Chmura Faktur i inne narzędzia, dzięki którym przedsiębiorca zapomni o papierze

Prowadzenie firmy kojarzy się między innymi z wymianą papierowych dokumentów, co nie przystaje do dzisiejszej cyfrowej rzeczywistości. Najwyższa pora zmienić ten obraz. Dla polskich przedsiębiorców dostępne są bardzo wygodne narzędzia, które pozwalają nie tylko na cyfrowy obieg dokumentów, ale też prowadzenie firmy z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu. Ponadto wiele z nich jest dostępnych za darmo, niezależnie od rozmiaru firmy.

Bez względu na rozmiar przedsiębiorstwa, w wielu sytuacjach mogą przydać się narzędzia typowo biurowe. Edytor tekstu i arkusz kalkulacyjny zawsze warto mieć pod ręką, nie zaszkodzi także dysk w chmurze, gdzie zrobimy kopie zapasowe swoich plików. Jeśli wolicie korzystać z rozwiązań Microsoftu, warto rozważyć zakup Office 365. Za darmo można z powodzeniem korzystać z Dysku Google i darmowego pakietu biurowego, w którego skład wchodzi edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i program do tworzenia prezentacji. Narzędzia działają w przeglądarkach lub jako aplikacje mobilne.

Kolejną zaletą tego rozwiązania jest możliwość założenia od razu skrzynki pocztowej dla swojego przedsiębiorstwa, prowadzenia kalendarza i książki adresowej oraz zapisywania notatek w Google Keep czy adresów w aplikacji Mapy Google. Wszystkie nasze dane będą synchronizowane z aplikacjami mobilnymi, jeśli się na to zdecydujemy. Pod względem wygody użytkowania trudno Chmurze Google coś zarzucić.

Gdy firma ma już własny adres e-mail i narzędzia do organizacji pracy, pora zabrać się do zadań większego kalibru – wymiany faktur i generowania jednolitego pliku kontrolnego (JPK) na potrzeby urzędu skarbowego. Wymianę elektronicznych dokumentów między przedsiębiorstwami całkiem za darmo zapewnia usługa Chmura Faktur, która jest do tego bardzo wygodna. Nie nakłada ona żadnych limitów i pozwala nam wysyłać dowolną liczbę dokumentów do kontrahentów, gromadzić faktury przychodowe i kosztowe, ma też kilka ciekawych funkcji ułatwiających życie przedsiębiorcy.

By korzystać z omawianej usługi, trzeba założyć konto dla swojej firmy. System wymiany dokumentów jest rozwijany przez firmę prowadzącą księgowość Tax Care i możemy od razu połączyć swoje konto z systemem księgowym i korzystać z usług biura rachunkowego za dodatkową opłatą. Samo gromadzenie i wysyłanie dokumentów nic nas nie będzie kosztować. Przy wstępnej konfiguracji konta warto też przygotować sobie adres e-mail, na który będziemy wysyłać cyfrowe faktury w formacie PDF (na przykład dobreprogramy@chmurfaktur.pl). Jeśli będziemy przesyłać na ten adres dokumenty z zaufanego adresu e-mail, faktura za zakupy od razu zostanie dodana do naszego zbioru w Chmurze Faktur. Ponadto na wstępie trzeba uzupełnić informacje o firmie, ale większość z nich zostanie automatycznie pobrana z GUS po wpisaniu NIP-u.

Podczas wystawiania faktury identycznie zostaną pobrane dane kontrahenta i przy okazji będziemy mogli sprawdzić, czy odbiorca dokumentu jest płatnikiem VAT. Dzięki temu wystawienie faktury zajmuje kilka sekund. Najpierw jednak warto uzupełnić listę usług i towarów, cen, jednostek miary oraz PKWiU. Proces jest dość żmudny, ale wystarczy, że przebrniemy przez niego tylko raz. W miarę korzystania z Chmury Faktur i prowadzenia działalności zbudujemy także bazę kontrahentów. Tu mamy ułatwione zadanie, gdyż większość danych zostanie pobrana z GUS. Każdemu kontrahentowi można nadać własną nazwę skróconą, a na liście zostaną zaprezentowane ich wizytówki w kolejności alfabetycznej. Kontrahentów możemy dodawać także przy wystawianiu faktury i dodawaniu faktury otrzymanej.

