Programy dla studentów: planowanie i organizacja pracy

Większość tego typu programów, nazywanych często platformami do zarządzania projektami, jest odzwierciedleniem specyficznej filozofii zarządzania pracą. Jej sedno stanowi wykorzystywanie wizualnych narzędzi takich jak tradycyjne listy z zadaniami do wykonania lub tablic typu kanban. Te ostatnie składają się z reguły z trzech sekcji: „do zrobienia”, „w trakcie”, „zrobione”, w których umieszcza się informacje dotyczące rzeczy, jakie trzeba zrobić, by ukończyć zadanie. Programy są odzwierciedleniem tych narzędzi, przez co stają się automatycznie określonym środowiskiem pracy oraz komunikacji.

Kanban (jap. tablica, szyld) to metoda sterowania produkcją opracowana w Japonii niecałe sto lat temu. Opiera się na tworzeniu kart dla poszczególnych wyrobów, na ich cyrkulacji i analizie. Metoda ta pozwala na organizowanie pracy w taki sposób, by jak najefektywniej wykorzystać zasoby produkcyjne zespołów pracujących nad danym projektem. Dzięki płynności, z jaką zadania przepływają od jednej komórki organizacyjnej do drugiej kanban zyskał popularność i stał się jednym z filarów zarządzania wielu współczesnych korporacji, w tym Toyoty.

Zaletą programów tego rodzaju jest elastyczność oraz możliwość konfigurowania projektów na wiele różnych sposobów, a wielokolorowe grafy, które budują interfejsy, pozwalają na pokazanie zaangażowania danej osoby w wykonywane zadanie oraz na wskazanie stanu dokumentu w procesie przetwarzania. To wszystko sprawia, że postrzegane są głównie jako rozwiązania dla firm, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by stosować je również w innych domenach aktywności.

Obecnie najbardziej znana aplikacja tego typu – być może ze względu na uroczego psa Taco, który jest maskotką przedsięwzięcia. Podstaw obsługi Trello można nauczyć się w kilka minut, bo interfejs do złudzenia przypomina stare, dobre tablice korkowe, do których maniacy organizacji zwykli przypinać mnóstwo karteczek oraz fiszek. Trello daje dziecięcą radość powrotu do organizowania pracy w ten sposób – jest jednym wielkim wirtualnym zbiorem tablic, w ramach których pracujemy i o możliwości których nie trzeba się specjalnie martwić (zwłaszcza że Trello można zintegrować z wieloma innymi programami zewnętrznymi, chociażby ze Slackiem). Oczywiście przy tablicach możemy pracować samodzielnie lub w zespole. Dodatkowym atutem Trello jest fakt, że został spolszczony.

W obszarze tablicy tworzymy listy, do których dodajemy karty przypominające kartki post-it. Karty można edytować na wiele sposobów poprzez dodawanie opisów czy załączników, terminów lub etykiet doprecyzowujących charakter zadania do wykonania. Funkcja komentarzy pozwala z kolei na rozmawianie w obrębie danego zadania z innymi „członkami” subskrybującymi – obserwującymi – daną kartę lub tablicę. Karty można swobodnie przesuwać z listy do listy, co stanowi kwintesencję aplikacji typu kanban, dzięki temu bowiem obserwujemy postępy w pracy. Do tablicy można załączać pliki (w darmowej wersji te do 10MB) lub udostępniać odnośniki do plików, które znajduję się w usługach Google Drive, Dropbox, Box czy OneDrive.

Zaletą aplikacji jest to, że jej sposób działania opiera się na czynnościach znanych z nie-wirtualnego świata, a prostota elementów składowych tablicy pozwala na dostosowanie Trello do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika, niezależnie od charakteru pracy, jaką ma on do wykonania. Darmowa wersja Trello pozwala na pracę z nieograniczoną liczbą tablic, list, kart i członków, ale w jej ramach można łączyć tablicę tylko z jednym programem zewnętrznym.

Program Trello dostępny jest z poziomu przeglądarki, w wersji na macOS-a oraz na smartfony z iOS-em i Androidem. Od niedawna w sklepie Microsoft Store widnieje klient UWP, ale uwaga – twórcy mobilnych klientów z reguły nie mają wiele wspólnego z producentem.

O ile funkcjonalność Trello opiera się na metaforze korkowej tablicy, o tyle praca z Airtable ma przypominać siedzenie nad projektem przy stole – z tą różnicą, że stół wisi w chmurze. W Airtable pracuje się na bazach danych, które modeluje się w formie zgrabnego arkusza kalkulacyjnego w zależności od charakteru pracy lub zadania do wykonania. Baz nie trzeba tworzyć samodzielnie, można skorzystać z gotowych szablonów. Chcemy zaplanować konferencję naukową, pracę na przestrzeni całego semestru czy zaledwie naukę konkretnego zagadnienia? A może skoordynować proces rekrutacji na studia na kilku uczelniach? Airtable oferuje mnóstwo rozwiązań dla studentów i naukowców. Szablony dla jeszcze bardziej niestandardowych potrzeb można importować z sekcji Universe, gdzie owoce swojej pracy jedni użytkownicy udostępniają drugim.

