Windows i macOS w biurze. Jakie programy do prowadzenia firmy wybrać?

Nietrudno nie zauważyć, że MacBooki nie są już w naszym kraju egzotyką i nie brak osób, które na nich pracują na co dzień, także prowadząc własną firmę lub świadcząc związane z tym usługi. Środowiska biurowe coraz rzadziej są homogeniczne i w cenie są rozwiązania, z których można korzystać nie tylko na Windowsie. Mamy tu kilka wyjść – można poszukać rozwiązań online albo sięgnąć po nieliczne wieloplatformowe programy.

Platformy online do fakturowania, prowadzenia magazynu i firmy mają wiele zalet. Homebiuro na przykład jest usługą bardzo przystępną cenowo, a pozwala wygodnie prowadzić magazyn i Księgę Przychodów i Rozchodów. Wielu klientów chwali też elastyczną i mobilną iFirmę, która udostępnia aplikacje i darmowe programy, a w ramach abonamentu świadczy usługi biura rachunkowego i prowadzi księgowość. Handlującym online może spodobać się WFirma, zintegrowana ze sklepami internetowymi, usługami kurierskimi i systemami płatności internetowych.

Kolejnym wyjściem są maszyny wirtualne, instalowane lokalnie na komputerach lub zapewniające zdalny dostęp do programów. Większość programów handlowych i magazynowych jest dostępna tylko na Windowsa, więc to użytkownicy Maców mają gorzej. Na macOS można wybrać między Parallels Desktop, VMware Fusion i VirtualBoxem, na nich zainstalować Windowsa (płacąc za licencję) i korzystać z programów na swoim komputerze. Rozwiązanie to nie jest opłacalne ani finansowo, ani z punktu widzenia zajętego miejsca na dysku. Można też pokusić się o dualboot i zainstalować Windowsa przez BootCamp, co niestety wymaga ponownego uruchamiania komputera, by wykonać firmowe operacje. Jeśli firma dysponuje odpowiednią infrastrukturą, można też udostępnić pracownikom odpowiednie programy przez zdalny pulpit (RDC, VNC). Trzeba jednak pożegnać się z prędkością wyświetlania interfejsu i wygodą wprowadzania danych, a także zadbać o odpowiednie zabezpieczenie połączeń.

Nie każdy lubi wysyłać swoje dane do zewnętrznych usług, a wymienione wyżej strony nie zapewniają dostatecznie szerokich możliwości, w porównaniu ze specjalistycznymi programami. Na szczęście i na tym polu mamy wybór – poniżej przedstawiamy kilka programów, na których można pracować na systemach Windows i macOS, przechowując dane lokalnie na swoim komputerze lub we własnej infrastrukturze, decydując o sposobie ich przetwarzania i dostępie.

Do wystawiania faktur możemy w tej chwili skorzystać z dwóch programów dostępnych jednocześnie na Windowsa i macOS-a – mpFaktura i ksara Faktury. Oba można pobrać z naszej bazy programów i przetestować. Ksara Faktury jest programem prostszym, w którym można wprowadzić posiadane typy towarów i usług, dane klientów i kontrahentów, i wystawiać odpowiednie rachunki i faktury. Program może generować faktury różnego typu, w tym proforma, korygujące, odwrotnie obciążone i zaliczkowe w różnych walutach. W wersji dla Windowsa ma już możliwość generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

mpFaktura jest programem nieco bardziej rozbudowanym, gdyż poza wystawianiem dokumentów rozliczeniowym i prowadzeniem ich ewidencji pozwala także na prowadzenie magazynu, przeprowadzenie inwentaryzacji i tworzenie własnych cenników. obsługa płatności obejmuje dokumenty KP/KW, kompensaty, rozliczanie indywidualnie kontrahentów i generowanie raportów kasowych. Dane można eksportować w wielu formatach, w tym także JPK.