Gdy zbudujemy już bazę produktów i partnerów biznesowych, wystawianie faktur to czysta przyjemność. Można zacząć z ekranu głównego lub z widoku wizytówki partnera. Należy jedynie pamiętać, by zaznaczyć, że ceny podajemy w netto albo w brutto. Reszta procesu jest dość intuicyjna. Od razu możemy podać datę zapłacenia faktury i zapisać ją jako szablon do ponownego wykorzystania. Chmura Faktur ma też możliwość wystawiania faktur cyklicznie. Na fakturze możemy też podać numer konta i miejsce na podpis odbiorcy. W ustawieniach faktur możemy dodać swoje logo, ustawić domyślną stawkę VAT i tym podobne.

Wróćmy jeszcze do faktur otrzymanych e-mailem. Nie jest to jedyna droga, którą możemy dodać dokumenty do swojej księgowości – można też wysyłać pliki PDF i grafiki (na przykład zdjęcia faktur) przez stronę, z dysku lokalnego. Zwykle jednak przekazanie dalej e-maila jest wygodne, zwłaszcza gdy doposażamy przedsiębiorstwo w sklepach internetowych. Niestety Chmura Faktur nie rozpoznaje sama zawartości faktury i wymaga, byśmy po dodaniu faktur poświęcili chwilę na uzupełnienie danych ręcznie. Każdą z faktur można zobaczyć na podglądzie i w razie potrzeby pobrać.

Co ciekawe, faktury nie są wysyłane do naszych kontrahentów jako załączniki. Odbiorca otrzyma e-mailem odnośnik pozwalający pobrać zaszyfrowany dokument. Otwarcie go będzie możliwe dopiero po podaniu jednorazowego PIN-u, który także znajdziemy w e-mailu. Dzięki temu nie ma ryzyka, że osoby trzecie uzyskają dostęp do faktur. Wiąże się z tym jeszcze jedna ciekawa funkcja platformy – możemy na bieżąco monitorować, kto z kontrahentów już odebrał i otworzył swoją fakturę. Jeśli zaś kontrahent także korzysta z Chmury Faktur, wystawione przez niego dokumenty pojawią się automatycznie w naszym wirtualnym skoroszycie na dokumenty "otrzymane”. Oczywiście w tym przypadku także można pobrać PDF. Codziennie tworzone są kopie zapasowe systemu oraz wprowadzonych do niego danych. Pliki przechowywane są na zabezpieczonych serwerach w europejskim obszarze gospodarczym.

Chmura Faktur to także solidne zabezpieczenie naszych danych. System korzysta z takich samych rozwiązań jak bankowe systemy transakcyjne. Wszystkie pola tekstowe, związane z logowaniem i wprowadzaniem danych osobowych, są chronione przez protokół SSL. Stosowane jest połączenie szyfru symetrycznego i asymetrycznego, a każdy klucz, używany do odszyfrowania danych, jest ważny w czasie jednej tylko sesji. Hasła użytkowników są zapisane w postaci wyniku funkcji hashującej, dzięki czemu niemożliwe jest ich odszyfrowanie. Przy zakładaniu konta stosowana jest autentykacja dwuskładnikowa, potwierdzająca podany adres e-mail.

Chmura Faktur jest regularnie poddawana audytom bezpieczeństwa, co gwarantuje wysoki standard zabezpieczeń. Oprogramowanie jest aktualizowane na bieżąco i wdrażane są najnowsze rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa. Nie musimy też martwić się o zgodność z polskim prawem. Tax Care na bieżąco konsultuje zmiany z Ministerstwem Finansów i wprowadza wymagane poprawki.

Chmura Faktur ma też możliwość eksportu i importu danych, co znacznie ułatwia współpracę z biurem księgowym. Oczywiście nie ma obowiązku, by korzystać z usług Tax Care. Wszystkie dokumenty, zebrane w omawianej usłudze, można też wysłać do innego biura. Przy okazji można przeprowadzić prostą windykację, sprawdzić niezapłacone faktury i wysłać do ociągających się kontrahentów ponaglenie.

Najważniejsza jest tu jednak możliwość wygenerowania Jednolitego Pliku Kontrolnego, co od niedawna jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Podczas dodawania faktur do naszej dokumentacji, przy każdej możemy zaznaczyć, do jakiej kategorii należy i czy powinna być brana pod uwagę przy generowaniu zestawienia JPK. Chmura Faktur pozwala przygotować plik JPK-FA i JPK-VAT (po uzupełnieniu danych Urzędu Skarbowego). Przy zamykaniu miesiąca możemy zlecić przygotowanie takiego pliku, co może zająć kilka minut, jeśli mamy spory zestaw dokumentów. Plik można następnie pobrać lub wyświetlić podgląd w przeglądarce. Cały proces jest banalnie prosty.

