Biuro zawsze pod ręką. Firmą można dziś zarządzać ze smartfona
Smartfon to jedyna rzecz, którą zawsze mamy przy sobie. Czemu więc nie wykorzystać maksymalnie jego możliwości i zarządzać biznesem przez telefon? Jedną z niezwykle przydatnych aplikacji jest ta służąca wysyłaniu i podpisywaniu dokumentów elektronicznie. To rozwiązanie dla każdego sektora gospodarki i dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.
Jeśli w twoim biznesie wciąż podpisuje się umowy na papierze, listę klientów prowadzi w arkuszu kalkulacyjnym, a każdą fakturę kosztową wprowadza ręcznie do komputera – tracisz niepotrzebnie dziesiątki godzin miesięcznie. Pracę wielu osób może zastąpić kilka aplikacji, które nie tylko pozwolą zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty, ale też pomogą zmienić niepraktyczne i pochłaniające pieniądze nawyki. Nie ma już potrzeby przesiadywania w biurze i przed komputerem. Co więcej, żyjemy w czasach, które wymagają elastyczności i nadążania za stale rozwijającym się rynkiem i rewolucją technologiczną.
Biuro w kieszeni
Smartfonowe aplikacje to dziś w pełni funkcjonalne narzędzia, połączone z bazami danych i rozwiązaniami chmurowymi, usprawniającymi pracę i zapewniającymi bezpieczeństwo. Najlepszym tego przykładem są choćby systemy CRM, które pozwalają m.in. na uporządkowanie danych o klientach, umożliwiają określenie dostępów dla poszczególnych pracowników czy gromadzą informacje na temat działań, jakie podjęto, by pozyskać (utrzymać) danego klienta. Stąd smartfon z dostępem do CRM to dziś niezastąpione narzędzie ułatwiające zarządzanie nawet niewielkimi firmami.
Możliwe też, że korzystasz z innych pomocnych rozwiązań na smartfonie, jak np. księgowość. Ta w połączeniu z dobrym CRM to podstawa każdego biznesu. Smartfon to też możliwość przyjmowania płatności od klientów (wtedy zastępuje terminal) oraz wiele narzędzi marketingowych, od tych do obsługi mediów społecznościowych, po narzędzia do tworzenia grafik czy filmów, a nawet planowania publikacji czy analizowania ich skuteczności.
Do kompletu możliwości, jakie daje smartfon w firmie, warto dołączyć podpis elektroniczny.
Podpis? Łatwo i elektronicznie
Dziś nie trzeba już żadnej umowy drukować i wysyłać kurierem. Nie trzeba nawet komputera, żeby je skutecznie zawrzeć.
Takie możliwości daje platforma Autenti, która pozwala na autoryzowanie i składanie podpisów elektronicznych. Wystarczy wgrać dokument i podać dane kontrahenta. Ten otrzyma e-mail z linkiem przekierowującym bezpośrednio do umowy, na której ma złożyć swój podpis, potwierdzając tym samym zawarcie umowy. Zrobi to jednym kliknięciem.
Nie trzeba nic instalować, wszystko odbywa się w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej. Odbiorca podpisujący dokument nie musi nawet mieć konta na platformie Autenti ani za nic płacić. Jednym kliknięciem składa podpis elektronicznie.
Jak to działa?
Po zalogowaniu się wgrywasz na platformę dokument do podpisania (w formie pliku word czy np. PDF), wpisujesz dane odbiorców, w tym ich adresy e-mail i klikasz "wyślij". Nadawca dokumentu nie musi być osobą podpisującą – w ten sposób przygotowanie formalności można zlecić pracownikowi, a samemu jedynie kliknąć link, składając w ten sposób swój podpis elektroniczny.
Przygotowanie i wysłanie umowy trwa kilka minut, a samo podpisanie zaledwie kilkanaście sekund.
Podpisem elektronicznym można podpisać ponad 90 procent dokumentów — kontrakty, umowy z podwykonawcami, umowy o dzieło czy zlecenia, aneksy do umów i wiele innych. Wszystko jest zgodne z wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa i prawem zawierania umów, które – zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS – są wiążące na terenie całej UE.