Przed utworzeniem bazy albo w trakcie pracy do stołu można zapraszać inne osoby w sposób podobny do tego, w jaki działa zapraszanie osób do edytowania dokumentów w Google Drive. Bazę można udostępniać i/lub przenosić z jednej grupy do innej. Niestety nie można obecnie tworzyć linków pomiędzy bazami. Jeśli więc użytkownik jednej bazy chciałby połączyć informacje, nad którymi pracuje, z danymi w innej bazie, musiałby je skopiować i przekleić. Może to być uciążliwe, jeśli pracujemy z kilkoma bazami oraz wieloma danymi jednocześnie. Airtable ułatwia jednak proces kopiowania i wklejania poprzez dostosowanie formatowania istniejących tabel do wartości, które mają się w nich pojawić.

Układ danych w bazie można dopasować do preferowanego stylu pracy – nic więc nie stoi na przeszkodzie, by wybrać układ typu kanban:

Do bazy można importować arkusze w formacie .csv z Google Drive’a, Dropboxa czy OneDrive’a. Airtable pozwala na dodawanie powiadomień dotyczących konkretnego stołu do Slacka czy na tworzenie formularzy w celu zbierania danych od innych osób bezpośrednio do arkusza. Darmowa wersja Airtable pozwala na pracę z nieskończoną ilością baz, jednak ilość rekordów dla każdej bazy jest wówczas ograniczona do 1200 rekordów. W darmowej wersji dysponuje się 2GB pamięci dla załączników, a historia edycji oraz utworzone kopie zapasowe będą ograniczone do aktywności z dwóch ostatnich tygodni pracy.

Program Airtable dostępny jest z poziomu przeglądarki, a także w wersji mobilnej na iOS-a i Androida.

Asana jest aplikacją stworzoną w celu koordynowania wieloosobowej pracy zespołowej, ale można ją zaadaptować do skromniejszych, nawet jednoosobowych zadań – warto, ponieważ jest potężnym narzędziem. Żeby rozpocząć pracę w Asanie należy utworzyć projekt wyglądający jak lista (można wybrać układ kanban), do której następnie będziemy dodawać zadania do wykonania. Widok listy można zmieniać tak, by obserwować zadania w trakcie wykonania, te, które zostały już wykonane lub wszystkie. Przeglądarkowy interfejs podzielony jest na trzy sekcje: po lewej stronie widać pasek z projektami i zespołami, środkowa część pokazuje to, co wybraliśmy z lewego panelu po prawej stronie wyświetlać się będą w osobnym okienku szczegóły dotyczące zadania, które wybierzemy z listy.

Do każdego zadania można dodawać osoby, z którymi chcemy pracować nad konkretnym zagadnieniem. Zaletą Asany jest to, że informacje dotyczące każdego zadania trzymane są w jednym miejscu, niezależnie od rodzaju dodawanych informacji – czy są to załączniki (z komputera, Google Drive’a, Dropboxa, Boxa, OneDrive’a), daty w kalendarzu, czy kolejne podzadania. W obrębie każdego zadania można prowadzić konwersacje w formie komentarzy. Możliwe jest też prowadzenie grupowej konwersacji dzięki wbudowanemu komunikatorowi, a w skrzynce pojawiają się powiadomienia dotyczące aktywności w ramach przydzielonych zadań. Asana nie ma więc w sobie kameralnej prostoty Trello, nie jest także kolorowym stolikiem Airtable – jest raczej rozbudowaną przestrzenią biurową, gdzie ludzie najpierw przychodzą pod listę-tablicę zobaczyć, jakie zadania mają do wykonania, by następnie przejść do pracy przy różnych zadaniach-stolikach. Asana monitoruje zdefiniowany przez nas postęp pracy, co może odpowiednio (de)motywować.

Asana promuje ideę otwartości i elastyczności (nie bez powodu nazwa aplikacji przywodzi pozycje siedzenia w jodze), w związku z czym żadna informacja z zasady nie jest prywatna. Każdy członek zespołu może edytować publiczne zadanie, nawet jeśli nie zostało przez niego stworzone lub do niego przypisane. Co więcej Asanę można integrować z innymi aplikacjami, takimi jak Airtable (za pośrednictwem Zapier). Darmowa wersja sprawdza się jednak w pracy z grupą nieprzekraczającą 15 osób. W darmowej wersji dostępne są wszystkie funkcje związane z tworzeniem i edytowaniem zadań, ale możemy korzystać jedynie z podstawowych list. Niedostępne jest także wiele zaawansowanych sposobów wyszukiwania danych w projekcie.

Program Asana jest dostępny z poziomu przeglądarki, a także w wersji mobilnej na iOS-a i Androida.