Do prowadzenia firmy w środowisku złożonym z maszyn z Windowsem i macOS-em świetnie nada się program mpFirma (Windows, macOS). Jego ogromną zaletą w tej sytuacji jest uniwersalność – bazę danych, w której przechowywane będą wszystkie informacje, można przechowywać lokalnie na jednym komputerze, a można też łączyć się z bazami sieciowymi. Baza może być dostępna przez Internet (producent świadczy takie usługi), co nie każdemu odpowiada, a można też trzymać wszystkie informacje na własnych serwerach w sieci lokalnej. Wszystkie programy tego producenta mogą pracować z bazami MySQL, SQLite, PostgreSQL, MS SQL, Firebird, MariaDB i Interbase, także przez tunel SSH. W jednej bazie można prowadzić kilka film lub oddziałów, zakładając konta dla wielu użytkowników. Najważniejsze jest jednak to, że można swobodnie wymieniać dane między programami na Windowsie i macOS-ie, nawet kopiując bazę.

mpFirma jest programem bardzo wszechstronnym, zbudowanym z modułów. obsługa programu jest bardzo intuicyjna i prawie wszystkie czynności można szybko wykonać nie zdejmując rąk z klawiatury, co jest ogromną zaletą w tej branży. Przy instalacji można wybrać moduły do zarządzania magazynem, zamówieniami, kontrahentami, serwisem i reklamacjami, ofertami, sprzedażą, rejestrami (pojazdów, oprogramowania, abonamentów itp.), rozliczeniami i płatnościami, a także może wymieniać dane i integrować się z innymi programami i usługami. W razie potrzeby możliwe jest tworzenie własnych wtyczek do eksportu danych. Jest tu też kalendarz do planowania zadań i rozbudowany CRM, w którym można zarządzać kampaniami, akcjami promocyjnymi i mailingami.

Program pozwala na pełną obsługę dokumentów, w tym faktur VAT (także walutowych, gdzie automatycznie pobiera kurs walut), faktur cyklicznych, WNT, eksportowych, marży, proforma, RR, Zaliczek, Korekt i Not wewnętrznych. Faktury można wystawiać po polsku, angielsku, niemiecku lub w dwóch językach. Obsługa rozliczeń obejmuje metodę kasową, samofakurowanie, odwrotne obciążenie i procedury marży. Faktury można też automatycznie importować w formatach XML, CSV i EDI++ i wielu innych. Program współpracuje z czytnikami kodów kreskowych i drukarkami fiskalnymi, także na systemie macOS (Posnet, Thermal i Novitus, na Windowsie dodatkowo Elzab i Farex).

Zaletą programu mpFirma jest obsługa wielu magazynów, także walutowych, wielu cenników, automatycznego naliczania marży, wszystkich typów dokumentów magazynowych (PZ, WZ, PW, RW, Remanent, Spis z natury, Bilans otwarcia i inne) i kasowych (KP i KW). Można prowadzić pełną gospodarkę magazynową lub uproszczony indeks produktów. Zamówienia przychodzące i wychodzące można też importować w różnych formatach i z różnych źródeł. Ogromną zaletą programu jest integracja i automatyczny import danych z wielu platform sprzedaży internetowej: Allegro, eBay, Amazon, Prestashop Woocommerce i wiele innych. Program pozwala też przygotować oferty i monitorować relacje z klientami i kontrahentami. Integracja z usługami firm kurierskich (DHL, GLS, DPD, K-EX, Siódemka) znacznie ułatwia logistykę – można nadać paczkę wprost z mpFirmy. Program został dopracowany w najmniejszych szczegółach, łącznie z możliwością dodania zdjęć towarów.

mpFirma zawiera kilka szablonów wydruku dla faktur, zamówień, dokumentów, ofert i zaadresowanych kopert, które można dostosować do potrzeb własnej firmy we wbudowanym edytorze. Dokumenty można wysyłać w postaci elektronicznej lub papierowej, drukując je samodzielnie lub korzystając z usług Postivo. Na podstawie wprowadzonych danych można też generować raporty i przeglądać statystyki sprzedaży, przychodu czy rozchodu, a także prowadzić rejestr dokumentów. Ponadto program umożliwia obsługę płatności, księgowanie przelewów i wpłat oraz rozliczanie klientów.

Wersję próbną programu mpFirma dla Windowsa, macOS-a znajdziecie w naszej bazie programów. Przy testach można skorzystać z przykładowej bazy danych.

Program jest dostępny w abonamencie – 249 zł netto za rok na jedno stanowisko. Można też korzystać z różnych modeli pomocy technicznej, w tym pomocy zdalnej Premium z wykorzystaniem zdalnego pulpitu. Konsultant może wtedy połączyć się z komputerem klienta i rozwiązać problem, wytłumaczyć działanie różnych funkcji lub nawet przeprowadzić krótkie szkolenie.