Prosty trik w Gmailu. Pomoże wielu użytkownikom
Natłok maili znajdujących się w skrzynce odbiorczej sprawia, że można zgubić te wiadomości, które naprawdę są przydatne. Jest jednak sposób, by lepiej zarządzać swoją skrzynką mailową.
Dzisiaj skrzynki e-mail bywają listą spraw do załatwienia. Filtry i etykiety nie zawsze zdają również egzamin z radzenia sobie z porządkowaniem skrzynki. Zewnętrzne aplikacje odpowiedzialne za porządkowanie skrzynki również mogą być problematyczne. Niektóre z nich nie działają, inne zaś są nieintuicyjne.
Gmail jak lista zadań? Jest lepszy sposób
Jedną z polecanych rad jest traktowanie skrzynki jako miejsca do podejmowania decyzji, nie zaś do magazynowania danych. Kluczowa przy tym będzie funkcja "Dodaj do zadań" w Gmailu.
Po otwarciu maila użytkownik może od razu zdecydować, czy usuwa maila, dodaje termin na wykonanie zadania w Zadaniach Google (Google Tasks), czy też archiwizuje lub usuwa wiadomość. Dodane zadanie do Zadań Google od razu łączy się z oryginalnym e-mailem. Dzięki temu użytkownik może szybko sprawdzić, czego dokładnie dotyczy dodane zadanie.
Koniec z odkładaniem na później
Trzymanie ważnych maili jako nieprzeczytanych nie działa, gdy wpadnie kolejne 10. Zadanie ma termin i status "zrobione", e‑mail nie. Dzięki temu użytkownik tworzy specjalny plan, pozbywając się tym samym rosnącej sterty wiadomości.
Dla niektórych użytkowników dodatkowo problemem nie jest sama liczba maili lecz ich treść. Niektóre z treści mogą wymagać ciągłego przeglądania i przypominania, co może wpływać na zmęczenie użytkownika. Wymuszona szybka decyzja, co zrobić z mailem, może redukować obciążenie i przywracać czytelnikowi poczucie kontroli.
Skaluje się od kilku do setek maili dziennie
Niezależnie od wolumenu, proces jest identyczny. Dedykowana aplikacja zadań pozwala skupić się na działaniu, a nie na szukaniu treści w skrzynce. Wyczyszczona skrzynka odbiorcza staje się skutkiem ubocznym, a nie celem samym w sobie.
Aleksandra Dąbrowska, dziennikarka Wirtualnej Polski
