Google Inbox: przewodnik po kliencie pocztowym Google

W 2014 roku do oferty usług Google dołączył nowy typ skrzynki pocztowej o nazwie Inbox. Nie jest to to dobrze znany Gmail, ale jak podkreśla firma, to zupełnie inny produkt. Chociaż trzeba przyznać, że obie usługi mają wspólne cechy, to Inbox jest narzędziem bardziej rozbudowanym i odpowiednio skonfigurowany, może okazać się wygodniejszy od konwencjonalnych skrzynek e-mail.

Google Inbox najlepiej traktować jako alternatywę dla Gmaila, dającą dostęp do tych samych kont, kontaktów i skrzynek, ale w innej formie. Różnice przejawiają się przede wszystkim w podejściu do traktowania wiadomości, które w Inboksie są kolejnymi zadaniami do wykonania. Pozwala to chociażby na sprawne odznaczanie wiadomości jako przeczytanych, odkładanie ich na później czy dodawania do kalendarza. Oczywiście to nie wszystko.

Dostęp do Inbox by Gmail, czyli skrzynki pocztowej, która pracuje dla Ciebie można uzyskać za pomocą klientów dostępnych na Androida i iOS-a, a na komputerze dostęp zyskamy wchodząc na stronę internetową usługi. Niezależnie od tego, jaki sposób wybierzemy na pierwszy kontakt z Inboksem, to nasza przygoda rozpocznie się od wstępnej konfiguracji skrzynki. Do zalogowania się najlepiej użyć wykorzystywanego konta na Gmailu. Wiadomości zostaną automatycznie przeniesione.

Przy pierwszym uruchomieniu i przeklinaniu krótkiego samouczka, przedstawiającego najważniejsze informacje, należy zdecydować, których grup chcemy używać. Włączenie grupowania pozwala automatycznie porządkować skrzynkę odbiorczą, co docenią przede wszystkim osoby odbierające dużą liczbę wiadomości codziennie. Pozostali także znajdą zalety tego rozwiązania – ich skrzynki również będą bardziej przejrzyste.

Wiadomości możemy podzielić na kilka grup, w tym na Zapisane, Finanse, Powiadomienia, Oferty, Społeczności czy Zakupy. Do Finansów będą trafiać rozliczenia, rachunki czy wiadomości z banku, w Ofertach znajdziemy m.in. wiadomości dotyczące aukcji internetowych, a do Społeczności będzie przenoszone wszystko pochodzące z Facebooka, Twittera czy Instagrama. Z kolei niegrupowane wiadomości będą wyświetlane w skrzynce odebranych osobno.

Interfejs przypomina ten z Gmaila czy innych skrzynek, ale po chwili dostrzeżemy, że każdą wiadomość należy traktować jak zadanie do wykonania. Takie zadanie możemy oczywiście pominąć, czyli po prostu usunąć. W związku z tym, że w Inbox by Gmail wybrane opcje zarządzenia wiadomościami są bliższe funkcją znanym z usług kalendarza czy notatnika, to przygotowaliśmy mały słownik, pozwalający zrozumieć ich funkcjonalność.

Inbox w wersji przeglądarkowej otrzymał już wzornictwo Material Design. Jeśli więc ktoś miał styczność, czy to w innej usłudze czy mobilnej przeglądarce, odnajdzie się tutaj natychmiast. Dostęp do sekcji i grup mamy z wysuwanego po lewej stronie menu, wiadomości przedstawione w formie listy z podglądem multimediów stanowią centru, a w dolnym prawym rogu znajduje się przycisk umożliwiający szybki dostęp do nowych akcji – wiadomości czy przypomnienia.

Każda wiadomość może być przypisana do kategorii. Odbywa się to automatycznie. Oczywiście możemy pomóc algorytmom Google ręcznie przenosząc nieprzypisanie wiadomości do odpowiedniej kategorii lub przenosząc te źle sklasyfikowane. W celu przeniesienia należy przy danej wiadomości kliknąć na Przenieś do... (symbol trzech pionowych kropek) i wybrać odpowiednią grupę.

Zastosowania wszystkich grup nie będziemy tłumaczyć, skupimy się wyłącznie na dodatkowej, czyli Niski priorytet, bowiem jej nazwa nie wyjaśnia wprost stosowanej klasyfikacji. Tutaj umieszczane będą wiadomości, których raczej nie chcemy przeczytać. Nie należy tej grupy traktować jako spamu, to wiadomości, które według algorytmów Google i tak byśmy pominęli.

Grupy konfigurowaliśmy już przy pierwszym uruchomieniu Inboxa. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby daną grupę włączyć lub wyłączyć później. Zanim jednak do tego przejdziemy, wytłumaczymy jak działają grupy. Jak już wiemy sortowanie wiadomości odbywa się automatycznie oraz możemy to robić ręcznie, czyniąc wykorzystywane algorytmy inteligentniejszymi. Wyłącznie danej grupy nie oznacza jej całkowitego braku w Inbox. Nadal będzie ona dostępna w menu wysuwanym z lewej strony, ale znajdzie ją w kategorii Niegrupowane. Klikając na grupę umieszczoną w tej kategorii i tak zobaczymy przyporządkowane jej wiadomości.