ClickUp jest stosunkową nową aplikacją, rozwijaną mniej więcej od roku. Po zalogowaniu do ClickUp tworzymy zespół (może on być jednoosobowy) i definiujemy przestrzeń pracy poprzez wybór ustawień dotyczących dodawanych zadań oraz powiadomień, a także sposób organizacji przestrzeni tablicy. Wybór jest szeroki, począwszy od prostego, typu kanban, przez szablon dla kreatywnych treści (!), aż po zupełnie zindywidualizowany układ. W przestrzeni dodajemy projekty do wykonania, które są listami wypełnionymi przez zadania. ClickUp swoim wyglądem i funkcjonalnością jest bardzo zbliżony do Asany, toteż interfejs składa się z dwóch głównych sekcji: paska projektów i przestrzeni po lewej oraz ze skrzynki, z listy i tablicy na środku. Każde utworzone zadanie pojawia się w nowym oknie, gdy chcemy zobaczyć związane z nim szczegóły: opis, przypisane do niego osoby, daty, załączniki, komentarze czy status zadania.

Główną zaletą ClickUp jest to, że oferuje wiele funkcji, które w innych aplikacjach tego typu dostępne są w wersjach płatnych – zadania można nie tylko oflagować, ale też tworzyć zadania powiązane, które należy wykonać bezpośrednio po ukończeniu tego konkretnego. Choć hierarchia: przestrzeń/projekt/lista/zadania wymaga jeszcze dopracowania, ponieważ opanowanie nawigacji pomiędzy sekcjami zabiera trochę czasu, warto dać szansę temu start-upowi, zwłaszcza że już dwadzieścia trzy minuty po założeniu konta odezwał się do mnie pracownik ClickUp, gotowy wyjaśnić mi działanie aplikacji. Jedynym ograniczeniem darmowej wersji jest pojemność przechowywania danych w projektach, ograniczona do 100MB. ClickUp można zintegrować ze Slackiem i z GitHubem, zapowiada się także powstanie integracji dla Zapier. Do ClickUp można importować zadania z Trello i z Asany.

Program ClickUp dostępny jest z poziomu przeglądarki, a także w wersji mobilnej na iOS-a oraz Androida.

Taiga jest programem otwartym i jako taka zdobyła wiele branżowych nagród w kategorii najlepszych narzędzi Open Source do zarządzania projektami. Taiga jest zaprogramowana w oparciu o zwinne oprogramowanie. W Taidze tworzymy projekty, dla których wybieramy szablony typu Scrum albo kanban.

W wyglądzie przeglądarkowym drobny pasek po lewej umożliwia dostęp do historii aktywności, tablicy oraz do składu zespołu. Taiga oferuje wiele z pozoru zabawnych, ale motywujących funkcji opartych na głosowaniu i zbieraniu punktów w obrębie wykonywanych zadań. Za pomocą tajemniczej buteleczki Iocaine użytkownik może także sygnalizować, że nie radzi sobie z zadaniem i że przydałaby się mu pomoc. Taigę można zintegrować ze Slackiem. Pozwala także na migrowanie danych z Trello i Asany.

Taiga jest darmowa dla członków zespołów, ale osoby, które administrują więcej niż jednym projektem muszą wybrać płatną subskrypcję. Ceny wahają się w zależności od ilości projektów oraz członków, którzy wchodzą w ich skład.

Program Taiga dostępny jest z poziomu przeglądarki albo w wersji mobilnej na iOS-a oraz Androida.

Wekan jest kolejnym, po Taidze, otwartym programem. Stanowi alternatywę dla Trello. Widać to od razu - interfejs wygląda praktycznie tak samo i również można go spolszczyć, wybierając jeden z wielu dostępnych języków.

Listy oraz karty można edytować na wiele sposobów, choć nie dodamy załączników z typowych usług chmurowych. Do tablicy można dodawać innych użytkowników i pracować z nimi. Możliwe jest – a jakże – importowanie tablic z Trello. Niestety brakuje w Wekan kilku kluczowych funkcji, takich jak wyszukiwanie oraz możliwości limitowania zadań będących w trakcie wykonania, co może prowadzić do przestoju, jeśli naprawdę pracujemy w profesjonalnej grupie. Niemniej jednak Wekan jest ciągle rozwijany, problemy te więc mogą niebawem zniknąć.

Wekan dostępny jest na platformie Sandstorm.PodsumowanieNależy zaznaczyć, że tak ułożona lista nie jest kompletna - można z pewnością dodać do niej inne programy, takie jak Wunderlist czy Todoist. Warto jednak podkreślić, że narzędzia tego typu nierzadko proponują bardzo podobne rozwiązania, dlatego zanim zdecydujemy się na konkretny program, należy sobie szczerze odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób, z kim i w ramach jakiego projektu zamierzam organizować swoją pracę. Tak czy owak rozważne wykorzystywanie tego typu programów mogłoby usprawnić pracę w grupie zajęciowej lub projektowej, a nawet - czemu nie - w środowisku akademickim. Niejednokrotnie mogłoby też pomóc w rozładowywaniu napięć pomiędzy studentami a prowadzącymi zajęcia. W końcu wykonanie dobrze zaplanowanego zadania cieszy każdego.