Office 365 nie będzie już automatycznie usuwał Twoich wiadomości

Microsoft postanowił zmienić domyślną politykę trwałego usuwania wiadomości w ramach usługi Office 365. Od teraz usuwane przez użytkowników wiadomości będą przechowywane w koszu na wieczność, chyba, że inaczej zadecydują ich administratorzy wprowadzając własne reguły dotyczące tej kwestii. Warto więc w razie potrzeby je wprowadzić, tym bardziej, że zmiany dotyczą także aktualnych klientów.

Jak wiadomo, kosz jest przez wielu użytkowników traktowany jako miejsce do archiwizowania wiadomości – nie wiedzieć dlaczego, dzieje się tak często zarówno w przypadku kosza systemowego, jak i tego dostępnego na skrzynkach pocztowych. Prowadzi to do problemów, bo po określonym czasie wiadomości są automatycznie usuwane, a tego wiele osób nie chce. Do tej pory wiadomości umieszczone w koszu były usuwane z serwerów Office 365 po 30 dniach, zaktualizowana polityka Microsoftu wydłuża ten okres do nieskończoności – nie ma odgórnego limitu, a taka zmiana zostanie automatycznie wprowadzona zarówno do wszystkich nowych, jak i już istniejących kont. Jeżeli więc zajmujecie się administracją skrzynek tego pakietu w chmurze, a konieczne jest ustawienie innego okresu automatycznego usuwania, powinniście stworzyć odpowiednie reguły.

Choć zmiana wchodzi w życie wraz z początkiem przyszłego miesiąca, odpowiednie reguły można utworzyć już teraz w panelu administracyjnym Office 365. Aby zmiana nie wpłynęła na nasze konto, wystarczy edytować domyślną regułę i zmienić jej nazwę – zmiana ustawień to zbyt mało, bo w takiej sytuacji i tak zostanie nadpisana ustawieniami Microsoftu. Zapewne niektóre firmy (albo raczej ich pracownicy) będą zadowolone z tej zmiany, ponieważ wiadomości nie będą automatycznie usuwane, a kosz będzie mógł pełnić rolę archiwum, nawet, jeżeli nie został stworzony do tego celu. W innych przypadkach interwencja administratorów jest konieczna, bo czas przechowywania takich wiadomości mogą regulować zarówno polityka bezpieczeństwa danej firmy, jak i przepisy któremu odgórnie ona podlega ustanowione przez odpowiadające im rządy.

Wprowadzenie tej zmiany przez Microsoft może świadczyć o tym, że Office 365 staje się bardziej elastyczny. Podobnie jednak jak w biznesie nie ma darmowego lunchu, tak w usłudze Microsoftu nie ma darmowej przestrzeni. Pojemność konta jest ograniczona do 50 GB, a więc i tak nie ma tu mowy o pojemności nielimitowanej. W końcu dojdzie do sytuacji, w której skrzynkę trzeba będzie oczyścić (np. gdy użytkownik zgłosi administratorowi, że nie dostaje nowej poczty). Inne dno tej wprowadzanej dla wszystkich zmiany to oczywiście ewentualna możliwość analizy poczty i jej zabezpieczenia np. do wglądu organizacji USA. Tutaj jednak sprawa rozbija się o nasze osobiste zaufanie, lub jego brak, do usług Microsoftu i do jego zapewnień dotyczących prywatności usług biznesowych.