Każdą grupę można w dowolnej chwili włączyć lub wyłączyć. W tym celu najeżdżamy na interesującą nas grupę i klikamy symbol kółka zębatego. Pozwala to na przejście do ustawień danej grupy. Mamy tutaj krótką informację dotyczącą grupy. Poniżej znajduje się przełącznik, który pozwala na aktywowanie lub dezaktywowanie grupy – Grupuj wiadomości w odebranych.

Jeśli przełącznik ustawiony jest na Wył., możemy włączyć funkcję pomijania folderu Odebrane. Wówczas nowe wiadomości należące do wybranej grupy, będą automatycznie oznaczane jako gotowe (archiwizowane). Z kolei przy włączonym przełączniku, możemy zdecydować kiedy grupa będzie wyświetlana – gdy przyjdzie nowa wiadomość, raz dziennie (wybieramy godzinę) czy raz w tygodniu (wybieramy dzień tygodnia i konkretną godzinę).

W celu wyłączenia lub włączenia większej ilości grup, wygodniej będzie przejść do ustawień Inboxa. Z menu wysuwanego z lewej strony wybieramy Ustawienia i w sekcji Etykiety zobaczymy listę wszystkich dostępnych grup. Przy każdej umieszczony jest przełącznik pozwalający jednym kliknięciem aktywować lub dezaktywować grupę.

Nie jesteśmy ograniczeni wyłącznie do grup narzuconym przez Google. Możemy również utworzyć własne grupy, w tym celu należy:

Inboxa nie należy traktować jako konwencjonalnej skrzynki e-mail. Jak już wspominaliśmy, znajdziemy tutaj elementy charakterystyczne dla notatników pozwalających na tworzenie przypomnień. Tak właśnie należy podejść do oznaczania wiadomości jako ważnych. Nie dajemy gwiazdek czy priorytetu, a przypinamy wiadomości. Wystarczy przy konkretnej wiadomości kliknąć na symbol pinezki.

Wiadomości, które zostały przypięte dostępne są pod przyciskiem znajdującym się z prawej strony pola wyszukiwarki. Wystarczy kliknąć na przełącznik by wyświetlić listę tylko przypiętych wiadomości. Użycie tej funkcji jest banalnie proste, a może ona odczuwalnie zwiększyć komfort korzystania.

Nie o wszystkich nowych e-mailach chcemy być informowani. Często ignorowane są wiadomości dotyczące nowych powiadomień w serwisach społecznościowych. Możliwe, że również chcemy otrzymywać informacje tylko o konkretnych wiadomościach. Osiągniemy to także z wykorzystaniem grup na Inboxie. Należy pamiętać, że powiadomienia nie są obsługiwanej w wersji skierowanej na przeglądarkę, a wyłącznie w mobilnej aplikacji. Aplikację oczywiście znajdziecie w naszej bazie w wersji naAndroida lub iOS-a.

W celu włączenia powiadomień z wybranych grup należy:

Tylko ważne powiadomienia:

Mobilna aplikacja pozwala na włączenie automatycznych odpowiedzi na nowe wiadomość. Ich nadawca zostanie poinformowany o naszej nieobecności i braku możliwości szybkiej odpowiedzi. W tym celu należy:

W aplikacji możemy dodawać również inne konta:

Nie można dodawać kont z innych poczt w samej aplikacji, ale istnieje inna metoda. Możemy bowiem dodać konta w Gmailu, tak jak pokazaliśmy w poradniku dotyczącym tej usługi. Pozwala to na odbieranie wiadomości z chociażby Outlooka w mobilnej aplikacji Inbox, a także w wersji przeglądarkowej.

Na koniec zostawiliśmy kilka przydatnych opcji, których opis nie wymaga wdawania się w szczegóły. Wszystkie opisane funkcje znajdziecie w ustawieniach Inboxa. Niektóre opcje występują zarówno w mobilnej wersji, jak i tej dostępnej z poziomu przeglądarki.

Przejście do ustawień w przeglądarce sprowadza się do wybrania z menu po lewej stronie Ustawień. Z kolei w mobilnej aplikacji klikamy na symbol trzech poziomych kresek i z listy wybieramy Ustawienia, a potem nazwę własnego konta.

Dostępne opcje to:

• Podpis – tworzenie podpisu, który będzie dodany do wysyłanych wiadomości.image=ds1
• Odłóż – odkładaj e-maile i przypomnienia na później, by trafiły do Odebranych dopiero po wybranym terminie (np. w poniedziałek, po wolnym weekendzie).image=ds2
• Szablony – jeśli danego fragmentu tekstu używamy wielokrotnie, to możemy go dodać na stałe i potem wklejać do wiadomości.image=ds3
• Przekieruj z Gmaila na inbox.google.com – opcja dostępna w sekcji inne. Po jej aktywowaniu wchodząc z przeglądarki na Gmaila będziemy automatycznie przełączani na Inboxa.image=ds4

Powyższy poradnik pozwoli Wam ujarzmić nietypową skrzynkę pocztową Google. Czy Waszym zdaniem traktowanie nowych wiadomości jako zadań do wykonania jest wygodne? Może to właśnie tak będzie wyglądać przyszłość poczty e-mail? Zapraszamy do dyskusji w komentarzach.