popularniejsza archiwizacja cyfrowa, w kluczowych miejscach stosująca cyfrowy podpis kwalifikowany. Oczywiście ponieważ nie każda firma posiada komputer (mowa tu między innymi o mniejszych zakładach, których profil działalności komputera nie wymaga), konieczne będzie wprowadzenie okresu przejściowego, w którym dopuszczalne będą obie formy przechowywania dokumentów.

Biuro prasowe Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej poinformowało, że pomysł jest obecnie poddawany analizie. Resort zgadza się z opinią, że obecne wymogi nakładają na firmy dodatkowe utrudnienia i koszty i dąży do ich usunięcia. Jeden pomysł na cyfryzację dokumentacji pracowniczej, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki w ramach projektu ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla przedsiębiorców i obywateli, już przez ręce analityków przeszedł. Nie został wcielony w życie, gdyż zabrakło w nim zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, a proponowana droga zmiany sposobu archiwizacji była kosztowna i uciążliwa dla pracodawców.