Najwięcej skorzystają klienci Idea Banku, gdyż Chmura Faktur ma możliwość integracji, monitorowania przelewów, karty płatniczej, lokat i innych usług finansowych z kontem w tym banku. Istnieje również możliwość kontaktowania się z e-urzędami z poziomu Chmury Faktur.

Wyżej wspomniałam, że Chmura Faktur może przyjmować pliki PDF i graficzne z kopiami papierowych dokumentów. Takie pliki możemy bardzo łatwo przygotować sobie sami, korzystając ze smartfonu i darmowej aplikacji Adobe Scan. W aplikacji trzeba założyć konto, na którym będą magazynowane wszystkie nasze dokumenty. Następnie wystarczy skierować aparat na stronę dokumentu – aplikacja sama rozpozna granice kartki i zarejestruje cyfrową kopię faktury.

Adobe Scan pozwala zapisywać dokumenty PDF, które mają więcej niż jedną stronę. Taki dokument można następnie wysłać e-mailem do Chmury Faktur i uzupełnić dane ręcznie. Adobe Scan ma też system rozpoznawania tekstu (OCR), który ułatwia przeszukiwanie naszej kolekcji papierowych dokumentów. W połączeniu z Chmurą Faktur jest to bardzo potężne narzędzie dla przedsiębiorcy.

Przyjmowanie płatności kartą może być dla początkującego przedsiębiorcy problematyczne ze względu na koszty dzierżawy terminali. Naprzeciw ich potrzebom wychodzi SumUp – producent niedrogich terminali płatniczych, za które płacimy jednorazowo, a następnie operator pobiera prowizję wysokości 1,47 proc. od naszych transakcji. Do wyboru mamy kilka różnych przenośnych terminali, w tym obsługujące płatności zbliżeniowe, Apple Pay, Google Pay i podobne systemy. Do obsługi terminali wykorzystywana jest aplikacja mobilna na smartfonie, potwierdzenie płatności można wysłać klientowi SMS-em, fakturę wystawimy oczywiście z pomocą Chmury Faktur.

Warto też wiedzieć, że terminale SumUp można otrzymać za darmo. Przywilej taki należy się firmom kwalifikującym się do programu Polska Bezgotówkowa. Warto też śledzić rozwój prawa w dziedzinie paragonów cyfrowych – niedługo powinniśmy uwolnić się od kas fiskalnych, a do przygotowywania paragonów w wielu branżach wystarczy smartfon z odpowiednią aplikacją. To kolejny krok w kierunku prowadzenia biznesu bez papieru.

W prowadzeniu firmy, zarówno mniejszej, jak i większej, przyda się zarządzanie projektami. Można oczywiście spróbować korzystać z notatek Google Keep (albo OneNote, jeśli wybór padł na Office 365) i kalendarza, ale warto sprawdzić inne rozwiązania. Jak wielokrotnie wspominaliśmy na łamach dobrychprogramów, od dłuższego czasu w naszym zespole redakcyjnym świetnie sprawdza się Trello. To aplikacja wykorzystująca metodę zarządzania Scrum, w której zadania dzielimy na kolumny (na przykład zaplanowane, w trakcie i wykonane) i przesuwamy w miarę postępu prac. To rozwiązanie doskonale sprawdza się w naszej redakcji przy zarządzaniu tematami artykułów.

Trello pozwala dołączać do zadań listy z podzadaniami, linki, grafiki i prowadzić pod nimi rozmowę. Zadanie można przypisać do jednej lub wielu osób, które otrzymają o tym stosowne powiadomienia. Zarządzanie małymi zespołami jest dzięki temu dużo łatwiejsze.

Jeśli Trello okaże się niewystarczające, polecam sprawdzić bardziej rozbudowaną Asanę. Na mniejsze potrzeby zaś świetnie sprawdzi się Microsoft To-Do, która ostatnio dostała możliwość wyświetlania list zadań na kafelkach w Menu Start Windowsa 10. Wszystkie wymienione aplikacje są dostępne za darmo.

Z drugiej strony warto poszukać programu zaprojektowanego specjalnie dla konkretnej branży, na przykład abcFitnessu do zarządzania klubem sportowym, BeautySalon dla prowadzących wszelkiego typu salony kosmetyczne czy Optimik do optymalizacji zużycia materiału w zakładach stolarskich. Więcej programów tego typu znajdziecie w naszej bazie w dziale Programy branżowe. Znajdziecie też kilka rozwiązań w chmurze, które pasują do tej kategorii. Z cenami bywa różnie, ale zwykle nie są wygórowane.