– Większość dokumentów na naszej platformie jest podpisywana w ciągu 15 minut od momentu ich nadania. To możliwe, ponieważ większość z nas korzysta ze smartfonów, co z kolei pozwala zapoznać się z treścią dokumentu w dowolnym miejscu oraz złożyć pod nim oświadczenie woli, czyli podpisać dokument – mówi Tomasz Plata, współtwórca marki Autenti.
Autenti jest dostępne w smartfonie w formie aplikacji na iOS i Android. Dzięki temu swoje biuro masz zawsze w kieszeni, a ważne umowy możesz przeglądać i podpisywać z dowolnego miejsca – leżaka na urlopie czy ulubionej kanapy.
System – także w wersji mobilnej – jest w pełni bezpieczny, wykorzystywane są tu zabezpieczenia i technologie szyfrowania na poziomie bankowym.
Autenti jest również wpisane do tzw. rejestru dostawców usług zaufania, czyli instytucji, które mogą oferować podpis elektroniczny.
Podpis elektroniczny. Tak, ale jaki?
Najprostszym rozwiązaniem jest bazowy podpis elektroniczny, do którego nie potrzeba żadnych certyfikatów, tokenów ani innych specjalnych metod potwierdzania tożsamości podpisujących. Odbiorca otrzymuje link na swój adres e-mail, co wystarczy, żeby potwierdzić jego tożsamość.
Jeśli jednak chcesz mieć większą pewność, że po drugiej stronie jest właściwa osoba, bo na przykład podany przez nią adres e-mail nie był dotąd wykorzystywany w korespondencji biznesowej, można dodatkowo wzmocnić autoryzację przez kod SMS, który podpisujący otrzymuje na swój telefon. Kod należy wprowadzić na platformie przed złożeniem podpisu. W ten sposób – jak wspomnieliśmy, możemy podpisać większość dokumentów firmowych. To umowy, wnioski, kontrakty, raporty lub oświadczenia. Szczegółowa lista dostępna jest pod tym adresem.
Inny rodzaj podpisu to podpis kwalifikowany. Jest on równoważny formie pisemnej i składany pod dokumentami, które jej wymagają, np. umowa o pracę, przeniesienia praw autorskich czy wyłącznej umowy licencyjnej. Jest wykorzystywany głównie w kontakcie z administracją publiczną.
Ten rodzaj podpisu elektronicznego także można zamówić na stronie autenti.com. W pełni online.
Trzeba tu dodać, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pod tym samym dokumentem jedna strona podpisała się bazowym podpisem elektronicznym, a druga – swoim podpisem kwalifikowanym.
Koszty? Jak kilka przesyłek kurierskich
Przez aplikację można też parafować i opiniować dokumenty oraz śledzić status ich podpisania. Umożliwia ona dostęp do mobilnego archiwum dokumentów, w tym także w wersji offline.
Co istotne – podstawowa funkcjonalność platformy jest bezpłatna, można więc ją przetestować (Plan FREE zakłada do 5 podpisanych dokumentów miesięcznie), a dopiero potem wykupić dostęp płatny (już od 69 zł netto miesięcznie za użytkownika).
Ten wydatek szybko się zwróci – kilkadziesiąt złotych to dziś w najlepszym razie cztery-pięć wysyłek kurierskich, a do tego dochodzi koszt druku, papieru i pracy osoby, która to wszystko przygotuje.
Twój workflow – twoja wydajność
Wielu przedsiębiorców narzeka na permanentny brak czasu, który pozwoliłby im na wygospodarowanie paru chwil na własne sprawy lub na zajęcie się rozwojem firmy, a nie tylko jej zarządzaniem.
Zacznij więc od tego, żeby to zarządzanie było sprawniejsze. Stanie się tak, jeśli wykorzystasz opisane wyżej możliwości.
Usprawnienie procesów biznesowych dzięki wykorzystaniu aplikacji mobilnych staje się dziś koniecznością. Podpis elektroniczny na platformie Autenti to jedno z narzędzi, które warto mieć zawsze pod ręką.
