Google Docs dla pracy zespołowej: lepsza kontrola wersji i szablony

Przede wszystkim Google znacznie ułatwił śledzenie zmian wprowadzonych przez różne osoby, pracujące nad tym samym dokumentem. Można między innymi tworzyć „migawki”, czyli zachowywać wersje dokumentów z własnymi nazwami, co pozwala w każdej chwili wrócić do wcześniejszego stanu i wygodniej śledzić wprowadzane zmiany. By ułatwić znajdowanie zapisanych wersji dokumentów można w widoku pokazać tylko te wersje, które zostały nazwane przez użytkowników.

Podgląd „czystej wersji” dokumentu pozwala z kolei podejrzeć dokument, arkusz bądź prezentację w takiej postaci, w jakiej trafi ona do odbiorców, czyli bez notatek, znaczników zmian i sugestii. Na potrzeby podglądu można zaakceptować lub odrzucić wszystkie sugestie jednym kliknięciem. Taka możliwość pojawiła się również dla wprowadzania zmian w dokumentach. Ponadto można skorzystać ze świetnych dodatków Litera Change Pro i Workshare do porównywania wersji i sprawdzania zakreśleń.

Pracujących w drodze ucieszy możliwość sugerowania zmian z urządzeń mobilnych z Androidem i iOS-em. W aplikacjach można wejść do „trybu sugestii” i tam wpisywać propozycje zmian.

Ponadto, by zaoszczędzić czas, deweloperzy połączyli szablony w Dokumentach i Arkuszach Google z dodatkami. To pozwala korzystać z szablonów, które już zawierają niezbędne do pracy w tym konkretnym kontekście dodatkami. Dzięki temu dokumenty nie tylko będą wyglądać jak trzeba, ale też ułatwią wykonanie konkretnych zadań. przygotowując szablon można bowiem zadbać o to, by korzystający z niego od razu mieli dostęp także do dodatkowych narzędzi – na przykład w szablonie umowy można zamieścić dodatek DocuSign, który od razu umożliwi opatrzenie go cyfrowym podpisem. Google pracuje też nad szablonami także z Lucidchart, PandaDoc, EasyBib i Supermetrics, ale oczywiście firmy będą mogły tworzyć własne szablony z dodatkami i integrować Google Docs ze swoimi danymi.

Na koniec trzeba wspomnieć o ciekawej nowości, dostępnej dla klientów biznesowych – Google Cloud Search został zintegrowany z Dokumentami i Prezentacjami Google. Polecenie „Eksploruj” pozwala znaleźć w gąszczu przechowywanych plików i informacji te, które są aktualnie potrzebne w przygotowywaniu dokumentów. Dzięki uczeniu maszynowemu priorytet będą mieć informacje najistotniejsze, ale zaproponowane zostaną też powiązane z nimi dane z książki adresowej, kalendarza, arkuszy kalkulacyjnych i tak dalej.